「啊，星期一早上又要開會，真麻煩。」「估計沒有什麼結論，反正時間到了就會結束，就坐著放空忍耐一下吧。」 當行事曆跳出會議通知，你是不是常常這麼想？

這種這種「為開而開」的會議，逐漸成為偷走上班族時間與工作熱情的「時間績效小偷」，而工作者
參加會議的唯一任務彷彿只剩下「坐在椅子上等結束」，沒有產出也沒有結論的會議，成了純粹浪費時間的折磨。

更令人心累的是，為了一場會議，員工往往被捲入無止盡的準備地獄。忙著做簡報資料、開事前會議、到處私下打通關係；好不容易熬到會議結束，又要馬上開始為下一場會議做準備。

日本效率顧問越川慎司輔導多家企業後發現，許多會議唯一剩下的目的只是「有如實開會」這件事，會議上溝通的內容，多半是信件就能說完的聯絡事項，剩下時間拿來閒聊打發。企業目標管理顧問橫山信弘則指出，業績愈差的公司，會議往往開得愈多，重視時間效益的年輕員工，最容易被這類會議磨掉工作熱情。

當開會本身變成目的，64% 的會議連議程都沒有

越川觀察指出，像「每周一早上 10 點固定開會」這類例行公事，重點往往不再是討論內容，而是要員工準時出席、坐滿全程。

這類會議若有實質議題，大家的參與意願自然不同；但實際上，許多員工唯一的任務只剩「坐在椅子上」，這種會議一周甚至天天上演，是純粹的浪費時間。

會議要有意義，時間、參加者（包含角色）與議程 3 項要素必須在事前定案。其中最常被忽略的正是議程，也就是「這場會議的具體目標」。沒有議程的會議，就像不知道山頂在哪裡的登山行程，參加者根本不曉得該往哪裡走。調查顯示，高達 64% 的企業內部會議，竟是在完全沒有分享議程的情況下就直接召開的。

主管的「立威會議」：用開會展現權力

既然多數內容用一封信件就能交代，為什麼還非開不可？越川指出，這類形式化的會議，其實是主管自我滿足的絕佳場合。藉由把成員叫來開會、當面耳提面命，主管得以順勢展現自己的權力與階級優勢，這在職場上被稱為 「展現優越感的會議」 。

若一場會議只是為了滿足主管的虛榮心而存在，毫無價值可言，理想狀態應該直接取消。既然一般員工無法直接喊停，至少可以試著把「沒有意義的會議」逐步改造成「有意義的會議」。

3 種最愛偷走部下時間的無效會議

業績愈差的公司，往往會議開得愈多。橫山從年輕員工的角度，整理出最容易澆熄工作動力的 3 種無效會議：

只有報告的會議

主管輪流問「現在進度如何」，聽完報告後只用「最後這段時間別鬆懈」草草收尾。主持這種會議的人等於是管理上的素人。與會者只想著輪到自己時該說什麼，沒有人真正在聽別人報告，也沒有討論或提問。

橫山建議，把會議目的從「報告」改成「討論」：報告內容應該提前用信件或即時通訊分享完畢，會議時間則聚焦在根據報告展開討論、做出決定。同樣是「本月業績未達標」，只做報告的會議講完就結束，討論型會議則會追問「為什麼沒達標」「下個月怎麼辦」「誰該做什麼」。

目的不明的會議

若問與會者「今天為何參加」，常得到「叫我來就來」或「每周一都開所以來報到」的答案。許多人根本搞不清楚會議目的，只是盲目赴約。

召集會議時，必須明確寫出目的，如「決定新商品促銷策略」等，並在開場時確認所有與會者都已經理解。

沒有決定下一步就結束的會議

橫山把會議比喻成連續劇，開頭該回顧上集，結尾該有下集預告。真正重要的不是會議當下講了什麼，而是會議與會議之間，有沒有人真的去執行。這類會議往往用一句含糊的「那就這樣」草草結束，誰該做什麼、什麼時候完成都沒有定案，結果下次開會又在討論同一個問題。

