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你今天多賺了幾小時?盤點時間損益表,奪回你最寶貴的時間!

2016-08-09 整理.撰文 張玉琦
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過完緊湊的一天,卻覺得自己沒做什麼「正事」,甚至想不起到底把時間花到哪裡?抓出從起床到就寢的每個情境當中的時間小偷,奪回你人生最寶貴的資產!

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早晨是最不受打擾、完全交由你掌控的時間,滑手機無疑是白白浪費時間。《這一天過得很充實》作者蘿拉.范德康(Laura Vanderkam)指出,早上是意志最堅強、最清醒的時刻。成功者都很早起,他們利用早上極短的時間完成最重要的工作。可以是寫文章、收郵件、運動、冥想甚至是與家人共餐,一早從事讓自己快樂的事情,是一天重要的開始。

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通勤時間來回加起來若以1.5小時計算,一年工作260日就花費了390個小時,相當於16.25天,什麼都不做的話,通勤一年就偷走了你半個月!時間管理專家美崎榮一郎建議,早點出發避開塞車時間,減少消耗在路上的通勤時間,開車時可以聽有聲書學習,不要浪費通勤的每分鐘。

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前美國國防部部長唐納德‧倫斯斐(Donald Rumsfeld)曾說,「如果你從e-mail收件匣工作,你是優先為別人工作。」把e-mail當做每天的第一項工作,無疑是讓e-mail竊取你珍貴的時間。

《慢慢走,拔得頭籌》指出,上午10~11點是工作效率最高的時候,你應該把複雜性或理論性的工作留到這段時間做。所以,若是你用來應付一些急迫的小事,你就是浪費了自己的腦力。把瑣碎的事情移去別的時段吧。

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無法拒絕而幫忙別人是常見的時間小偷。如果不想把時間都花在替別人工作,該試著學習拒絕。華頓商學院(Wharton School)管理學教授亞當‧格蘭特(Adam Grant)在他的研究中指出,職場上有只想從別人那裏得到更多,自己付出較少的「索取者」(taker),也有完全配合他人的「給予者」(giver),但真正成功的人,既不是索取者、也不是給予者,而是會為自己設定界限的「類利他者」(otherish)。

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理察•卡爾森(Richard Carlson)在《別再為小事抓狂4》提到,他曾經調查一般人對自己工作中最不喜歡的部分,千篇一律的回答是:會議。如果時間小偷可以分等級的話,會議應該是重量級的搶匪。《哈佛商業評論》專欄作家黎安‧戴維(Liane Davey)建議,經理人應該建立一套參加會議的標準,勇於拒絕沒有效率、無關緊要的會議。

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《早上三小時完成一天工作》作者箱田忠昭認為,時間管理的關鍵是找出所有自己可以運用的時間。客戶拜訪耗時是因為當中還包括移動的時間,但只要事先列出一些可以在短時間完成的零碎工作,比如打電話、回覆e-mail、做報告要收集的資料等,妥善運用移動、等待中的「空隙時間」,避免浪費。

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《省時工作力》作者、商管名師夏川賀央指出,資料蒐集的目的就是為了完成工作,所以只要蒐集到「可以完成工作」的程度就可以了。再者,報告一定不能等到最後一天才交,如果要大幅修正,到時又要耗費不少功夫和時間重做。夏川說,報告要在截止期限前,以不太費力的方式完成,提早交出。當主管要求修正時,有緩衝時間修改,還能在最後時限內交出可以過關的版本。

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每個人都希望能夠有一段不受打擾的時間,可以做真正重要的事,不過老闆的郵件一直來、電話老是在響、人一個接著一個來找你講話,每件事情都用掉了你一點時間。《慢慢來,拔得頭籌》建議,告訴你的夥伴、上司和同事,你認為最重要的事。例如,你可以說「我可以晚一點回電給您嗎?」然後用筆記下你想談話的內容,再找時間回覆。

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下班後的時間,說長不長、說短不短。如果從9點到家開始計算,12點睡覺,中間還有3小時的空檔。這3個小時,如果只是賴在電視機前面,或是滑手機度過,不覺得太浪費了嗎?《省時工作力》建議,妥善安排你的下班時間,想要讀書、發展第二專長、或充分地放鬆娛樂都好,讓下班後成為你的充電時間。

####延伸閱讀/
行事曆這樣排,當然每天都忙不完!關於主管的時間管理
做好時間管理就是有效率?錯了!工作「效率」跟你想的不一樣
別再追求一時的效率,時間管理真正的衡量單位是「一輩子」...

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逐字稿直接丟進去!免費下載「會議紀錄整理師」AI 工作流,ChatGPT、Claude 都能用

韋惟珊
2026-09-30
韋惟珊
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在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。

逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。

但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。

「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。

AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。

下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。

Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。

ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。

完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。

同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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