撰文 麻愷晅

PM 放一個月長假,也能好好照顧客戶?寓意科技的「休假配套措施」進化史


走進寓意科技的辦公室,幾乎看不到員工。寓意科技是替金融、零售等產業的新創或上市櫃公司提供技術和顧問服務,成員多為專案經理(PM,project manager),工作現場大多在客戶的公司,解決和了解對方需求。
當職員多數時間不在公司,主管如何了解員工實際工作狀況?
寓意科技執行長施政源表示,他在創辦公司時,就採取成果導向的管理方式,不以工時長短評斷績效,他也認為,人的大腦一天能夠靈活運用的時間,可能不超過 4 小時,花再多時間工作,最後流於形式,效益不高。所以他的管理原則是追成果、任務進度,不想用工時、是否在辦公室等形式管理。
員工除了有不強制進辦公室的自由,還有無上限休假制度。施政源起初希望透過這樣的制度吸引人才,讓員工除了特休,還能安排額外假期。
提供一個月的額外休假,打造人才磁吸效應
願意讓員工多休假,也讓他們在人才招募上更具競爭力。雖然公司徵才時不會刻意強調休假福利,但會說明工作地點和時間可自行安排。因此,相較於同業是從 3 名應徵者中選出一人,寓意科技可以從 10~20 名應徵者中進行篩選。
只是,一開始團隊人數不超過 20 人,無上限的休假並未造成組織困擾。隨著團隊規模變大,人數接近 30 人,主管需要管理更多人,但內部缺乏明確的規範,他們難掌握部屬的工作狀況,反而不敢讓員工休假。
公司經過全員共同討論後,2019 年調整制度,從無上限休假,改為休假最長一個月。
此外,考量公平性問題,他們也改成到職半年才可以申請。員工若想申請長假,需要依照自身工作績效申請特殊休假。主管會檢視下屬達成哪些重要成果、負責哪些客戶、對公司的財務貢獻等,再決定是否核准。
不論是遠距辦公、彈性上下班、長休假,施政源認為,除了仰賴員工自我要求、對員工的信任度,組織的配套也要足夠成熟,才不會拖垮進度,又能維持績效,這也是他這幾年來一路調整、修正後得到的經驗。
文件規格化避免交接不清,讓員工放心休長假
他表示,專案經理大致有 2 種類型,一種是很認真,但過於重視細節而頻繁修改文件範本;另一種類型是很聰明,做事迅速也善於安撫客戶,但他們較難拘束。
第一種人由於太過追求細節,例如範本原本列了 6 項需交由客戶確認的事項,員工卻改成 9 項,第二種人常常是不按照格式撰寫文件,但這 2 種都會導致他們的工作難以交給其他同事代理。
近來團隊縮小規模,為了讓員工在休假時能好好休息,他們也建立代理人制度,如果休假期間面臨客戶突發的緊急需求,代理人可以接手。為了讓工作交接更順暢,他們將周報、月報、開案與結案報告的格式標準化。
施政源表示,公司總共做了 3 次標準化,原本製作懶人包,但還是有人會忘記複製範本。後來改用生產力工具 Notion,卻又發生新人不想用、資料無法萃取的問題。因此他們今年運用 Google 表單,把需要填寫的事項變成問卷問題,避免員工任意修改。當資料都依循標準格式,即便負責人休假,也可以很快交接任務給同事。
對於工作認真、超時工作,但產出並不理想的員工,寓意科技會舉辦專案管理、時間管理等教育訓練,協助員工提升工作效率。舉例來說,資歷淺的專案經理為了滿足客戶需求,可能會花很多時間,但結果卻不是客戶想要的,主管會教他們如何引導客戶找到真正的需求,節省時間。
將文件格式標準化,有利於他們自動化工作流程。當員工能高效工作,便能騰出時間休假,或專注於其他提升業績的工作。
施政源
1985 年生,畢業於中央大學資訊管理學系,27歲創立寓意科技(fable),現任寓意科技執行長。