圖解｜想做的事太多，工作、生活一團亂？用一張 A4 紙整理想法、展開行動！|經理人

這個方法是身為想法整理顧問的我所開發出來的工具，是只需要一張紙，就可以進行的新穎想法整理技巧。紙的正面整理工作與生活平衡的想法，背面則寫出 7 個步驟的行動計畫，是將想法（正面）連結到行動（背面）的想法整理技巧。現在就來一起進行吧！

第 1 階段：準備

準備一張 A4 紙與一支筆，這是為了將眼睛看不到、馬上會消失的想法「視覺化」。

「生活與工作平衡想法整理技巧」是矩陣法，也就是活用表格整理想法的技法。將 A4 紙對折 5 次，就能做出 4×8，也就是 32 格的表格。

將腦中的想法羅列在表格中，左邊的 16 格寫下工作相關的想法，右邊的 16 格寫下生活相關的想法。目標是要多寫一點，但也不一定要填滿。

現在開始「分類」這些羅列出來的想法，如何歸類才好呢？這沒有正確答案，不過許多人會區分為「必須做的事」、「想做的事」、「苦惱」、「點子」4 類。

這裡要稍微按下暫停鍵！苦惱跟點子要如何區分呢？所謂苦惱是必須在 A、B、C 中擇一，點子則是為了讓某件事往好的方向發展，而必須具體化的想法。

將想做的事情以○、必須做的事情以□、苦惱以△、點子以☆的方式標示在文字上，那麼就能夠一眼確認你腦中的想法。如果有很多△表示有許多苦惱、有很多☆表示有許多點子，透過這一分類過程，也可分析腦中的想法。

在分類想法的過程中，將「不能做的事情」或「不需要的想法」，以大叉叉表示刪除。這一階段是想法整理重要的過程，當刪除不必要的想法之後，就能相對更集中於理解重要的事情是什麼。

我們所擁有的時間、人力、資本等資源有限，在有限的資源中放下不必要的想法，才能集中在必須做的事情與想要做的事情上。若一開始難以決定要捨棄什麼，可以捨棄目前對自己而言不重要、與自己的目標有價值衝突、不符合自己基準的想法。

最後一階段就是「排序」，將不必要的想法都刪除後，表格內就只剩下想做的事情、可以做的事情、必須做的事情。現在要為這些排序，依據重要順序給予編號 1、2、3⋯⋯。給予編號就會讓你一眼可以確認什麼對你來說最重要，並決定需要專注做的事情，在資源有限的情況下，決定該投資什麼、投資多少、該從什麼事情開始執行。

完成編號之後，現在要寫下為何想做這些事情的「原因」、誰要「負責」，以及開始與結束的「時間」。可參考下方範例，在中間寫下想法的關鍵字、上方寫原因、下方寫負責人與時間。

這裡會將表格三等分，我會在這一小小的三層表格中放入我的想法整理哲學。最上層是大腦，也就是思考，理性思考過後，寫下為什麼要做這件事情；中間層是心，也就意味著野心，寫下我內心想做的事情；下層是腳，也就是行動之意。

當寫下負責人與所需時間，馬上可以考慮何時執行，並導引到行動，若沒有決定負責人與所需時間，就容易不了了之。人們需要在預定時間內完成工作，而為了讓工作順利進行，就必須明確寫下由誰、何時開始做。

現在我們就從上層的「原因」開始談起，你為什麼要做這件事情？是因為想賺錢嗎？還是因為有趣、好玩？或是為了要更幸福？不論是什麼都可以，只要明確知道為什麼想做，以及想做的理由，就能知道如何具體化執行的方法，並賦予動機。

下層的所需時間要具體寫出會耗費多久，何時開始、何時結束。例如可以寫下「從 1 月到 2 月」這類的短期時間；若是需要長期持續的話，就寫下「從 2022 年起持續」即可。

這裡要稍微按下暫停鍵！在第 5 階段打上大叉叉的那些想法，試著想一下捨棄的原因，是因為賺不到錢？跟自己的價值觀不符合？沒有實現可能？不論原因是什麼都沒關係，只要想想其原因並寫下來，你就能夠明確知道必須做的原因與不必做的原因，知道了原因，就能控制自己的行為，對於必須做的事情也會產生更大的決心。

當原因都填寫完畢後翻到背面，背面也是 4×8、32 格的表格，請在這裡寫下正面所寫目前必須完成或想要完成的事情如何執行的步驟計畫。

這個階段很重要，為什麼呢？因為若想要讓自己不斷想著必須做的事與想做的事，並且付諸執行的話，就必須先建立如何行動與具體的步驟進程，不能單純停留在「想做那個」，而是要去計畫事情進行的步驟，思索該如何做出行動。

（本文出自《改變你人生的想法整理術》，遠流出版）