Excel 函數公式大全教學｜COUNTIF、IF、IFS、COUNTA、MAX、SUMIF|經理人

Excel 中有超過數百個函數，在職場最常出現的狀況，就是遇到報表，卻不知道 Excel 函數的用法？本篇文章將帶你搞懂 Excel 常見 6 大公式，包含邏輯比較 IF、IFS、條件加總 SUMIF、統計 COUNTA、條件統計 COUNTIF、最大值 MAX 並搭配函數的實際案例說明，讓你提升工作效率！

Excel 必懂公式 1. IF 用法：哪些分店的業績符合預算目標？

假如你是一家服飾品牌的品牌經理，管了 10 家分店，店長交給你 2015 年上半年的營業額報告（如圖）。該怎麼比較這些分店的表現如何呢？

你可以把這些店的業績跟他們去年的預算目標相比較，你不需要一家家比對，只要運用 Excel 當中的 IF 函數就可以囉。IF 函數的意思是，設定條件請 Excel 找出符合條件的數值，公式寫法為 =IF(條件, 符合條件的回傳值, 不符條件的回傳值)。

條件設定為，「營業額超過或等於預算」，符合時表格會出現「達標」, 不符時表格會出現「未達標」。則可以在 Excel 上輸入 = IF（B3>=C3, “達標”,”未達標”）。

（小提醒，Excel 的各式函數要以等號 = 開頭，條件放在括弧內。）

圖說明

▲ IF 函數操作範例，來源：Excel

假如，你想把店面分成三個等級：超達標 20% 以上的Ａ級店、剛好達標表現一般的Ｂ級店、和有待改善的Ｃ級店時，你可以輸入兩個以上的條件。公式寫為 =IF(B3>=C3, IF(B3/C3>=1.2, “Ａ”,”Ｂ”), “Ｃ”) 。

首先指定第一個條件是營業額超過預定目標，如果符合再看營業額是否超過預定目標預算 20%，是的話填入 A ，否的話填入 B。一開始就不符合條件一的填入 C。

Excel 必懂公式 2. IFS 用法：用預算目標將店家分成A、B、C不同等級

若要帶入的條件較多時，也可以使用 IFS 函數，IFS 用於檢查是否符合多個條件，符合便會回傳相應的值，公式為 =IFS(條件一, 符合條件一的回傳值,條件二, 符合條件二的回傳值,條件三, 符合條件三的回傳值...以此類推)。

想將店面分成三個等級時，除了使用 =IF(B3>=C3, IF(B3/C3>=1.2, “Ａ”,”Ｂ”), “Ｃ”)的寫法，也可以寫成=IFS(B3/C3>=1.2,”Ａ”,B3/C3>=1,”Ｂ”,B3/A3<1,”Ｃ”)。符合第一個指定條件營業額超過預定目標 20%，填入Ａ，若未符合條件一但超過預定目標（即 B3/C3 介於 1 至 1.2 之間），則填入Ｂ，若營業額未超過預期目標（B3/C3<1）則填入Ｃ。

實際上使用 Excel 中的 IF、IFS 函數寫法會寫成：
=IF(B3>=C3, IF(B3/C3>=1.2, “Ａ”,”Ｂ”), “Ｃ”)
=IFS(B3/C3>=1.2,”Ａ”,B3/C3>=1,”Ｂ”,B3/A3<1,”Ｃ”)
=IF(條件, 符合條件的回傳值, 不符條件的回傳值)
=IFS(條件一, 符合條件一的回傳值, 條件二, 符合條件二的回傳值, 條件三, 符合條件三的回傳值...以此類推)

延伸閱讀：Excel 的 if 函數超好用！找出誰的業績達標顯示、還能看績效分級

Excel 必懂公式 3. SUMIF 用法：毛衣類商品的總營業額是多少？

SUMIF 是告訴 Excel， 只統計你指定條件的項目，公式寫為 =SUMIF(資料範圍, 條件, 要加總的欄位)。當你看到三家分店的每一筆商品售出紀錄時，想知道全部分店加起來賣出的毛衣金額總額？你可以指定在商品品項（B 欄）中，找出符合毛衣的類別（G4），並加總他們營業額（E 欄）。

圖說明

▲ SUMIF 函數操作範例，來源：Excel

實際上使用 excel 中的 IF 函數寫法會寫成：
=SUMIF(B3:B16, G4, E3:E16)
=SUMIF(條件範圍, 條件, 合計範圍)

Excel 必懂公式 4. COUNTA 用法：有幾個人回答了問卷？

假設你針對消費者發行問卷，調查顧客滿意度，這時 Excel 也可以派上用場。當你拿到意見調查的回函，首先你最想知道的，當然是有效回答問卷的有多少人？用 COUNTA 函數，就可以快速找出特定範圍的欄位中，「有」輸入資料的格子有幾個。

圖說明

▲ COUNTA 函數操作範例，來源：Excel

實際上使用 excel 中的 COUNTA 函數寫法會寫成：
=COUNTA(A4:A13)
=COUNTA (計算範圍)

Excel 必懂公式 5. COUNTIF 用法：達成率超過 80% 的業務有幾個人？

假設你是業務經理，管理一批業務團隊，Excel 報表中可以看到每個人拜訪的客戶數量、成交次數，以及每個人的成交率。想知道你的團隊中，有多少人的業績達成率超過 80%，只要讓 Excel 在成交率那一欄（E欄）裡，找出有大於 0.8 的有幾個即可。COUNTIF 函數，可以快速篩出特定範圍的欄位中，符合條件的欄位有多少個；同理，不只可以算出成交率，也可以輸入不同條件，找出「所有會員中 / 女性有幾位？」「所有會員中 / 付費訂閱有幾位？」

圖說明

▲ COUNTIF 函數操作範例，來源：Excel

實際上使用 excel 中的 COUNIF 函數寫法會寫成：
=COUNTIF(D3:D10, “>=0.8”)
=COUNTIF(條件範圍, 條件)

Excel 必懂函數 6. MAX 用法：這個商品的最高實銷率？

同一個商品，在不同分店銷售的情況不同時，想找出究竟哪一家店賣得最好時，函數來找，功用是找出範圍內的「最大數字」。報表中顯示了《經理人月刊》在全台便利商店的銷售率，假如你想找出《經理人月刊》在全台北便利商店中的最高實銷率為多少，就要用 MAX 加上計算範圍，輸入 =MAX(B4:B21)。同理，若要找出最小值（最低實銷率），只要使用 MIN 最小值函數，加上計算範圍就可以囉！

操作實務上，MAX用法的好用之處其實要和其他函數如 IF 做搭配，假設你拿到每天的營業額，你可以用 MAX 加 IF，找出某位員工（或某月份內）的最高營業額數值。

圖說明