說得很認真，對方卻越聽眼神越渙散？很多人以為，「好好說明」就是要講很多；其實，最強說明法是：不要擔心講太少，長話、重要的話更要短短說。

X：今天我去了趟現場，時間上有點趕，所以我叫了計程車。現場工作氣氛融洽，但A負責人看起來心情不好，於是我向他確認進度⋯⋯。

原因：沒有考慮到資訊的輕重程度，而且遲遲沒有進入主題。

O：今天我去了趟現場，A 負責人找我商量預估工期，以現況來看，最少要延兩週左右。

原因：先傳達最重要的情報，並用 1 分鐘的時間簡單報告。

職場上長話短說就對了！把說話內容控制在 1 分鐘內

被別人覺得講話沒重點的其中一個原因，在於內容太多，講太久。

要花多少時間才適當，取決於對象及內容。假如是跟交情不錯的朋友，或是男女朋友之間的閒聊，那從討論重要大事，到彼此都知道的小事，想到什麼就講什麼，要說多久都沒問題，但職場上不允許這種狀況。

有時工作多到堆積如山，必須快速下判斷時，聽到有人把報告內容從一說到十，完全沒有在管你有沒有空，當然會不自覺惱火：「講快一點！」即使沒有真的說出口，心裡也會碎碎念：「這人廢話真多，可以快點說完嗎？」長話短說，是職場上堅不可摧的原則。

具體要多短？大部分情況下，控制在 1 分鐘內即可。可是，怎樣才能在 1 分鐘內表達完呢？

說話前，先思考有多少事應該優先告訴對方

說話總是得花上不少時間的人，是因為他們想把知道的內容全部告訴對方。會這麼做可能是因為不知道、不想去思考哪些部分最重要，或是以為必須完整傳達所知的內容。

必須捨棄把知道的內容全部告訴對方的想法。雖然只挑重點講，對方有可能會要求「再講得詳細一點」，或是「把你知道的全告訴我」，但假如對方沒有提，就沒有必要太過執著告知全部內容。

那麼，十成的內容當中，有幾成應該優先向對方說明？假如對象是直屬主管，要提到的比重可能會比想像中要來得低。為什麼？因為平常雙方就已經共享大部分情報，要傳達的部分就只有新發生的狀況，以及自己知道，主管卻不知道的事。依狀況不同，大約抓十成之中的一、兩成即可。

以開頭的報告為例，搭計程車前往現場，以及工作氣氛之類的資訊，主管雖然不知情，但都沒有必要提。

不需要擔心自己講得太少，對方會主動提問。

你看了可能會擔憂：「只能說 1 分鐘，真的不會太短嗎？」、「直接跳過前情提要也沒問題嗎？」假如對方覺得不夠，就會主動提問。換言之，你會發現對方提問的地方，就是他最在意的點，所以只須針對此部分描述細節，耗時自然少。

（本文出自《最少話的最強說明法》，大是文化）