橫山認為，會議結束前務必確認「誰、做什麼、何時完成」，記錄成一份「承諾清單」並分享給所有人，下次會議開頭就先檢查上次的進度。

過度顧慮讓會議疊床架屋，員工要做的會前資料愈來愈厚

除了主管的心態，越川也點出「過度顧慮」是讓會議暴增的原因之一。如果員工想在公司內部推動提案，很少能直接向高層簡報，往往得經過好幾層會議。

員工因為擔心跳過流程會被上司罵，產生了「該先取得其他部門同意」、「資料應該做得漂亮一點」等過度思考，導致「為會議而開的會議」層層疊加。亞馬遜（Amazon）執行長安迪．賈西（Andy Jassy）在 2025 年初也曾公開表示，想限制這種 「為了決策的會前會，所召開的會前會」。

會議變多，資料負擔也跟著水漲船高。調查指出，為了一場一小時的經營會議，第一線員工平均得花 73 小時準備，其中 65 小時在做資料；而正式端上桌的資料，有 4 成根本沒被翻閱過。其實多數高層並不覺得「資料漂亮才值得看重」，反而更青睞簡潔扼要的一頁紙。若想省下工夫，也可提案將規則改為「資料以 A3 一張、字體 14 級以上」，讓員工省下不必要的工夫。

砍掉 4 成會議，生產力飆升 7 成！企業該如何找回員工的「專注時段」？

砍掉過度的會議已經是不少全球企業高層的共同行動，Instagram 負責人亞當．莫塞里（Adam Mosseri）在內部備忘錄宣布，每半年一次性取消所有例行會議，只留下「真正必要」的部分；固定的一對一會議原則上改為隔周一次，也鼓勵員工拒絕會打斷「專注時段」的會議邀約。他在備忘錄中寫道：「我們都在缺乏成效的會議上花費太多時間，拖慢了工作進度。」

類似的立場在其他企業高層身上也看得到。傑夫．貝佐斯（Jeff Bezos）偏好不拘形式的會議，Airbnb 的布萊恩．切斯基（Brian Chesky）與輝達（Nvidia）的黃仁勳（Jensen Huang）幾乎不開一對一會議；伊隆．馬斯克（Elon Musk）也主張大型會議應該廢除或縮到極短。

億萬富豪馬克．庫班（Mark Cuban）2023 年受訪時也提到：「只有在必須做出結論、或別無他法時，我才會開會，電話也一樣。」他認為，開會是拖垮上班族生產力的頭號元兇。摩根大通執行長傑米．戴蒙（Jamie Dimon）在 2024 年度股東信（2025 年 4 月發布）中直言，會議是拖慢公司腳步的例子之一，直言「想要消除」。

會議分析平台 Flowtrace 執行長佩特里．雷托寧（Petri Lehtonen）指出，大型企業的會議總時數中有 5～7 成來自例行會議，而這些會議未必有明確目的；他認為砍會議並非一時的職場文化風潮，而是「結構性修正」。

隨著 AI 摘要工具普及，企業正逐漸把會議從「預設要做的事」改為「問題發生時的最後手段」。班傑明．雷克（Benjamin Laker）追蹤 76 家企業一年發現：會議削減 4 成，生產力能提升 7 成 1；但削減比例達到 6 成時，效果就會到達極限，若進一步削減，效果反而會開始下滑。因此維持會議有效性的做法，應包含設定出席人數上限、提前 24 小時通知、附上議程並明訂所需時間。

具體的做法也不只一種，例如Shopify 在 2023 年推出追蹤會議成本的外掛程式，讓員工減少開會、實際把時間花在推進工作上；Salesforce 等企業也曾嘗試推行全公司「無會議週」，讓員工暫時卸下會議負擔、專心處理累積的工作；花旗集團則把每周五訂為「禁視訊會議日」，內部視訊會議一律暫停，僅保留客戶或法遵相關會議，讓員工週五能少盯一天螢幕。

資料來源：東洋経済オンライン 1、東洋経済オンライン 2 、Business Insider Japan、Forbes JAPAN；；本文初稿由 AI 協助整理，編輯：支琬清