90 秒就說服老闆!對付忙碌的主管,你要會的「倒三角型」簡報法


第一次見到 Betty 的樣子,國際知名食品大廠的總經理,幹練、精明又漂亮的身影,站在台上為一整天的訓練課程進行開場。

過去在不同的地方教課時,我們經常會遇到高階主管的關心與參與,但是像今天的情況,跨國企業的總經理在訓練教室待上一整天,而且還是以學員的身分參與,這就真的很少見了。所以,我自己也很期待在課程中,能跟 Betty 有一些交流。

與主管簡報,重點越「早」說越好!

趁著中間下課時間,我私底下請問她:「對於同仁簡報有什麼期待或要求?」她點了點頭說:「要 to the point ! 我希望大家的簡報能快速有重點。

原來,有很多同仁的簡報經常是長篇大論,開始五分鐘後還沒談到重點。這對工作節奏快速的 Betty,造成不少困擾。

身為高階主管,有時她只是想知道事情的概況,卻無法在一到二分鐘之內得到需要的訊息,她很希望同仁可以學習快速講出重點的方法。於是在下一堂課開始,我請同仁拿著準備好的 20 分鐘簡報上台,並提出一個情境要求:

有一天你進入電梯,剛好主管也在裡面。主管知道你下個星期要進行工作簡報,因此要求你先快速報告重點讓他了解。隨著電梯往下,時間很快就過去了。現在你大約有 90 秒的時間,要把原本 20 分鐘的簡報濃縮成重點說出,這時你應該怎麼做呢?

倒三角型敘述:快速、有重點、最清楚

電梯簡報不同於一般簡報,最大的差別是必須在有限時間內,完成清楚的說明。因此要採取倒三角型的敘述,先講結論,接著重點摘要,最後才是內容說明。進行的方式大致如下:

1. 先講結論 - 10 秒

電梯簡報時間很短,可以先花十秒講一下最大的重點,也就是最後的結論。以剛才的情況為例,可以先說:「下週的工作簡報,我會說明如何透過新產品開發,達成年營收百分之二十的成長計劃。」

2. 重點摘要 - 20 秒

等到結論講完後,就可以接重點摘要,例如:「報告中,我會提到市場分析、新產品簡介、行銷規劃以及效益分析這四大重點,讓大家清楚我們的執行細節。」像這樣的重點摘要,大概只需要花二十秒,就可以讓主管清楚掌握整個簡報的輪廓。

3. 內容說明 - 60 秒

前面的結論加上重點摘要,大概會花三十秒的時間,接下來的一分鐘可以再回頭,補充說明每一個階段重點的內容,針對每一個重點進行內容概要的補充。例如:

  • 「第一階段市場分析,我們會分析目前市場整體的銷售狀況,並且說明一下消費者現有的需求,以及我們產品切入的角度…」
  • 「第二階段我們針對這次推出的新產品,做一份完整的功能及特色介紹,讓大家了解產品的銷售賣點…」
  • 「而在第三階段行銷規劃,我們會……。」

記得!不要講得太細,只要把最大的重點說出來即可。主管在聽取電梯簡報時,也不是要知道多深入的細節,只要能在最短的時間,讓主管了解事情的全貌與最大重點即可。

對於實事求是的高階主管而言,精準與有效率的談話一向是成功表達的要訣。掌握倒三角訣竅,讓你未來無預期遇見高階主管,「只會想到機會,不再感到害怕」。

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(本文整理自《千萬講師的50堂說話課》,商周出版)


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