整理‧撰文 謝明彧
好好過生活！3 張表格幫你拿回主控權，過你想過的人生
許多人都希望透過學習更好的行事曆規畫，運用最新的科技工具，能夠完成所有事情，讓自己成為時間的主人。但努力實踐，卻依然忙個不停，明明完成工作的速度變快了，還是沒有多餘的時間留給自己，每天壓力好大。
成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）在《與成功有約》一書中解釋，會有這種挫折感，是因為多數人對時間管理的認知錯誤，以為只要提高工作效率，便能掌握生活，達到內心平和又有成就感。「然而走得快是一回事，有沒有走在對的方向上，又是另一回事，」柯維強調， 要透過時間管理創造幸福人生，不在於完工的速度有多快，而是你做了哪些事，以及做這些事的理由。
換句話說，時間管理不只是將時間安排得更緊湊而已，而是必須透過檢視自己的生活、條件以及動機，找到自己想要達成的目標。如此才能明辨什麼事該先做，什麼又可以延後甚至不做。據此規畫自身行程，才有機會真正找回對時間的主控權。
「想讓生活平衡而充實，關鍵不在時間管理，而是個人管理。」 柯維強調，若沒有最前頭的自我探詢，一個人就沒辦法在眾多事務中做出正確取捨，一旦陷入「想要把全部事情都完成」的執念中，必將導致自己心力交瘁，成為時間不夠用的犧牲者了。
柯維教你3步驟，做好時間管理
步驟1：找出個人使命：探求人生目的
想要判斷事情的輕重緩急，必須先建立取捨的標準，而標準的來源，就是「自己內在的聲音」，也就是一個人對自己的使命。富蘭克林‧柯維管理顧問（Franklin Covey）日本副社長竹村富士德在著作《時間管理4.0》（暫譯，原書名《タイム・マネジメント4.0》）中表示，管理大師吉姆‧柯林斯（Jim Collins）在著作《A到A+》中提出著名的「刺蝟原則」，以3個圓分別代表「你的專長」「你的熱情」與「社會需求」，3者交疊的部分，就是1個人價值觀的基礎。而柯維在此基礎上，加上第4個圓「個人良知」，強調除了專長、熱情與需求外，還必須兼顧良知，讓自己在做選擇時能分辨對錯。這4者交疊之處，便是一個人的使命，也是判斷哪些事自己應該要做的最終依歸。
步驟 2：進行工作簡化：判斷事情的輕重緩急
了解了自己的使命，便能以此出發，判斷哪些事對自己重要，哪些則否。竹村表示，在這個標準下，所有工作都可分為4類：「第一類：急迫又重要」「第二類：不急迫但重要」「第三類：急迫但不重要」與「第四類：不急迫也不重要」。所謂「急迫」，是指「是否必須立刻處理」；而「重要」，是指「能否達成自己的人生目的與使命」，唯有專注於重要的事，避免老是陷於急迫的事，才能讓自己朝著想要的方向前進。要讓時間回歸自己控制，就必須減少第三與第四類工作，節制第一類工作，保留更多時間在第二類工作上，才能讓時間管理擁有餘裕。
步驟3：有效時間運用：要事第一安排每周行事
經過上述兩階段篩選，就能判斷出哪些工作是自己必須做的，這時再以「要事第一、小事其次」的原則排入一周行程中，就能讓自己有效完成重要工作。竹村表示，柯維在《與成功有約》中以「大石塊和小碎沙」來形容兩者，一般人多半是先處理簡單瑣事，這等於讓自己一天有限的時間先被小碎沙填滿，自然沒空處理重要大事；但若能以重要大事為主來安排行事曆，先放入大石頭，空閒時段再來處理瑣事，就能更有效利用有限的時間，創造時間使用成效的最大化。
資料來源：《President》2012年1月號，President社出版；《時間管理4.0》，President社出版；《與成功有約》，天下文化出版
