如何讓員工適應開放空間？IKEA ：改裝前先做內部民調，兼顧不同需求

走進 IKEA 北亞區總部辦公室，你可能會懷疑，這應該是展間不是辦公室吧？偌大的空間，放眼望去是各種不同的沙發區，僅僅在遠端的一個角落，有看起來像是辦公桌椅的區域。

而且，相較於許多企業都是因為疫情不得不遠距辦公、在家上班，疫情趨緩後改為混合辦公制度，IKEA 則是在北亞區總部從 IKEA 新北市的新莊店搬遷到內湖店時，就決定改裝，2021 年中即全面實施非固定座位制度。

IKEA 企業傳播暨內部溝通經理吳語涵表示，IKEA 是做家具的，要針對用戶做研究，全球趨勢朝這個方向走，公司需要在幾年前就開始設計和製造，所以要想得比較前面。

企業客戶從大宗桌椅採購，漸漸浮現對溫馨環境的追求

IKEA 北亞區企業業務經理蘇彥羽剛從瑞典總部回來，也分享 IKEA 最新的趨勢研究，未來的工作環境會走向「Life at house, life at work.」把家的元素搬進辦公室，讓員工在辦公室也像在家一樣溫馨，像是增加植栽、軟飾品、窗簾等，或是大地色、奶茶色的元素等。而且上班不只是來完成工作，是來連結、分享與交流。

蘇彥羽所負責的 IKEA for business，是 2016 年 9 月新成立的部門，負責協助商業客戶安排空間。「以前的商業客戶，很多都是大宗採購，想要 100 張一模一樣的桌椅，是標準化的採購需求和採購量。現在愈來愈傾向設計服務，客戶想要『布置工作環境』，需要氛圍和靈感的建議。」蘇彥羽說，現在一個月大約有 40 個設計案，每年 500 個案子。

改裝要符合使用者期待，先調查員工心聲

根據他們的觀察，辦公室改造牽涉到幾個基本要素，包括公司人數、上班的型態以及上班的目的。這些會關係到辦公室的座位區怎麼設計，公共空間、會議室、和座位區的比例。

IKEA 企業客戶經理錢泓衫認為，最重要的一定是蒐集使用者的意見。所以會建議客戶進行組織內部的小市調，問大家最想要的是什麼，或是之前使用上最不開心的地方是什麼，新辦公室才能符合員工的期待。

舉例來說，IKEA 協助桃園市環保局翻修舊的地方法院，就根據員工回饋，在每個空間裡增設公共空間、茶水間，減少司法單位原本冷冰冰的感覺。在預算的方面，會根據使用的人數、家具功能，建議客戶可以預抓每位員工 1～3 萬元去規畫。

不過，混合辦公或非固定座位的制度，更需要主管和員工心態的轉變。比方老闆會覺得，需要這麼多公共空間嗎？這時候可能就需要人資單位多蒐集員工的心聲和辦公室使用狀況來討論。

對員工來說，也有需要調適的地方。當 IKEA 實施無固定座位制度時，蘇彥羽坦言剛開始有點不習慣，她是辦公桌上會放玩偶、小東西的人，現在下班要把桌面收乾淨，難免有沒有「自己的位置」的感覺。不過，交換來的是更大的自由、更多彈性，想要專心的時候就在家裡，需要見面的時候也會在辦公室裡訂下午茶聚會。錢泓衫補充，而且每次進辦公室不知道會遇到誰，很像在大學校園裡面巧遇，你會不只專注在自己身上，也會更關注今天的鄰居是誰。

IKEA 北亞區總部辦公室
辦公室坪數：約 400 多坪
員工人數：約 160 名
座位數：約 100 個（人資、財務部門有固定座位）
會議室數量：19 間
簡介：IKEA 在 2016 年成立 IKEA for business，提供企業客戶包含辦公室、餐飲民宿或零售商店布置的服務。北亞區總部辦公室原本在新莊，採固定座位的設計，2021 年中搬遷至內湖店，改成非固定座位。