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職場上,常被忽略的重要人脈:打通「辦公室三寶」,人緣絕對好!

2023-08-31 郭艾珊
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大部分的上進人士,野心勃勃地進公司,大概最想取悅的就是部門主管、人資經理及大老闆吧?在這些人面前畢恭畢敬,鞠躬哈腰,用盡各式各樣敬語,不是說不對,這樣的行為是一百個政治正確,而且請你務必也要盡力。

延伸閱讀:職場上談交情、不談友情!和同事相處,哪些話能說、哪些最好別談?

但老實說,這麼操作屬於基本常識與本能,是人就會做,只要是拿薪水的員工誰不會呢?正因為如此,你不但與一般人無異,而且更現實的是,這些金字塔高層人員,天天面臨底下萬千庶民的頂禮膜拜,頭一低下去,大家的後腦杓長得都一樣,除非你很特別,如童山濯濯或頭角崢嶸,否則誰記得你是何人、何姓、有何特出之處?更別提幫你宣傳了。

辦公室第 1 寶:櫃台接待

如果以 reach(觸及率)的角度看來,櫃台每天不僅要接觸辦公室裡的每個人,還必須記得每個人的分機號碼,要幫忙收受包裹,甚或 Uber Eat,她/他也是公司對內或對外的門面。

延伸閱讀:從歷史看職場生存之道!主管身邊「這種人」,千萬別得罪

每天進公司時,大聲和櫃台說早安,下班時道聲「辛苦了」,空檔時,自己親自到櫃台收包裹或外賣並道謝,別等人家送來給你,不用多說,自然而然會流出「這個人很有禮貌」的好名聲。

我曾在某公司,活生生聽過櫃台接待人員大聲地對快遞人員說:「下次某某某再訂海鮮來公司,我才不幫忙冰進冷凍櫃,直接擺在這裡,給它發臭!」後來自己覺得不妥,才改口:「直接放到他的位子,給它發臭!」

想來,這位某某某同仁,不知為何很愛訂購需要冷藏、冷凍的生鮮送到公司,然後讓櫃台代他冰進冰箱,有時還要代為拆箱、分類,給櫃檯添了不少麻煩。

辦公室第 2 寶:清潔阿姨(或伯伯)

再來是清潔阿姨或伯伯,每天遇到她/他打掃茶水間或是幫忙清理你身邊垃圾桶時,務必要道謝,說一聲:「阿姨(叔叔)謝謝喔。」

同時,也要盡力維持自己辦公範圍周遭的整潔,垃圾桶裡也不要丟棄難以清理的雜物,如沒喝完的飲料、黏答答的果皮,寧可多走一段路,將這些東西丟到專屬垃圾桶裡,做好垃圾分類,也不要讓清潔人員在你的垃圾桶中花費不合理的時間,埋首清理。

我從清潔阿姨口中聽到過的八卦簡直令人慘不忍聞,包含前任人員的落髮狀況及衛生習慣、辦公室裡誰喝太多珍奶,早晚得糖尿病……,有一次甚至還跟我說:「你之前那位的信用卡帳單刷很兇。」我心想帳單也不用碎紙處理一下,是要阿姨幫你繳費,還是怎樣呢?

辦公室第 3 寶:待退休的資深前輩

最後,公司中即將退休的資深人員也要多關心,早晚問安,有事沒事多上前搭話聊天,「家有一老如有一寶」,這些在公司中看盡風雨的前輩,對你肯定傾囊相授,該避的坑、該躲的雷無不據實以告,你自然能逢凶化吉,行路順遂。

我就曾經受惠於這些老寶貝,巧妙地逃過調職風暴。曾經有任部門主管一直鼓勵我職位輪調到另一個部門歷練,於是我請教了坐在窗邊角落的伯伯阿姨們,他們異口同聲 5 個字:「別當肉包子」。

原來那個部門主管堪比電視劇《甄嬛傳》裡最狠的華妃,或是《還珠格格》中的容嬤嬤,以幫助成長為名,實則壓榨下屬著名(雖然自己是肉包子,但不能說人家是狗,這樣太沒禮貌了),一旦接受輪調,絕對是有去無回了。

廣結善緣,自然會有好名聲

讀到這裡,不知你有沒有發現,在職場上,其實無需太多心機算計或投機取巧,也不需要所謂的擒賊擒王,只要廣結善緣,勤勤懇懇地對待身邊的人,做個公平、善良、體貼的人,自然會有好人緣,不知不覺中,大家都會為你宣傳好名聲,成就好評是多麼簡單而不費心力!

縱使一開始是藉由這三寶在公司內根深柢固的歷史,以及無遠弗屆的雜談力與影響力,幫助你建立受歡迎的名聲,但事實上,面對這些職場上與你最無利益關係,但卻為你、為公司默默付出甚多的人,你所展現出來的態度決定了你的氣度與格局 ——

能否成為一個不「因位廢人」,有品有格的職人,這在未來成為領導者的路上,會是一項難得而珍貴的素質。

(本文出自《45 招贏得職場躺平權》,時報出版)

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

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