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e-mail 不是寫越長就越有禮貌!4句話能結束,就不要長篇大論

2019-11-17 05:07:46
Managertoday
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「寫得冗長有禮,反而最沒禮貌」讓人浪費太多時間閱讀,或是看了不知所云、模糊焦點,會招來收件者的埋怨。

商業書信求的就是簡單扼要,能四句結束就不要寫六句。日本專門教導作文、申論寫作的多摩大學教授樋口裕一指出,雖然很多人都知道這個原則,卻為了想表現禮貌,導致寫信時鋪陳太過冗長。

「寫得冗長有禮,反而最沒禮貌」讓人浪費太多時間閱讀,或是看了不知所云、模糊焦點,會招來收件者的埋怨。樋口舉例,他聽過許多人常收到類似以下的e-mail:

十分感謝各位出席前幾天的對策會議。會議進行了很長時間,也出現多次熱烈的討論。就委員會而言,看到各位對此議題如此高度關注,安心了不少。

今後本會擬持續觀察市場動向,並一邊與各位進行商討,希望後續營業部同仁到各大書店、編輯部同仁與其他公司或作者接觸、以及總務部同仁與廠商聯繫時,公司各部門都能協助蒐集相關資訊。

此外,公司收到了大量投稿。

因此,委員會打算針對這些稿件的優缺點進行彙整,並於7月9日(五)的會議中提出報告。希望大家都能以正面積極的態度迎向書籍電子化的趨勢,將此視為全新的事業契機,並且踴躍出席下次會議。

像是這種同時分發給各部門相關人員的書面文件,以前是寫在紙上。為了要求信件體面,可能需要寫出相當份量的篇幅。

不過,現在公司大多使用e-mail,資訊爆炸的商業環境中,內容都必須簡短扼要以替彼此省時。可以運用四句模式(拋出問題、表達意見、展開論述、結論)擷取重點,改寫後如下:

(拋出問題)十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。(表達意見)就委員會而言,為有效活用各部門資訊,希望今後保持和各位的商討。

(展開論述)另外,針對公司收到的大量投稿,本會在彙整之後,於7月9日(五)提出報告。

(結論)希望大家都能將書籍電子化的趨勢視為事業契機,踴躍出席下次會議。

藉口連篇的電子郵件

還有一種狀況,是寄信者為了鋪陳信中難以啟齒的正事,會在開頭先吹捧對方一番,因而讓這封信變得冗長。像是以下這封信:

林先生:

您好,平日承蒙指教,由衷感謝。

本公司針對首度想進軍新加坡的企業舉辦講座,以前曾邀請您蒞臨演講相關議題,當時大獲公司同仁好評。而且演講之後許多人都成為您的粉絲,拜讀您大作的年輕同仁不在少數。本次準備開辦講座之際,許多人都提議一定要再次請您來主講,因此特擬此函敬邀。

透過您淺顯易懂的說明及豐富的資料,相信一定能辦出一場無人能及且充實精采的講座。基於本公司的因素,這場講座是緊急策畫舉辦,因此預算並不充裕,甚感抱歉。

去年本公司未預估到業界會有如此變化,因此沒有規畫這場講座,也未編列這筆預算。此外,講座預定於兩周後舉辦,時間相當緊迫,臨時來拜託您,真的非常過意不去。

在如此狀況下,若您願意受邀演講,本公司將十分感激。百忙之中打擾,甚感抱歉,懇請惠予關照協助。

其實,站在收件者的角度,看到的重點是你有事拜託,而且「無法支付十足的費用」「時間非常急迫」。就算前面不鋪陳這麼多,對方也清楚你的狀況。

不少有經驗的演講者,很能理解辦一場活動難免有各種狀況,所以每當收到這類加註許多無謂說明的信,總是有不得不看卻又痛苦、感到浪費時間的心情。要是你清楚對方並不是喜歡被拍馬屁的類型,更應該簡短的述說。下列是以四句模式精簡後的信:

(拋出問題+表達意見)林先生,您好,平日承蒙您指教,由衷感謝。本公司針對首度想進軍新加坡的企業舉辦講座,並希望邀請新加坡情勢權威的您來主講。

(展開論述)雖然本次預算並不充裕,而且舉辦的日期相當緊迫,但正因為此刻的我們應該更加鑽研世界情勢,所以十分希望您能助一臂之力。

(結論)百忙之中打擾甚感抱歉,懇請您能繼前次講座,再次惠予關照協助。

只要採用四句模式,前半段的鋪陳與後半段的藉口,都不會過於濫情地寫得又臭又長,篇幅也大幅縮減。

(本文取材自《關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術》,商周出版)

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圖片來源 / Urban Sea Star via Flickr, CC Licensed