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當主管的意義是什麼?薪水比資深員工還低的我,從管理職學到的事

2019-09-30 專業職涯訓練師 方植永
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葛瑞是一間科技公司的員工,做了三年表現不錯,被公司升職成為主任。開心不過幾周而已,他發現當主管真的好難,要承擔的責任好大,員工講不聽、教不會,最討厭的是除了份內的事之外,還要幫員工善後。以前當員工的時候還可以領加班費,主管是責任制,結果工時變長,事變多但薪水卻沒比較好,他不知道當這個主管有什麼意義?

回想你知道自己被榮升的那一天,一定很開心吧!當天跟家人、朋友一起慶祝,原來自己也能熬出頭,努力被看見。但做著做著,卻怎麼越來越不快樂,跟自己心中認知的主管樣貌,好像不太一樣。

葛瑞問我:「主管不是那個可以指派任務、使喚員工、受人尊敬、領著不錯的薪水,還能夠晚到早退的人嗎?」

我回覆:「你為什麼會這麼認為呢?」

葛瑞睜大眼睛說:「我之前的主管幾乎都是這樣,我以為只要我努力到這個位子,就能像那樣享有更好的福利與待遇。」

很多人過去就像葛瑞一樣,碰到沒有樹立好風範的領導者,但這絕對不是成為主管的特質跟心態。我最不願見到職場上被帶壞的員工,之後變成帶壞人的主管,冤冤相報讓不好的風氣傳遞下去,這是不健康的職場文化,也造就像葛瑞這樣不快樂的主管。

我剛當主管時,薪水比資深員工還低

我一開始當主管時,薪水比資深員工還低,但我理解當時的我還沒能夠證明自己是當主管的料,唯有做出成績,才有籌碼要求更好的待遇。

這件事,要放長遠一點來看。初階員工的薪水通常是線性成長,但很容易碰到天花板,不會再持續成長下去。而主管的薪資則類似於指數成長,這兩種數據在初期看不出明顯差別,但時間一拉長就會差異很大。然而,若你成為主管後,還是用基層員工的思維、視野跟做法來做事情,那麼薪水永遠不會有機會成長,別說是指數提升了,就連線性都不見得會發生。

在飯店工作初期,我的任務是培訓前線人員,指導現場營運跟工作流程,我只要確保營運順利、流程順暢就好,但當我成為了培訓主管後,肩上的責任變得更重,需要拉高高度,思考全盤布局、發想創新、建構系統,例如:該如何包裝課程、剖析夥伴職能、建立年度培訓計畫,或將流程系統化等等。

成為主管後的心態跟行為,需要跟以前是基層員工時不同,你需要把自己看做營運管理的人才,而不是聽命行事的人手。思考的不再只是保全自己職務內的工作而已,你需要顧全的是整個部門與公司。

好的主管會做到「三分做事,七分想事」

身為主管的你,是否思考過,為什麼團隊需要你?你帶給團隊的幫助是什麼?

我曾經在一間企業內訓時,他們剛升職的營運主管在開場時說:「這一個月來我到各門市與各部門,不斷地與你們對話、觀察,我想知道你們真正需要什麼?碰到什麼困難?以及我可以提供什麼協助。我的上任不是為了幫自己加分,而是要用我的能力幫助團隊加分,所以不是我決定要做些什麼就執行,我一個人做不到,需要你們跟我分享,才能知道著力點在哪裡,請問你們願意跟我一起前進嗎?」

試想,如果你要參加一個旅行團,導遊一路上不知道哪裡有好吃好玩的景點,也無法明確告訴你們要去哪裡,你會放心跟著他走嗎?會花錢請他帶你們出遊嗎?主管就像導遊,並不是擁有導遊執照,無需做任何功課就得以勝任,而是要成為讓團隊信任且信賴的存在,拿到執照是個開始,接下來帶團出遊的過程,才是荷槍實彈的考驗。

主管的這張入場卷也是同樣,獲得是一種肯定,後續則要靠積累證明自己的能力。

好的主管會做到「三分做事,七分想事」,這個七分想事不是天馬行空的 I have a dream,而是有確切執行計劃與策略的 I have a plan。 思考近期做對些什麼?哪些成功模式是可以被複製延續的?或者該建構什麼新機制,否則聽到下一季的 KPI 目標任務時,只會有龜苓膏(歸零)的哀號,沒有審慎思考只是為達到上層目標盲目的做,當然會疲憊不堪。

(本文整理、摘錄自《職場會傷人》,采實文化)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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