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主管「挑毛病」,部屬真的能精進?一流領導者的做法不一樣

2021-07-15 整理‧撰文 簡鈺璇
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集點兌獎是餐飲業鞏固熟客的常見做法,試想一張已經蓋上兩點的 12 格集點卡,與 10 格的空白集點卡相比,哪張卡會讓你想集滿呢?

美國《行銷研究期刊》(Journal of Marketing Research)中的研究曾針對兩種卡別做實驗,發現已蓋章的卡片會創造領先的優勢感,能加快顧客消費集點的速度。

《開啟你的正向天賦》表示,上述實驗揭示了只要改變人們的主觀認知(集點卡已蓋章),無論客觀上的目標距離遠近(還需要 10 點),都能使人們產生想要達標的動力。同樣概念也用於領導上,正向思維的主管在面對挫敗時,不會第一時間情緒潰堤,反而能帶領低迷的團隊理性解決問題、重新定義目標,激勵大家成功近在咫尺,不要洩氣

延伸閱讀:老闆們,你正在「反激勵」而不自知嗎?

著眼於做對的事,斟酌斥責的時機

《正向領導力》的作者金・卡麥隆(Kim Cameron)認為,正向領導策略還包含:肯定部屬、創造正向的工作氛圍、建立支持體系,以及提供有意義的工作內容等內涵。

馬克・吐溫(Mark Twain)曾說:「一句讚美的話可以讓我活上兩個月。」讚美是激勵員工最直接且有效的方式。不過讚美也需要技巧,《共好與同贏》提到,人們聽到讚美時常有兩種反應:一是出於謙虛而覺得不好意思;二是誤認自己的讚美太少。錯誤的讚美會導致這兩種情況,讓員工無法吸取讚美的養分,反讓他們失去工作動力。

讚美「結果」忽視「過程」就是常見的錯誤,會讓員工覺得成功只是偶然,試著將「達成本季業績好棒」換成「過去一個月的團隊努力才有今天成就」。

另外,也不建議藉由比較來凸顯某人特別優異,試想老闆在朝會看著你說:「你是團隊最棒的員工!」,你一定會覺得難為情。在讚美中刪除「最高級或比較字眼」,用「提案很棒、態度認真」等話語,直接稱讚員工做對的事,效果會更好。

《共好與同贏》建議,領導者可以實施每日一封簡訊或信件的讚美計畫,感謝身邊的家人或同事,學習拿下習慣挑錯誤的眼鏡,關注員工值得肯定的表現。

這不表示領導者不能指正成員的錯誤,但需要斟酌斥責的時機與次數。《開啟你的正向天賦》提到, 由於人類天生會將負面事物看得更嚴重,一次正面的讚美,無法抵消一次負面的斥責

美國心理學家馬西歐・洛薩達(Marcial Losada)推算,職場上較理想的情況是「正負向互動比例」至少要達到 3:1。如此一來,員工比較能獲得改進的燃料,在接受回饋時,會更願意成長。當正負向互動比低於 3:1 時,團隊的投入程度會降低、成員流動率也明顯增加。

延伸閱讀:主管這樣做,部屬各個為你衝鋒陷陣,激勵部屬的8個秘訣!

領導者的職責:引導員工體認工作使命

該怎麼翻轉員工自認小螺絲釘、容易被他人取代的工作心態呢?領導者要讓員工發掘工作的意義與價值。可與羅伯特.格林里夫(Robert Greenleaf)的「僕人式領導」精神呼應, 領導者不是讓員工為自己服務,而是協助員工在職務中發揮潛能,為了團隊和更高的社會使命服務,增加自我實現感受

弘道老人福利基金會就透過工作設計提升「長照居服員」的工作價值,他們將居服員視為「照顧祕書」,在協助個案打掃、做飯之外,還能替長輩安排客製化的照顧計畫,例如與熱愛慢跑的長輩約定要努力復健,日後參加馬拉松比賽。弘道的做法不僅翻轉外界對居服員低階勞動的刻板印象,更讓員工自行體認到工作的意義。

《更快樂:哈佛最受歡迎的一堂課》提到,讓員工完成稍有挑戰性的任務也可以增加員工的參與感。領導者可在績效考評時,與部屬討論明確目標,鼓勵他們承擔責任;或是透過部門輪調、開發新計畫,為員工在組織內找尋更合適的角色。

設計衡量成果的小機制,就能提升成就感

工作設計應以員工的角度出發,《真正無懼的身心防彈術》提醒,「試著讓某人拿出成果」跟「試著改變這個人」是兩件事,有時說服人們工作,比改變他們的想法容易。例如你想激勵收銀員提升效率,與其從公司獲利出發,對他們曉以大義,不如理解員工怎麼想這份任務?他們可能認為收銀員工作掌握度低、沒有成就感。

美國的目標(Target)百貨曾開發一套機制,收銀員掃描商品條碼時,會出現速度快慢的燈號,完成結帳時螢幕會出現結帳速度的表現分數,速度過慢會有資遣的危機。這項機制讓枯燥的工作變有趣,員工也從工作中獲得小小成就感。

透過創意的激勵方式,員工與公司的目標能更有效對齊。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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