Managertoday 經理人

名片不只是名片!從「主動」幫員工印名片,我學到的 3 個管理思維

2019-12-12 21:20:19
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-11/img-1574665822-74839@900.jpg
「抱歉,我沒有名片!」這句話在很多社交場合裡常聽到,看著對方尷尬的表情,明明是在大公司上班,看起來也很體面風光,怎麼沒名片呢?

「抱歉,我沒有名片!」這句話在很多社交場合裡常聽到,看著對方尷尬的表情,明明是在大公司上班,看起來也很體面風光,怎麼沒名片呢?

有人說現在是網路時代,傳統的名片已過時,但在社交和商務的場合,名片還是很重要的禮儀和溝通工具!當我們從別人手中拿到名片時,起碼會看幾秒,這短短的幾秒能找到進一步談話的話題,打破初次見面的陌生感,更便於日後的聯繫。

大部分人的名片是公司印的,是給公司以外的人看的,因此通常只有工作有對外接觸的少數人員才會有名片,包括主管、業務、採購等。有時候碰到我們覺得應該有名片的人,卻說沒有名片時,會直覺想到這家公司很摳。因為印名片要成本,是成本就要有管控機制。那公司到底該為誰印名片?名片到底有甚麼功用?

1. 名片是公司、企業的廣告行銷

企業除了給工作性質需對外聯繫的員工發名片外,也可以給其他職員印名片。

例如貨車司機,當他遞出印著「儲運專員」的名片給廠商、客戶或親友時,相信對方會對公司給予正面的評價。即使是內勤工作的職員,也有同學、親友等各種社交場合,為他們印名片,讓他們能在社交時能遞出,也能增加該員工的自信。名片上的公司名稱、營業項目,甚至能成為雙方討論的話題。

從行銷的角度來看,一張名片成本不到一元,卻能為公司帶來正面的形象,真是太划算了!要特別提醒的是,給員工印的名片當然要有員工姓名,沒有姓名的名片只是一張廣告,員工不會也沒義務主動幫忙發廣告。另外,不要在意員工名片的使用狀況,就算一盒名片能用到天荒地老,也無須過問。

2. 名片可以收買人心、激勵員工

二十年前我在中國大陸工作時,主動幫一位二十幾歲,做了二年多的業務助理印了一盒名片,當我親手把這盒名片交給她時,她愣住了,紅著眼眶告訴我:「這是我第一次有名片!」此後我看到她更認真、努力地工作。半年後,她主動說要當業務。

另外,我有一種習慣:訓練公司總機做人資。因為總機認識全公司的人,通常人緣也很好,最適合做人資工作了。當這位總機正式做人資時,我也會主動印名片給她,又可以看到一雙泛著淚光的眼睛!

我在越南的台資企業工作時,發現幾乎沒有越南員工有名片,我也會給幾位越南籍主管和資深人員印名片,可想而知我的團隊是強大的。這些年的職場中,經常做「第一個印名片的主管」,真的能發揮很好的激勵效果,而且屢試不爽。

3. 名片能降低新人離職率

從人資管理的角度,印名片可以降低新人離職率!怎麼做呢?

如果當一位新主管或新人報到時,辦公桌上就放著一盒名片,甚至是由主管親手交付,會是怎樣的情境?應該還不至於是熱淚盈眶的感動,但此時新人對公司的認同度肯定大大加分。

可能會有人提出質疑,認為這樣做是不對的,因為按照公司規定:名片是要申請人填申請單,職稱、手機、數量等資料要確認,還要由其主管核准後才能印刷,最重要的是新人能做多久還不知道,如果只做幾天就離職,那就是浪費成本。

我想說的是,錄取與否是主管決定的,要給甚麼職務和職稱也是主管決定,履歷上也都有其個人資料,名片需要的資料早就有了,也是由主管核准印刷,為何要拘泥在死板僵化的申請規定,一定要由新人本人填寫申請呢?

再者,新人要做多久才能申請名片?公司有甚麼標準?你會跟新任主管說等過一陣子才能印名片嗎?還是跟新進業務說等試用期通過才能申請名片?新人的名片都是由主管一個人可決定,只要主管有心也願意幫新人印名片,就可以事先印好名片,報到當天親自交給新人,那種溫馨的場面只要一百多元就能做到,你是主管,會不會做?

如果你還只是從成本的角度去考量印名片這檔事,請問躺在倉庫裡的那些空白表單和廣告單,要用到何年何月?有多少印壞、印錯的影印紙張?公司裡有很多、更多浪費的成本,應該先去管控好吧!

既然印名片有這麼多好處,該給哪些員工印名片呢?對大公司而言,每個員工都印名片真的是一筆大支出,所以還是要看公司規模而定,起碼可以先考慮為低階主管和間接單位職員加發名片。

一盒一百多元的名片,若看到的是成本,它就只是一種費用支出項目;如果看到的是上面幾種效果,你就會覺得是花小錢又能提升公司形象、便宜又好用的管理工具。多給員工印名片吧!

(本文出自菲大的人資私房話