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你今天多賺了幾小時?盤點時間損益表,奪回你最寶貴的時間!

2016-08-09 整理.撰文 張玉琦
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過完緊湊的一天,卻覺得自己沒做什麼「正事」,甚至想不起到底把時間花到哪裡?抓出從起床到就寢的每個情境當中的時間小偷,奪回你人生最寶貴的資產!

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早晨是最不受打擾、完全交由你掌控的時間,滑手機無疑是白白浪費時間。《這一天過得很充實》作者蘿拉.范德康(Laura Vanderkam)指出,早上是意志最堅強、最清醒的時刻。成功者都很早起,他們利用早上極短的時間完成最重要的工作。可以是寫文章、收郵件、運動、冥想甚至是與家人共餐,一早從事讓自己快樂的事情,是一天重要的開始。

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通勤時間來回加起來若以1.5小時計算,一年工作260日就花費了390個小時,相當於16.25天,什麼都不做的話,通勤一年就偷走了你半個月!時間管理專家美崎榮一郎建議,早點出發避開塞車時間,減少消耗在路上的通勤時間,開車時可以聽有聲書學習,不要浪費通勤的每分鐘。

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前美國國防部部長唐納德‧倫斯斐(Donald Rumsfeld)曾說,「如果你從e-mail收件匣工作,你是優先為別人工作。」把e-mail當做每天的第一項工作,無疑是讓e-mail竊取你珍貴的時間。

《慢慢走,拔得頭籌》指出,上午10~11點是工作效率最高的時候,你應該把複雜性或理論性的工作留到這段時間做。所以,若是你用來應付一些急迫的小事,你就是浪費了自己的腦力。把瑣碎的事情移去別的時段吧。

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無法拒絕而幫忙別人是常見的時間小偷。如果不想把時間都花在替別人工作,該試著學習拒絕。華頓商學院(Wharton School)管理學教授亞當‧格蘭特(Adam Grant)在他的研究中指出,職場上有只想從別人那裏得到更多,自己付出較少的「索取者」(taker),也有完全配合他人的「給予者」(giver),但真正成功的人,既不是索取者、也不是給予者,而是會為自己設定界限的「類利他者」(otherish)。

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理察•卡爾森(Richard Carlson)在《別再為小事抓狂4》提到,他曾經調查一般人對自己工作中最不喜歡的部分,千篇一律的回答是:會議。如果時間小偷可以分等級的話,會議應該是重量級的搶匪。《哈佛商業評論》專欄作家黎安‧戴維(Liane Davey)建議,經理人應該建立一套參加會議的標準,勇於拒絕沒有效率、無關緊要的會議。

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《早上三小時完成一天工作》作者箱田忠昭認為,時間管理的關鍵是找出所有自己可以運用的時間。客戶拜訪耗時是因為當中還包括移動的時間,但只要事先列出一些可以在短時間完成的零碎工作,比如打電話、回覆e-mail、做報告要收集的資料等,妥善運用移動、等待中的「空隙時間」,避免浪費。

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《省時工作力》作者、商管名師夏川賀央指出,資料蒐集的目的就是為了完成工作,所以只要蒐集到「可以完成工作」的程度就可以了。再者,報告一定不能等到最後一天才交,如果要大幅修正,到時又要耗費不少功夫和時間重做。夏川說,報告要在截止期限前,以不太費力的方式完成,提早交出。當主管要求修正時,有緩衝時間修改,還能在最後時限內交出可以過關的版本。

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每個人都希望能夠有一段不受打擾的時間,可以做真正重要的事,不過老闆的郵件一直來、電話老是在響、人一個接著一個來找你講話,每件事情都用掉了你一點時間。《慢慢來,拔得頭籌》建議,告訴你的夥伴、上司和同事,你認為最重要的事。例如,你可以說「我可以晚一點回電給您嗎?」然後用筆記下你想談話的內容,再找時間回覆。

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下班後的時間,說長不長、說短不短。如果從9點到家開始計算,12點睡覺,中間還有3小時的空檔。這3個小時,如果只是賴在電視機前面,或是滑手機度過,不覺得太浪費了嗎?《省時工作力》建議,妥善安排你的下班時間,想要讀書、發展第二專長、或充分地放鬆娛樂都好,讓下班後成為你的充電時間。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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