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賀大新 / 攝影

從服務員到營運主管!他的升遷祕訣:多做、多爭取,讓老闆覺得「不能沒有你」

2020-01-06 採訪‧撰文 高士閔、蘇思云
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一群行銷部同仁正跟金色三麥總經理葉淑芬討論產品包裝,其中,為首的金色三麥管理部經理洪毓璞正積極說服葉淑芬採納新設計。從餐廳服務生做到外派蘇州的營運主管,洪毓璞是葉淑芬口中「一有新計畫就會想到的小璞」。「讓主管覺得不能沒有你,我想她是成功了,」葉淑芬說。

外派練就「直球式」溝通,反而獲得員工回饋

2011 年,金色三麥計畫在中國蘇州開店,當時還是台中勤美店店長的洪毓璞主動爭取外派,不僅要管理容納 1000 人、比所有台灣門市都大的餐廳,還要帶領 40∼50 人規模的團隊建立工作流程,考驗不小。葉淑芬分析,「開疆闢土需要想法,她有店面營運、有訓練員工的經驗,我當下就覺得她是適合人選。」果然,洪毓璞最後從 7~8 位候選人中脫穎而出。

到新環境展店,最大的挑戰是文化差異,從消費者到店員都需要花力氣溝通、說服。舉例來說,中國餐廳只要有賣酒,消費者都習慣在店內抽菸,洪毓璞會親自勸客人不能在餐廳吸菸,並說服同仁「就算禁菸,還是可以透過服務吸引客人」,慢慢獲得客人和店員認同。

在管理上,中國員工很習慣當面提出問題或挑戰,洪毓璞的管理方式也因此變得更直接。像是曾有員工用抹布的方式不當,造成地面濕滑,她指正兩、三次後,對方竟在客人面前直接丟下抹布跟她說,「這麼麻煩喔,我不幹了!」她只能請對方到旁邊,再度說明工作要求。

這段歷練讓她練出強心臟,懂得適時「丟直球」。洪毓璞表示,以前宣布新政策時,台灣的同事可能有不同想法卻未必明說,後來,她觀察到員工不是不敢說,而是覺得「這不是我能說的建議」。她發現,「如果我先開個頭,或說我曾聽到這樣的想法,他們往往會願意表達不同意見。」(延伸閱讀:年底到了,8 成上班族想換工作!金色三麥的留才 4 法則,讓員工來了就不想走

願意扛責任、提建議,也把答案端到主管面前

懂得協調不同意見,讓主管看見她帶領團隊的潛力。2016 年,葉淑芬先是找她到總部擔任教育訓練經理,2018 年她再度轉往品牌行銷部門擔任管理部經理,掌管旗下餐廳活動規畫。葉淑芬認為,洪毓璞不只會帶員工、扛責任,她還會在提出建議後,帶著答案跟葉淑芬討論

舉例來說,2019 年初金色三麥在台北微風南山開設新品牌 UMAMI,葉淑芬本來設定優雅安靜的用餐體驗,但洪毓璞主張除了主打食材新鮮外,也要讓客人感覺「好玩」。葉淑芬回憶,她當時口頭說好,內心還是很懷疑,沒想到洪毓璞帶團隊研究好幾種新菜讓她選擇,像是後來的「UMAMI 仙蝦啤酒浴」,倒入蜂蜜啤酒為白蝦提味,白煙四起、視覺效果十足,成功讓葉淑芬埋單。

「我是比較雞婆的員工,」洪毓璞說,員工願意在職務範圍外多做一點,比較容易被看見。例如,她過去當店員時,會整理客人意見、提出最近可做活動或幫忙清點帳目,時間久了,主管要升人當店長時自然會想到她,

「你有多願意學習,你的路就有多寬廣。」

主動爭取外派機會,遇挑戰不退縮
洪毓璞認為,升遷關鍵在於懂得在既有職務範圍外多做一點,只要願意從新專案中學習不一樣的內容,職涯之路就會更寬闊。像是擁有豐富的門市經驗,也幫助她在教育訓練和行銷規畫上想得更完善。
經理人月刊 第 182 期 攝影 / 賀大新
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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