「為什麼妳提就可以，我提就不行？」
「為什麼你們溝通就那麼順？我講老半天都沒用？他們像聽不懂人話一樣？」
「我要約妳一起，因為妳 5 分鐘可以搞定的事情，我講很久都沒用。」
其實溝通的關鍵能力不在溝通技巧、口才這些事情上，而在其他更重要的關鍵：必須得到對方的信任，讓雙方在彼此合作後能快速看到成果！
以下是我在一個內部協作專案的溝通實務經驗和建議，如果你也有溝通不順暢的問題，可以從這些地方先建立信任。
1. 說再多都沒用，有問題，先做了再說
我很不喜歡花時間開會，覺得那很浪費時間，通常我會在前一天、前一晚拿數據、資料，自己看完，心裡有幾個疑問、線索、可行的方案都事先自己想過之後，隔天開會討論比較能直接切入主題，討論對策並決定執行方案與分工。
「目前看起來營收數字差了一點，毛利差比較多，你有什麼想法或可行方案嗎？」某一次會議開頭，我問了對方。
「我們團隊有整理了數字，因為有這幾個活動即將展開，妳看一下，應該是可以做到，但毛利方面可能差很多。」對方很有效率的回答，看起來事前也花了很多時間準備。
此時我會相信對方的判斷，並且聚焦在毛利討論上，絕對不會去問對方：你確定數字真的可以如你說的做到？真的就只差毛利？你是怎麼算的？算一次我看看？
因為雙方的溝通與合作關係要建立在信任上，這是需要很長期的默契培養，但可能一句質疑就可以全毀，那麼這次的協作即便成功，也還是不會對彼此未來的信任與溝通加分，管理幅度愈大、協作單位愈多的任務角色，若有愈多合作單位跟我們有默契，事情的進展就可以愈順暢，事半功倍才會在未來發生。
在這個會議上，我直接提出十分具體且立即可行的方案：
「那很好！業績沒問題的話，看來問題少了一大半（展現信任對方的判斷）。那毛利部分，我有幾個想法，你聽看看覺得如何？（尊重對方也有表達反對意見的權利）
第一，我們找業績最高的3家供應商商談短期的行銷資源挹注，同時請他們把給我們的成本優化，這樣有行銷資源可以用，同時又有毛利空間？這塊可以試算一下如果優化xxx元，預估訂單可以增加多少毛利？如果行銷資源增加曝光，會有多少訂單？ 再來就是我這邊可以去找XXX合作行銷案，剛好對方有一個案子，我們去提看看，這些錢也可以回補你的毛利，這兩個部分加起來應該就超過了，我們可以先做這幾件事就好。」
簡單明瞭又具有可行性，聽起來很有邏輯的建議，會讓對方覺得你簡直是神隊友，天使來著，而且執行方案少又聚焦，也不會跟他討論很久、或是執行任務的列表跟山一樣高，對方根本做不完。再者，這個合作案的建議是我也要付出一部分，對方也有付出，是一起完成的，代表我不是來跟你下指導棋的，我是來一起幫忙的，對方也會覺得心裡比較舒服。
2. 密集追蹤成效
為了確保這次的溝通有效果，要立即安排一周後看雙方的進度與成效，最好是一周後馬上能看到今天的討論結果與方案是否真實可行，也看到毛利有提升，如此一來彼此就真的會成為好戰友，當一起努力過，有好成果的經驗愈來愈多了，溝通也會愈來愈順，未來甚至你都不用提類似的建議，對方就知道你應該會想怎麼做了。
3. 減少開會
當進度已經步上正軌，我會取消例行檢討進度的會議，因為例行要開的會很多、要管理的項目很多，我就會減少已經在軌道上的任務的追蹤頻次，把時間花在有狀況的其他任務上。
「看來已經上軌道，這季應該沒問題了，我們的周會取消，下一季再看情況，如果又跟不上，我們再恢復周會吧？」我提出建議。
此時就看對方的想法，有時候對方還是希望可以一個月或是雙周再開一次會議檢查進度，可能比較安心，或是可以問我其他問題，那我會答應，然後把會議時間縮短，因為有效率的開會是一種習慣，必須建立起來，未來大家的溝通才會持續有效率，習慣於聊天或是沒有效率的會議不只浪費彼此時間，也會讓這樣的習慣影響更多身邊的人，我會盡可能避免。
回到文章一開頭的問題，好好執行以上 3 件事，溝通的問題就不再困擾你。
