第一次見到 Betty 的樣子，國際知名食品大廠的總經理，幹練、精明又漂亮的身影，站在台上為一整天的訓練課程進行開場。

過去在不同的地方教課時，我們經常會遇到高階主管的關心與參與，但是像今天的情況，跨國企業的總經理在訓練教室待上一整天，而且還是以學員的身分參與，這就真的很少見了。所以，我自己也很期待在課程中，能跟 Betty 有一些交流。

與主管簡報，重點越「早」說越好！

趁著中間下課時間，我私底下請問她：「對於同仁簡報有什麼期待或要求？」她點了點頭說：「要 to the point ! 我希望大家的簡報能快速有重點。」

原來，有很多同仁的簡報經常是長篇大論，開始五分鐘後還沒談到重點。這對工作節奏快速的 Betty，造成不少困擾。

身為高階主管，有時她只是想知道事情的概況，卻無法在一到二分鐘之內得到需要的訊息，她很希望同仁可以學習快速講出重點的方法。於是在下一堂課開始，我請同仁拿著準備好的 20 分鐘簡報上台，並提出一個情境要求：

有一天你進入電梯，剛好主管也在裡面。主管知道你下個星期要進行工作簡報，因此要求你先快速報告重點讓他了解。隨著電梯往下，時間很快就過去了。現在你大約有 90 秒的時間，要把原本 20 分鐘的簡報濃縮成重點說出，這時你應該怎麼做呢？

倒三角型敘述：快速、有重點、最清楚

電梯簡報不同於一般簡報，最大的差別是必須在有限時間內，完成清楚的說明。因此要採取倒三角型的敘述，先講結論，接著重點摘要，最後才是內容說明。進行的方式大致如下：

1. 先講結論 - 10 秒

電梯簡報時間很短，可以先花十秒講一下最大的重點，也就是最後的結論。以剛才的情況為例，可以先說：「下週的工作簡報，我會說明如何透過新產品開發，達成年營收百分之二十的成長計劃。」

2. 重點摘要 - 20 秒

等到結論講完後，就可以接重點摘要，例如：「報告中，我會提到市場分析、新產品簡介、行銷規劃以及效益分析這四大重點，讓大家清楚我們的執行細節。」像這樣的重點摘要，大概只需要花二十秒，就可以讓主管清楚掌握整個簡報的輪廓。

3. 內容說明 - 60 秒

前面的結論加上重點摘要，大概會花三十秒的時間，接下來的一分鐘可以再回頭，補充說明每一個階段重點的內容，針對每一個重點進行內容概要的補充。例如：

• 「第一階段市場分析，我們會分析目前市場整體的銷售狀況，並且說明一下消費者現有的需求，以及我們產品切入的角度…」
• 「第二階段我們針對這次推出的新產品，做一份完整的功能及特色介紹，讓大家了解產品的銷售賣點…」
• 「而在第三階段行銷規劃，我們會……。」

記得！不要講得太細，只要把最大的重點說出來即可。主管在聽取電梯簡報時，也不是要知道多深入的細節，只要能在最短的時間，讓主管了解事情的全貌與最大重點即可。

對於實事求是的高階主管而言，精準與有效率的談話一向是成功表達的要訣。掌握倒三角訣竅，讓你未來無預期遇見高階主管，「只會想到機會，不再感到害怕」。

延伸閱讀 /

1. 老闆很忙、請講重點，3 對策讓高層專心聽你簡報
2. 30 秒內說服主管：流傳於牛津大學的「IREP法」
3. 用「電梯演說」，讓客戶忘不了你！

（本文整理自《千萬講師的50堂說話課》，商周出版）