在商業溝通中，英文並非越正式越好，過於生硬的教科書式寫法反而會增加距離感。根據巨思校園大使星彤的經驗，要讓 AI 寫出更道地、自然的商務英文，關鍵在於將 AI 當作「寫作教練」，並透過精確的指令來引導其語氣。[1]
調整 AI 語氣的 4 個關鍵策略
- 交代完整背景與目的：不要只給「外商風」這種模糊指令。應明確告知 AI 你的收件人是誰（如：合作夥伴、內部同事或客戶）以及寫信的目的。背景越清晰，AI 越能精準拿捏語氣的輕重。[1]
- 設定具體的「語氣錨點」：與其要求「自然一點」，不如給予精確的風格設定，例如使用「professional yet casual（專業但不失輕鬆）」作為指令，這能幫助 AI 從資料庫中對應到更符合外商職場氛圍的句型。[1]
- 建立「禁止清單」：為了避免 AI 產出過於老派或制式的罐頭句，你可以直接列出不想看到的詞彙，例如明確指示「避免使用 Please kindly be informed 或 I hope this email finds you well」。這種負向表列的方式，比形容詞描述更有效。[1]
- 要求 AI 解釋修改邏輯：在請 AI 修改草稿時，順帶要求它附上 2-3 點「修改說明」。透過觀察 AI 為什麼選擇這個單字而非另一個，你能從中學習其背後的邏輯，長期下來能有效提升自己的英文語感。[1]
善用工具進行迭代與潤飾
除了透過提示詞引導，你也可以利用現有的 AI 工具輔助：
- 利用外掛工具微調：如 Gmail 的「AI Email Writer」外掛，可以直接在撰寫介面選擇「正式」、「非正式」或「有趣」等語氣，快速產出符合情境的信件。[2]
- 透過改寫工具對照：使用「QuillBot」等文稿潤飾工具，將初稿貼上後，利用其「改寫（Paraphraser）」功能，觀察它如何調整用字，並對照修改前後的差異，這對於提升中階以上的寫作能力非常有幫助。[3]
- 透過「編輯」進行對齊：根據《數位時代》整理的研究，AI 寫作的品質提升關鍵在於「編輯」。與其要求 AI 不斷重新生成，不如將其視為產出初稿的助手，再由你親自進行潤飾，或是將修改後的版本回饋給 AI，讓它學習人類更精確的下筆方式。[5]
最後，無論使用什麼工具，寫信前都應將對方視為就在眼前。若對稱呼或語氣拿捏沒有把握，建議採取「把發球權交給對方」的策略，例如初次聯繫時先使用保守的「Dear + 姓氏」，待對方回信後，再依照對方的回信風格（如 Hi 或 Dear）進行對等的回應。[4]
