聽部屬給的回饋,才知道自己帶人「錯得離譜」!沒有糟糕的員工,只有差勁的上司
現在我很擅長「加油提問」,但過去我可是「掃興提問大王」。不但很不會問問題,甚至還老是用「掃興提問」打擊下屬信心,把他們逼到死角。
我在英特爾服務二十一年,待過很多部門。最慘的時候就是在日本本社升任本部長時。當時我有十位直屬下屬,帶的人不算多,但每個人都很有個性,一堆高學歷的美國留學海歸派,和有專業知識、自尊心又很高的人,大家都很有主見,而且不聽別人的想法。
我雖然是他們的上司,但他們完全不聽我的意見,想怎麼做就怎麼做,所以每天辦公室內都是雞飛狗跳的混亂場面。一開始我也閱讀《PRESIDENT》和《日經BUSINESS》等商管書刊,努力想當個好上司。為了讓下屬了解我的想法,我還會多次說明,努力實踐讚美式人材培育法。可是下屬卻一點兒也沒變,又做不出成果。所以我就決定用我自己的方法去做了。
對於教了好幾次還是不會的下屬,我就責怪他:「我教過好幾次了吧?你連這種事都不懂?」
當下屬無法達成目標時,我也會質問他:「為什麼沒達成目標?原因是什麼?」
沒錯,這些都是「掃興提問」。整個團隊因此一直處在一觸即發的緊繃氣氛中,但我卻誤以為這樣的氣氛是好的。甚至當下屬寫出不好的企畫書時,我會當著他的面把企畫書撕掉,「這種企畫書不行,根本看不懂。重寫!」現在想起來,當時我真的是很差勁的上司。
掃興提問讓業績短暫成長,但絕非長久之計
其實當時的部門業績不僅沒有下滑,反而還大幅成長。上司也稱讚我,讓我得意忘形,還以為自己做得很對。然而在三百六十度績效評估時,下屬給我的評價卻完全不是那麼一回事。
「根本不聽別人說。」
「報告時他沒有任何反應,我還以為自己是對著電視講話。」
「我不想跟他一起去南極。」
看到這些評語,我感到血色從自己的臉上一點一滴地消失。
不想一起去南極表示我是完全不值得信賴的人,是最討人厭的人。我完全沒想到下屬竟然這麼討厭我。
因為工作很順利,我不再謙虛地反省、否定自己。如果持續同樣的指導方式,一年後部門業績大概就會慘跌,然後我就會被炒魷魚了吧。因為恐怖政治最多只能適用一年左右。下屬大概會陸續辭職,最終影響業務運作。所以我深刻反省後,決定去上教練課程,試著改變和下屬溝通的方法。結果一年後,下屬對我的評價就大不相同了。
在和下屬溝通時,我最注意的是提問的方法。原本對犯錯的下屬,我會質問他:「為什麼會失敗?」當事人被我這麼一問,也覺得很委屈,「又不是我自己想失敗的……」,最終失去幹勁,影響士氣。重點不在於追究失敗的原因,而在於避免重蹈覆轍。
「如果再挑戰一次,你會怎麼做?」
我改問這個問題,下屬因此會自行思考並實行解決對策。
那個時候我其實也感觸頗深,「只不過換了一種問法,下屬竟能變得這麼自動自發」、「過去我幹嘛那麼死命地說服下屬,還生那麼大的氣啊」。這也表示過去我的指導方式,真的很缺乏生產力。
提升生產力的提問方法,乍聽之下好像很難,其實並非如此。我會介紹過去自己實踐過的內容當中,最有效的提問方法。只要大家將之修改成適合自己的版本並加以實踐,一定也可以大幅提升自己和下屬的生產力。
提問技術將大幅改變部屬的生產力
我在英特爾工作時去上了教練課程,當時的講師這麼對我說:
「成為領導人就必須演戲。板越先生,你要成為一位演員。就算不是真心認可下屬,你只要演出來就好。」
講師的話讓我恍然大悟。過去當下屬的工作表現不盡如人意時,我都直截了當地把自己真正的想法告訴他們:「這裡只要這樣做,明明就可以更好。」 我以為直接指出下屬做得不好的地方是為了他好,但下屬應該覺得自己被罵被指責了吧 ,然後一直無法達到我期待的水準。
從結論來說,人是憑感情而不是依邏輯行動。發現這一點後,我就開始貫徹扮演「上司這個角色」。
領導人的使命就是提升生產力、效率、士氣、幹勁,提問的目的也一樣。
舉例來說,當下屬抱怨工作太多做不完時……「哪有太多,明明就是你拖拖拉拉才做不完吧?我的工作量是你的兩倍耶!」就算我心裡這麼想,我也會忍住不說,反而會問他:「為什麼做不完呢?」我一開始也覺得問這個問題沒有用,下屬應該只會找一堆藉口,不會有任何改變。事實上下屬也這麼回答了:「為什麼?因為工作太多了。」
所以我又接著問他:「如果要如期完成工作,該怎麼做才好呢?」下屬就開始思考了。
「A公司的提案書如果可以延到下週再交,或許就趕得出來了……」
「延到下週也行。只要來得及在下週開會前提出就好。」
「好的。這樣我會輕鬆很多。」
「其他的工作來得及嗎?」
「來得及。」
這樣溝通後,下屬那一週就如期完成工作了。
過去的溝通方式都是「那件工作呢?」→「還沒做好。」→「為什麼還沒做好!」溝通過程常常火花四濺。改成這種提問溝通方式後,我和下屬之間的人際關係慢慢獲得改善,工作氣氛也變好了。我就是在此時親身體會到「加油提問×教練」的效果。
反覆問「為什麼」「如何」,可以找出妨礙工作生產力的真正原因。我把這種方式命名為「深挖原因法」。
以這位下屬為例,真正的原因不是工作量太大,而是他做事的方法有問題。他無法正確判斷事情的輕重緩急。對於這樣的人,就算直接指出他的盲點,「其實不是時間不夠,是不是你不太會分輕重緩急?」也只會引來他的反彈,不會有任何改變吧。因為這是「掃興提問」。
與其給答案,不如讓他自己去思考答案,讓他服氣後他才會付諸行動。「加油提問」讓我發現到這一點。
而且人一旦決定要去做什麼事,就會一以貫之想做到最後。這種特性在心理學和行銷學領域,就稱為「得寸進尺法」(Foot-in-the-door technique)。因為是自己決定只要延後交 A 公司提案書,其他工作就來得及,所以一定會想辦法在期限內完成。與其上司管東管西,這是更能讓下屬動起來的方法。
而且如果我指示下屬如何做,我就會對下屬有所期待。當結果不如預期時,我的失望會讓怒氣倍增。不指示,事情也往好的方向發展了,所以自己也不會累積壓力。而且生氣的時間變少,結果也順帶提升了自己的工作生產力,這是始料未及的效果。
(本文出自《關鍵提問》,商周出版。)