商業書信求的就是簡單扼要，能四句結束就不要寫六句。日本專門教導作文、申論寫作的多摩大學教授樋口裕一指出，雖然很多人都知道這個原則，卻為了想表現禮貌，導致寫信時鋪陳太過冗長。

「寫得冗長有禮，反而最沒禮貌」讓人浪費太多時間閱讀，或是看了不知所云、模糊焦點，會招來收件者的埋怨。樋口舉例，他聽過許多人常收到類似以下的e-mail：

十分感謝各位出席前幾天的對策會議。會議進行了很長時間，也出現多次熱烈的討論。就委員會而言，看到各位對此議題如此高度關注，安心了不少。
今後本會擬持續觀察市場動向，並一邊與各位進行商討，希望後續營業部同仁到各大書店、編輯部同仁與其他公司或作者接觸、以及總務部同仁與廠商聯繫時，公司各部門都能協助蒐集相關資訊。
此外，公司收到了大量投稿。
因此，委員會打算針對這些稿件的優缺點進行彙整，並於7月9日（五）的會議中提出報告。希望大家都能以正面積極的態度迎向書籍電子化的趨勢，將此視為全新的事業契機，並且踴躍出席下次會議。

像是這種同時分發給各部門相關人員的書面文件，以前是寫在紙上。為了要求信件體面，可能需要寫出相當份量的篇幅。

不過，現在公司大多使用e-mail，資訊爆炸的商業環境中，內容都必須簡短扼要以替彼此省時。可以運用四句模式（拋出問題、表達意見、展開論述、結論）擷取重點，改寫後如下：

（拋出問題）十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。（表達意見）就委員會而言，為有效活用各部門資訊，希望今後保持和各位的商討。
（展開論述）另外，針對公司收到的大量投稿，本會在彙整之後，於7月9日（五）提出報告。
（結論）希望大家都能將書籍電子化的趨勢視為事業契機，踴躍出席下次會議。

###藉口連篇的電子郵件

還有一種狀況，是寄信者為了鋪陳信中難以啟齒的正事，會在開頭先吹捧對方一番，因而讓這封信變得冗長。像是以下這封信：

林先生：
您好，平日承蒙指教，由衷感謝。
本公司針對首度想進軍新加坡的企業舉辦講座，以前曾邀請您蒞臨演講相關議題，當時大獲公司同仁好評。而且演講之後許多人都成為您的粉絲，拜讀您大作的年輕同仁不在少數。本次準備開辦講座之際，許多人都提議一定要再次請您來主講，因此特擬此函敬邀。
透過您淺顯易懂的說明及豐富的資料，相信一定能辦出一場無人能及且充實精采的講座。基於本公司的因素，這場講座是緊急策畫舉辦，因此預算並不充裕，甚感抱歉。
去年本公司未預估到業界會有如此變化，因此沒有規畫這場講座，也未編列這筆預算。此外，講座預定於兩周後舉辦，時間相當緊迫，臨時來拜託您，真的非常過意不去。
在如此狀況下，若您願意受邀演講，本公司將十分感激。百忙之中打擾，甚感抱歉，懇請惠予關照協助。

其實，站在收件者的角度，看到的重點是你有事拜託，而且「無法支付十足的費用」「時間非常急迫」。就算前面不鋪陳這麼多，對方也清楚你的狀況。

不少有經驗的演講者，很能理解辦一場活動難免有各種狀況，所以每當收到這類加註許多無謂說明的信，總是有不得不看卻又痛苦、感到浪費時間的心情。要是你清楚對方並不是喜歡被拍馬屁的類型，更應該簡短的述說。下列是以四句模式精簡後的信：

（拋出問題＋表達意見）林先生，您好，平日承蒙您指教，由衷感謝。本公司針對首度想進軍新加坡的企業舉辦講座，並希望邀請新加坡情勢權威的您來主講。
（展開論述）雖然本次預算並不充裕，而且舉辦的日期相當緊迫，但正因為此刻的我們應該更加鑽研世界情勢，所以十分希望您能助一臂之力。
（結論）百忙之中打擾甚感抱歉，懇請您能繼前次講座，再次惠予關照協助。

只要採用四句模式，前半段的鋪陳與後半段的藉口，都不會過於濫情地寫得又臭又長，篇幅也大幅縮減。

（本文取材自《關鍵「四句」！日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術》，商周出版）

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圖片來源 / Urban Sea Star via Flickr, CC Licensed