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利用平日偷學,和同事拉開差距!加速完成工作、每天省出時間進修的 3 個建議

2023-05-03 古市幸雄
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編按:作者古市幸雄曾任讀賣新聞攝影記者,透過在職進修考取留學資格,從紐約州立大學取得碩士學位後,回國在短短 3 年內創立翻譯及英語教育等事業。作者分享的「每日 30 分鐘」學習法造福了許多不擅長讀書的在職進修人士,他個人也透過這套學習法取得以下技能與證照:MBA(經營學碩士)/TOEIC 980 分/英語會話達商用英語等級/國中、高中的英語教師資格/MCSE(微軟認可系統工程師)/MCDBA(微軟認可資料庫管理師)/MCSD for Microsoft(微軟認可問題解決開發者)/Sun Microsystems 認可 Java 程式設計師等。

假如你跟同事的行為模式一模一樣,5 年後、10 年後,就會跟這些同事落在同一個位置。如你所知,公司內部的評價不是絕對評價,而是相對評價。說得白話一點,是在看你是否比其他同事優秀。你若是換了一家公司,看的仍是你是否比這家公司的同事優秀。你總不會認為「我都跟同事做一樣的事,5 年後、10 年後就會比他們優秀」吧?

話雖如此,在公司裡與同事和主管打好關係也很重要,如果表現得不太合群,會有打壞人際關係的風險。因此,在公司內部騰出時間用功時,請仔細拿捏程度。

1. 工作速度變快的秘訣

教你一個工作加速的祕訣,就是先決定要花多少時間處理工作,告訴自己「我要在一小時內完成這份工作」。

普通上班族沒有這樣的工作習慣,我因為先進了報社的關係,不知不覺練就了短時間內完成工作的技能。早報和晚報都有固定的截稿時間,拜此所賜,30 分鐘後要截稿的東西我就會在 30 分鐘內做完,10 分鐘後要截稿的東西我就會在 10 分鐘內做完,快速完成工作的習慣就是這樣來的。

延伸閱讀:善用 15 分鐘小會議、面談前先檢查對方行事曆!Jins 執董邱明琪的時間管理術

要使工作速度加快,就要提醒自己每天增加一點速度,用這種方式做訓練。表面上,你和大家使用了相同的時間;實際上,你比其他人更快把工作做完,用多出來的時間充實自我。用不到幾年,你和同事的距離就會拉開。

2. 每天在家或公司外擠出半小時讀書的方法

許多人應該都有這個困擾:「在家裡的時間孩子太吵,無法專心念書。」如果是這樣,就利用公司的加班時間念點書,或者每天提早半小時至一小時去公司偷念。這麼做的好處是有桌椅和電腦可用,缺點是可能被同事和主管冷嘲熱諷。

如果你實在不想利用公司的加班時間念書,我推薦去咖啡廳讀。只要投資一杯 300 圓的咖啡錢,就有桌子、椅子和電燈可用,搭配耳塞一起用,就能專心讀個半小時至一小時。

你也許會說:「每天花 300 圓喝咖啡,一個月就花了 6000 圓,太貴了吧。」問題是,一般上班族實在很難擁有自己的書房,就算真的弄出一間書房,孩子照樣會吵得你沒辦法念書,那麼有書房跟沒書房其實是一樣的。

請這樣想,你在咖啡廳花的飲料錢,是確保時間和場地的租金。告訴自己:「每個月只要花 5000 圓左右,就能在自家以外的地方擁有移動書房。」如此一來,就能在自家和公司以外的地方找出讀書時間。

不管你要採用早起、加班還是移動書房的方案,每天只讀 30 分鐘也沒關係,重點在於持之以恆。我再重述一次,重點是把它當作習慣,每天都要做一點,不要停。

只要每天能讀 30 分鐘,一週 5 天,持續一年 52 週,一年就會多讀 130 小時;若是每天能讀到一小時,一年就是 260 小時。一年讀 130 小時,相當於一天讀 8 小時連續超過 16 天;一年讀 260 小時,就是連續超過一個月。但事實上,你只是每天讀了半小時至一小時。好好調整一下,在上班期間擠出半小時至一小時讀書應該不是難事。

3. 妥善利用通勤時間的絕招

利用通勤時間看書的人應該滿多的,在此傳授幾個利用通勤時間讀書的訣竅。

首先,新聞快速看重點就好。意思是說,不要花 3、40 分鐘慢慢看新聞。如果你待的產業有自己的新聞報刊(例如建築新聞或財經新聞等),請直接看這些就好,裡面會有比較詳細的業界資訊。

其次,留意一下,你上下班的地點,有辦法移動一、兩站就抵達起點站嗎?如果可以,即使要多花 10 分鐘,也請繞去起點站搭車,如此一來就能坐著通勤,舒服地看書。

我家附近的車站早上每隔 10 分鐘就會發車,我只要在月台等 15 分鐘,上車一定有位子可坐。還有以前,我需要從地鐵東西線的大手町站搭車回家,但只要往相反方向搭一站,在竹橋站上車,當車子回到大手町站時,幾乎所有乘客都會下車,我有九成機率能坐著回家。購買月票時,可多抓一點錢,這樣就有多移動一站的彈性空間。

還有,搭車時最重要的不是專心用功,而是思考如何提升今明兩天的總學習效能。舉例來說,如果你下班搭車時感到有點疲倦,不妨先睡一下,回家後再讀,知識才能有效吸收。相反地,假如你覺得腦袋很清楚,那就好好把握時間在車上看書,當天晚上提早 30 分鐘上床睡覺。

只要能比平時多睡 30 分鐘,隔天狀況就會好。如果回家後非常疲倦,就提早一小時上床睡覺,隔天提早一小時起床讀書吧。

也就是說,要做的不是逼迫自己讀書,保持最佳體能才能有效吸收知識

剛開始練習讀書時,我們難免容易把有沒有讀進去擺一邊,過度在意儀式感,所以即使效率已經很差了,仍勉強自己一定要讀。因為讀書不會立刻看見效果,總覺得不實際翻開書,就沒有「得到知識」的真實感,這些感覺很正常。

延伸閱讀:你懂得把他人「禁音」嗎?成功者 20 個好習慣,有感提升生產力、專注度

如果無法坐著通勤,就認命地站著讀商業書或參考書吧。多多善用每天的通勤時間,每個月最少能讀 4 本書。如果通勤單程是 45 分鐘,每個月就讀了 33 個小時(90 分鐘 × 22 天),一年多出約 400 小時的讀書時間!

你是否在車廂內看過一些人既不讀書,也不戴耳機用功,只是坐著發呆呢?最近還有許多上班族低頭在玩手機遊戲。請盡量減少這些毫無產能的行為,充實你的讀書時間。請告訴自己「5 分鐘也不能浪費!」,如此一來,一年就會多出許多讀書的空檔。

(本文出自《每日只要 30 分鐘》,商周出版)

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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