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Mathieu Thouvenin via flickr

貝佐斯的一日,從「啥都不做」開始?在行程中留白,竟有 3 大好處

2021-03-11 編譯‧整理 Janis
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休息是為了走更長遠的路,但你總是被一件又一件的工作淹沒,漸漸忘了給自己留些時間嗎?忙碌如亞馬遜執行長貝佐斯(Jeff Bezos),即使他宣布將在今年第 3 季度卸任,但在外界看來,在貝佐斯正式交棒以前,每天一定是被大量的工作佔據時間。

不過,貝佐斯在新書《Invent and Wander》中,提到自己一天的行程是這樣開始的,「我很享受早上的時光,所以我很早睡覺,也很早起床,接著會讀報紙、喝咖啡,也會跟孩子們一起吃早餐,這段時間對我來說很重要,所以我一定會把我每天的第一個會議設定在早上 10 點。」

在每天早上 10 點之前,貝佐斯不會安排任何工作上的行程,也就是說,這段時間貝佐斯的行程表上是「空白」的。《Inc》雜誌專欄作家 Jason Aten 認為,這是個很好的情商技巧,貝佐斯認知到「啥都不做」的時光並非毫無價值,也深知這段留白有助於他調適生活中的所有環節。

人們總執著於嘗試各種技巧來盡可能「完成更多事」,卻忽略了「安排不做事的時間」對提生效率的重要性。此外,為自己的生活安排一段沒生產力的時光,還有以下以幾個優點:

延伸閱讀:放假後更累?補完眠更沒精神?真正的「休息」是做這 7 件事 2019/10/04

1. 劃出界線

工作與生活的區隔對於時間或情緒管理都是很重要的,尤其現在許多人都在家工作,可能沒有適當的場地可以完全劃分兩者。

因此可以像貝佐斯這樣,在行程表上安排一段不工作的時間(甚至可以直接學他,在早上 10 點前不做事),跟家人、孩子們說說話、一起吃飯,或是做其他你認為重要的生活瑣事。

如此,你可以確保這一段時間內,絕對不會被資訊、工作通知或訊息淹沒,保有自己生活的空間,掌握生活的步調。

2. 讓時間安排更寬鬆

人一天就只有 24 小時,若是大部分時間都被該負責的工作占據,真的會讓人喘不過氣,有種被「榨乾」的感覺,但是我們卻常常忽略分配喘息空間給自己,硬是擔了許多其實可以放手的事情。

因此,當你學會留一些空白時間給自己之後,自然而然就會「少做一點」。可以把手邊的事情排出優先順序,先專心處理那些真正重要的任物,同時,空白時間也能讓身心靈得以重整、休息,有助於整理思緒,並集中注意力。

3. 做出更好的決策

人的大腦很擅長將不同的資料或資訊串聯在一起,但是,如果你花太多的時間在開會或是溝通,那麼就沒有給大腦足夠的時間進行「連結」,此時,當你需要做決策的時候,大腦沒辦法蒐集過往的經驗或資訊來判斷,也就無法考慮周全。

貝佐斯也表示,「我覺得如果我一天做了 3 個很好的決策,那就已經夠了,而我希望他們都是質量很高的決策,因此我也需要高品質的思考。」因此,貝佐斯選擇留給自己思考的空間,以做出正確決策。

貝佐斯在書中也談到有關睡覺的習慣,他指出,自己非常重視睡覺的時間,除非是到不同時區的地方旅行,否則一天一定要睡滿 8 個小時,「這幫助我思考更順暢、有更多體力,心情也會變得更好。」

很多人會忽略睡覺的重要性,並將這些時間拿來繼續工作,犧牲睡眠。但貝佐斯特別強調,如果你們身體或心靈已經到達極限,那麼做再多的事情基本上都等於白做,反而事倍功半,更沒效率。

資料來源/Inc、Invent and Wander

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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