面對只看KPI結果、忽略過程的主管，溝通的核心在於將對話從「單純的數字檢討」提升為「績效管理與資源對齊」的過程。若主管只盯著數字，這往往被視為一種偷懶的表現，因為真正的管理應包含「關注結果、管理付出、激發投入」三個面向，而不僅僅是檢視生米煮成熟飯的KPI。[4]
調整溝通策略的具體做法
- 主動引導主管關注「過程」與「障礙」：不要只在績效面談時才開口，平時應透過一對一會議，主動向主管報告專案執行中的「過程要素」。你可以運用「GROW」模式來引導對話，例如詢問：「為了達成這個目標，我目前面臨了這些障礙（Reality），我計畫採取這些行動（Options），這需要公司提供什麼樣的資源協助？」透過這種提問，讓主管意識到你的績效與他所提供的資源、指導密不可分，進而將其角色從「評估者」轉變為「問題解決者」。[3][4]
- 將「過程」轉化為「價值」的敘事：在績效面談或定期回報時，不要只列出KPI達成率，應主動說明為了達成這些數字，你解決了哪些問題、改善了哪些流程，以及如何跨部門溝通。根據《經理人》的建議，主管最想要的是值得信賴的員工，因此要強調你如何主動承擔責任，做了本來不需要做的事情，這能讓主管看見你在KPI之外的影響力與學習力。[1]
- 對齊主管的溝通偏好：高階主管通常有各自的溝通偏好，有些喜歡看簡短摘要，有些則偏好一對一討論。在向上溝通前，先了解主管喜歡如何接收資訊（例如是喜歡電郵、視覺文件還是快速電話），並針對他的偏好準備你的「過程報告」，這能提高你的建議被採納的機率，並讓主管更願意參與決策過程。[2]
心態與話術建議
- 避免外部歸因，展現當責態度：當KPI未達標時，切忌將原因全歸咎於大環境或產業因素，這會讓你顯得在逃避責任。正確的做法是檢討過程中的不足，並提出改進計畫，這反而能讓主管看到你的成長與潛力。[1]
- 建立雙向溝通的訊號：若主管習慣單向指責，你可以主動在面談前準備好「做得有成就感的部分」、「想改進的地方」以及「需要主管協助的項目」這三類資訊。這不僅能引導對話方向，也能傳達出你希望進行雙向溝通的訊號，避免淪為單方面的審核與批評。[3]
透過這些具體的行動，將「過程」與「KPI」連結起來，讓主管意識到，唯有深入了解過程中的挑戰與資源需求，才能真正協助團隊提升績效，而非僅僅是盯著數字施壓。
