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重要會議快遲到了,該先跟主管說一聲嗎?最聰明的聯絡方法是⋯⋯

2023-05-09 橫山信治

守時是社會人士的基本要求,但難免會有不得已遲到的狀況。此時,你的應對方式會影響主管對你的評價。這個問題的關鍵在於,你要如何回應對方的預期。

Q:因為列車延誤,你會晚 3 到 5 分鐘進會議室。這時候你該怎麼做?

①告知上司,你會遲到 5 分鐘。
②告知上司,你會遲到 10 分鐘。
③努力想辦法趕往公司,不願浪費時間聯絡。
④告知上司,你會遲到一會兒。

延伸閱讀:無關社恐,就是想用訊息代替面對面或講電話!8、9 年級生的溝通習慣,你接受嗎?

選擇①【告知上司,你會遲到 5 分鐘】(-2 分)

大部分的人應該都是選這個選項。當你預期自己會遲到 5 分鐘,老實說出會遲到的時間,本身並無不妥。不過,實際情況和對方的預期一致(對方預期你遲到 5 分鐘,而你真的遲到 5 分鐘),你在主管眼中就只是一個「遲到 5 分鐘的人」。不過當你遲到越久,評價就越低,這個選項不是最好的應對方式。

選擇②【告知上司,你會遲到 10 分鐘】(+1 分)

這個選項才是本題的最佳解答。各位可能很疑惑,都已經讓對方乾等了,說自己會更晚到豈不更糟糕?別忘了,要把對方的預期心理也一併考量進去。選這個答案,可以改變對方的印象分數。

事先告知你會遲到 10 分鐘,然後你早個 5 分鐘到場,對方就會覺得你早到,還會認為你很重視彼此的約定。

與其老實告知可能遲到的時間,不如先說自己會晚點到,接著早點到場。以結果論來說,這樣能帶給對方好印象。當然,能不遲到就不要遲到,但記住這個技巧,對你大有助益。

選擇③【努力想辦法趕往公司,不願浪費時間聯絡】(-2 分)

在商場上,知會與聯絡是非常重要的工作原則。因此,乍看這是一個糟糕的選項。如果你平常從不遲到,只遲到 5 分鐘還無傷大雅,沒聯絡也不會降低個人評價。

只要你不是遲到慣犯,選③或①分數都是一樣的。不過,若是遲到 15 分鐘以上,最好事先聯絡,緩解對方的不安。

選擇④【告知上司,你會遲到一會兒】(-3 分)

④是最差的選項。無法預估自己會遲到多久,那還不如別聯絡。對方根本無從得知你會遲到 5 分鐘還是 20 分鐘,如要聯絡,就不要用這種抽象的說法。這個選項比③還糟糕。

遲到等於是浪費對方寶貴的時間,同時打破彼此的約定,所以就算別人給你低評價也怨不得人。然而,久久遲到一次,而且沒有遲到太久的話,不會影響到你的評價。

大家看的是連續性的表現,不會只憑單一行為去評價,過往的言行和平日的舉動才是判斷依據。

把遲到時間講少一點,那還不如不聯絡

所以,平日守時的人久久遲到一次,評價不會下降太多。對方只會認為你是碰到不可抗力的因素,或是最近太忙碌。

倘若你是這類型的人,那就不要浪費時間聯絡,直接趕往現場比較好(選項③)。問題是,假設你沒有準時到場,肯定會讓對方擔心。因此,事先通知自己會晚點到,然後盡量提早抵達,你就能滿足對方的預期心理,這就是我推崇②的最主要理由。

另外,大多數人在報備自己的遲到時間時,說法都比較含蓄。例如,當你可能遲到 3 分鐘到 5 分鐘,你會告訴對方,自己會遲到 3 分鐘左右。

延伸閱讀:準備好幾天的報告,卻還是被主管問倒?會議上的問答攻防,其實有辦法練習!

遲到的人都有樂觀的預期心理。比方說,他們會祈禱自己一路順暢,這樣就可以提早抵達。但我不建議各位用這種聯絡方式。就算你真的只遲到 3 分鐘,在對方心中你依舊是個遲到的人。不幸遲到的時間拖得更晚,你等於背叛了對方的期待。所以這種說法空有風險,沒有好處。

職場神應對:先告知對方你會晚點到,並提早到場。

順帶一提,某位大牌歌手是業界知名的遲到慣犯。他最厲害的地方在於,如果他可能遲到半小時,他會乾脆遲到兩小時。遲到半小時會被工作人員罵,但遲到兩個小時,工作人員反而會感謝他肯來。

當然,一般上班族用這種手法一定會丟飯碗,請各位不要模仿。請嚴守不遲到的基本原則。

(本文出自《職場好感學:讓老闆喜歡、主管器重、同事信任的 28 個關鍵》,三采文化)

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