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一代管理大師韓第逝世|他的 7 個職涯反思,受用一生!

2024-12-19 撰文 經理人編輯部
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英國管理大師查爾斯.韓第(Charles Handy)12 月 13 日逝世,享年 92 歲。他擔任過殼牌石油公司經理人,返回校園進修後,進入學界創辦倫敦商學院,隨後又脫離組織,成為自由工作者。《經理人》精選他多次出入職場的體悟,提供你受用一生的職場反思。

1. 有時跳脫既定的路線,才能找到真正的夢想

我一直嘗試當個我並不適任的主管,經過多年摸索,我總算發現我真正的夢想是寫作,也發現自己打從心底想當老師。

我不後悔組織內的道路半途而廢,因為被隱藏的夢想,可以讓你體驗人生其他面向。

我的女兒原本想當建築師,後來因為生病被迫放棄,幾次輾轉後,最終發現自己想當治療師。她說她很感謝那場大病,生病迫使她跳脫既定路線,調整人生目標的順序。在還沒找到真正熱衷的事物前,只要嚮往就去嘗試。但在它成為你的最愛前,不要讓它占據生活重心。(取材自《大象與跳蚤》,天下文化出版)

延伸閱讀:找到你的「第二曲線」!在高峰時想像危機的人,才是贏家

2. 離開辦公室後的生活,必須為自己找歸屬感

自謀生路的第一年,所謂的公司聖誕派對,只有我和內人共進晚餐。我得到自由,但也孤單了。孤單不見得是孤獨,但沒有歸屬感,辦公室聚會不見得代表你融入群體,但至少它是現代團體歸屬感的象徵之一,如今這種歸屬感已離我而去。

人類是群居動物,我需要建立私人網絡或準團體(quasi - community),為自己營造歸屬感。團體成員一部分與工作有關、一部分與私人生活相關,這些人以及家人,才是我們真正在乎的人,但是這些人際網絡不會自我運作,必須妥善經營,透過電子郵件、電話、聚會,努力保持聯繫吧。(取材自《大象與跳蚤》,天下文化出版)

3.沒人逼你進步的時候,更要主動學習

在大公司,學習是有組織、強制性的;如今,我獨立於組織之外,時間掌握在自己手裡,我必須自我學習。《觀念的位移》(The Displacement of Concepts)作者唐納德.熊恩(Donald Schon)指出,科學上多數重要的突破,都是借用生活中某領域的概念,再用譬喻手法應用到另一個領域上。

於是我停止閱讀對手的著作,一頭栽進歷史、傳記、小說中,尋找我要的觀念,也開始多了解藝術、歌劇與音樂,我才發現莎翁早就道盡人生百態,這正是我想看透徹的東西。回首過往我認為,想要與眾不同、而非只是勝過他人,就得跳出自己的專業領域,踏入全然陌生的世界,用全新的角度看事情、或者挖掘新事物。(取材自《大象與跳蚤》,天下文化出版)

4. 創造理想工作組合,金錢與自我實現可以兼得

享受工作的樂趣遠比賺錢的樂趣重要多了。我從石油公司主管轉換到學界、又成為自由作家,在我職業生涯中,每次轉換都是為了追求更多工作樂趣跟更大滿足,但收入都下滑了。不過,只要錢還夠用,我甘之如飴。

我想強調的是,金錢與自我實現乃是同床異夢,熱愛的工作、好同事、充裕薪水,這種好事很難同時發生。如果你像我一樣,很難找到心目中完美的工作,不妨結合2、3種不同型態的工作,花部分時間從事可以賺到錢的工作,留給自己充足空間做真正想做的事情,才能在金錢、樂趣與自我實踐中取得平衡。(取材自《你是誰,比你做什麼更重要》,天下文化出版)

5. 工作不代表你的全部,要認識自己的其他面向

我們習慣用別人的工作定義他們,你做了某個工作,從此你就被貼上某種標籤,但是藉以謀生的方式無法代表你這個人。內人曾做過一個有趣的攝影實驗,她請攝影對象拿出5件物品跟一朵花,描繪自己的人生,多數人的物品與工作無關。

當你愈來愈投入工作,工作會控制你的人生,我看過太多婚姻因為其中一方或雙方太過投入工作而失敗。然而事實是,我們在人生不同層面,會展現不同面貌,要開拓出足夠空間,讓自己每一面都被看到。因此我們需要省思與發展更完整的自己,工作之餘,我們也必須把休息變為常規,每周固定給自己一天休息玩樂,另一天則用來思考學習。(取材自《你是誰,比你做什麼更重要》,天下文化出版)

延伸閱讀:你是誰,比你做什麼更重要!英國管理大師韓第教我的 21 件事

6. 多說「我們」少說「我」,靠一己之力不可能成功

我曾針對創業家進行研究,他們都認同,創業構想雖然出於自己,但單靠一己之力不可能成功,必須由有共同目標的群體、成員各自作出貢獻、也尊重彼此的貢獻時,團隊才能發揮最佳效能。希望你運氣夠好,說「我們」永遠比說「我」的時候多。

團隊運作最佳例證是賽艇,賽艇上有8名槳手,在河面上滑艇時,不會有單獨一位領導者,槳手必須密切合作,否則無法順利前行。牛津大學曾延攬幾位國際好手參與訓練,他們自認為是專家,導致合作結果非常不理想,最終他們開除明星成員,找來更願意全力以赴、全心投入的年輕好手,最終在比賽勝出。如果「我們」是一支真正的團隊,那「我們」必將擊敗「我」。(取材自《你是誰,比你做什麼更重要》,天下文化出版)

7. 人不能被管理,只能被啟發

組織可以很嚴格,我曾說,組織有時會變成禁錮人類靈魂的監獄。組織有權在他們認為適當的時候,使用你的時間,告訴你該做哪些工作、達到什麼標準,然而這是在管理工作,而非管理個人。更糟的是,如果組織把人當物件看待,他們就會表現得像物件。

某天我跟倫敦商學院的同事吃飯,他談到,只要一開始就選對人,而且他們很清楚自己該做什麼,就會自動自發,根本不需要查核、也不用操心。打造良好的環境、挑選適當人才,設定能理解的績效標準,並且在達標時給予獎勵,當每個人曉得該做什麼,那無須有人監督,自然就會自動自發。我們需要把工作組織起來,並好好管理事物;至於人,只能加以鼓勵與啟發。這就是管理與領導的差異。(取材自《你是誰,比你做什麼更重要》,天下文化出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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