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主管比部屬「無能」,反而能帶好團隊?馴獸師給我的啟發

2021-06-28 篠原信
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業績良好而順利晉升的人,常會因為當主管要比當下屬時更努力的想法,而繃緊神經。因為這種想法而努力過頭,反而可能讓下屬愈來愈不想工作。其實改變想法,放輕鬆一點比較好。

主管別和部屬爭「做事能力」

這是因為主管和下屬的工作方法截然不同。晉升主管的人必須發覺應該努力的地方不同了。當自己還是別人的下屬時,對主管展現自己的想法和業績,如「我連這種事都想到了哦」,可以獲得主管的寵愛。有點臭屁但對工作有熱情的年輕人,對主管來說是可貴的存在。所以身為下屬的自己,就學到展現「我會做事」可以成功的體驗。

延伸閱讀:主管會做事,更要懂做人!同樣一句話,這樣說部屬更願意聽

可是身為主管,原則上不需要向下屬展現「我會做事」。我們看到榜樣,一般會有兩種反應:一種是期待「我希望能和榜樣做得一樣好」而努力;另一種則是「哇!這個榜樣真的太棒了,棒到我覺得自己根本做不到……」而直接放棄。

把自己當成球員的優秀主管,對下屬展現「我會做事」,大多會得到第二種反應。主管的工作是讓下屬工作,可是主管卻和下屬競爭誰的能力好,甚至因此影響下屬士氣,這有什麼用呢?

馴獸師的比喻:老師不一定比學生優秀

主管的工作有一部分和下屬的工作完全不同。雖然主管需具備教育下屬工作的能力,但卻不需要經常比下屬更「會做事」。大家可以想想獅子和大象的馴獸師。人類沒有獅子那麼銳利的爪牙,也不像大象體型大又孔武有力,但人類卻能驅使獅子跳火圈,教大象表演才藝。雖然馴獸師必須教動物在這裡要表演這項才藝,但卻不需要像獅子一樣親自跳火圈,也不用像大象一樣用長鼻子表演才藝。不少人覺得技術比別人好才有資格教人,其實老師不一定要比學生優秀。

馴獸師除了教才藝外,也要餵食動物、處理動物的排泄物。換個角度來看,還真不知誰才是主人。而獅子和大象只要在需要的時候表演才藝,就已經完成牠份內的工作。

主管的任務:發現部屬潛力,打造可發揮的環境

主管的工作是儘可能地發現下屬潛力,並助其在工作上大展長才。所以主管要把雜事處理掉,準備一個下屬容易發揮的環境。主管的工作可說就是一個打雜的人,目的是為了讓下屬好做事。

延伸閱讀:做人 vs. 做事,哪個比較重要?菜鳥、中階、高階要在乎的不一樣

老師不一定要比學生優秀,換個角度來說,意思就是主管不及下屬優秀也無妨。俗話說得好,「偉大的選手不一定能當偉大的教練」,要成為偉大的教練,需具備的能力不同於偉大的選手。當然偉大的選手當上教練後,應該可以用自己過去的實績讓選手們服氣。然而要改善選手們的表現,就必須有教練應有的其他能力。

主管也一樣,必須具備不同於員工的能力。

那就是提升下屬表現的能力。要讓下屬大展長才,就必須讓他充滿幹勁。總而言之,主管的工作可說就是激發下屬的幹勁。

(本文出自《給主管的教科書》,商周出版。)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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