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如何增加職場升遷機會?資深人資主管:千萬別做這 3 件事

2024-06-05 整理.撰文 王毓茹
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職場上如何脫穎而出,爭取到更好的發展機會?《商業內幕》(Business Insider)指出,工作者除了想辦法提升工作效率、不斷學習,找到創新的方法之外,在工作場合中,有 3 件事千萬別做,免得影響職涯發展!

延伸閱讀:他們才剛進職場,卻已經為退休感到焦慮!這樣的 Z 世代,最想在哪種企業工作?

不要過度分享,拿捏與同事的邊界感

很多人信奉「上班好同事,下班不認識」的原則,這不代表跟同事不能當朋友、閒話家常,而是要注意在工作中的「邊界感」。

資深人資主管瓦萊麗・羅德里格(Valerie Rodriguez)表示,上班族每天在辦公室和同事相處至少8小時,即使遠距工作,聯繫也很頻繁,很容易分享工作以外的日常瑣事,「但是要記住,同事不是你的朋友。」她強調,即使同事之間相處融洽,彼此沒有惡意,過度分享在職場上仍是弊大於利。

《快速企業》(Fast Company)也指出,在工作中擁有友誼固然有許多好處,例如員工效率更高、提升對職場的滿意度,有同事的支持、互吐苦水能減輕工作壓力。但其實在職場上,只需要有一、兩個交情不錯的朋友就夠了,不需要跟每個人都當朋友,必須保有工作和私人生活的清楚界線。

為什麼?因為界線模糊可能過度流通私人資訊,容易在別人心中形成某些固定印象,反而不利於自己的職場應對。羅德里格以自己的經驗為例,有一次她在跟同事聊到最近自己的車子故障,原本只是單純閒聊,沒想到幾個月後,公司有項任務需要開車到不同的地方,經理卻表示,聽說羅德里格的車子有問題,不想造成她的麻煩,於是把這份工作交給其他人處理。「我沒有得到這個工作機會,真的很沮喪,讓我了解到不應該跟同事講太多私事,等於給別人機會替我做決定。」

不要太謙虛,適時展現自己

其次,10 年的人資工作經驗,讓羅德里格發現,職場上成功的人往往會直接地談論自己的成功經驗,而太過謙虛的人,不僅會避談自己的成就,遇到誤會時,甚至不會替自己辯護,相信「清者自清」。

她不贊成這樣的行為,「我不是說每個人都應該驕傲自大,在職場上當一個混蛋,但你應該善良有同理心,同時懂得捍衛自己。」《你的善良必須有點鋒芒》也提到,如果習慣沉默、習慣委屈自己,就會離想要的生活愈來愈遠。因此,屬於自己的,就要積極爭取。

如同羅德里格觀察,太謙虛、不懂表現自我的人,很容易錯過升遷機會,甚至淡出舞台。她說:「我以前也相信讓工作表現證明一切,無須多說什麼。但我現在認為,如果連你自己都不站出來替自己爭取機會,那其他人更不會這樣做。」

事實上,不只是一般工作者,主管如果謙虛過頭,也可能會被認為是優柔寡斷,缺乏領導力。《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)指出,過度謙虛的領導者做決定時,會先詢問團隊每個成員的意見,雖然立意良善,想讓決策過程更民主,但很容易被誤解是不願意表達立場,或是做不了決定。因此,最好能建立決策機制,同時做到徵詢團隊意見,以及明確的決策時間點。

當團隊表現優秀,受到老闆讚賞,主管更不能在這時候謙虛,例如說:「沒什麼,這是我們應該做的。」要懂得接受表揚,彰顯團隊貢獻,才能幫助自己和團隊成員在公司提升影響力和升遷機會。

延伸閱讀:同一天進公司,為何他升遷比我快?想往上爬,必須先調整這 6 個心態

參加公司聚會不要待太久,飲酒之餘也要保持清醒

羅德里格表示,人資部門的工作之一就是舉辦公司活動,而且必須最早到場佈置、最晚離開,這讓她有很多觀察同事的機會。她發現,在公司聚會活動待太久不是好事,因為這些活動通常會喝點小酒,在酒精的催化下,即使沒有喝醉,也容易出現跟平常不同的舉動。可以想見,第二天進到辦公室,八卦謠言滿天飛,對職涯發展一點幫助也沒有。

「安全起見,我建議公司的聚會待一、兩個小時就好。」她認為在活動聚會露個臉,跟同事聊個幾句無傷大雅,但待太久又拿捏不好分際,終究不是好事。

參考資料:Business InsiderFast CompanyHarvard Business Review

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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