減少不必要的例行會議，核心在於將會議視為「有必要性」且「有助於目標達成」的手段，而非理所當然的例行公事。若能透過郵件或簡短通話交代清楚資訊，就應果斷取消會議。[2][3]
盤點與清理無效會議
許多例行會議流於形式，只是為了安撫人心或拖延決策。建議採取以下做法：
- 定期盤點：每半年盤點一次會議，將會議數量減半。[1]
- 實驗性刪除：醫療媒合平台 Healthify 的做法是每 6 至 9 個月刪除所有例行會議，並規定兩週內不得恢復。若這段時間工作未受影響，則該會議往後便不再舉行。[4]
- 嚴格審視：決策者應思考會議是否真的必要，若目的不明確或無法達成預期效益，就不應召開。[7]
調整會議結構與紀律
若會議確實有必要，則應透過結構調整來大幅縮短時間，避免「以會養會」：
- 縮短會議時間：將會議時間減半（例如 2 小時縮為 1 小時，30 分鐘縮為 15 分鐘），時間限縮會迫使與會者加快節奏、精簡發言。[1]
- 限制會議主題：採取「一場會議、一個主題」的原則，專注力會提高，也更容易導出具體結論，避免陷入東拉西扯的惡性循環。[6]
- 集中會議時段：程式學習公司 One Month 的執行長瑪坦．格里菲（Mattan Griffel）將會議集中在每週三，其他日子則不排會，讓團隊能有完整時間進入心流狀態工作。[4]
- 設置無會議時段：攝影平台 PhotoShelter 執行長安德魯．芬格曼（Andrew Fingerman）實行「中午前不開會」，確保上午時段能專注於策略規劃，大幅提升生產力。[4]
善用工具與溝通替代方案
會議室並非解決問題的唯一選擇，應善用數位工具減少面對面溝通：
- 即時通訊取代：對於不需要正式溝通的事項，應儘量使用即時通訊軟體或 Email，這不僅能提升資訊交流速度，還能作為正式會議前的預先討論，避免會中產生過多歧見。[3][4]
- 標準化報告：將例行會議的報告內容標準化，並運用 PREP 法（先說結論、原因、具體實例、重申結論）進行要點式報告，避免流水帳式的發言，協助聽眾快速掌握成果與需求。[3][5]
透過上述策略，將會議轉化為真正能提升生產力的溝通場域，而非打斷工作的噪音。
