書寫與閱讀，是人每天都會做的事情，即便不是文字工作者，精進寫作能力，也是一項重要的生活技能。

最簡單的例子是，當文字缺乏吸引力，可能使人錯失重要訊息。Airbnb在2020年上市之前，發了一封信給房東，邀請他們購股。信件主旨是「Airbnb的定向配股計畫」（directed share program）。結果，很多人覺得不太重要，因此沒有仔細閱讀；而把握機會的房東，有人認股後賺進1萬5000美元（約新台幣45萬元）。

進一步來看，複雜的文章，還會浪費其他人的時間。比方主管寄了一封冗長的email，每個人平均要花3分鐘閱讀，公司如果有200人，就要耗掉10小時，降低生產力。

哈佛大學公共政策教授泰德．羅傑斯（Todd Rogers）、哈佛甘迺迪學院人類研究室主任潔西卡．雷斯基─芬克（Jessica Lasky-Fink）共同撰寫新書《高效工作者必備的秒懂溝通》，綜合認知心理學、行為科學、神經科學等不同領域知識，提出精準寫作、在短時間與他人溝通的具體方式。

作者想傳遞某個訊息，卻抓不住讀者目光，其中一個原因是，人的注意力本來就有限，且很容易分散。美國心理學家喬治．米勒（George Miller）研究，即使大腦有專注系統，人一次最多只能也容納7件事情（正負加減2），注意力也會隨著多工、時間拉長而下降。

人的專注力有限，要一次打動讀者、抓住眼球

心理學家布蘭登．舒梅赫（Brandon Schmeichel）曾請2組受試者觀看一段6分鐘的影片，並在影片打上一些毫不相干的文字。第一組受試者，在專心看影片的情況下，自動忽略這些文字；第二組受試者被要求「刻意忽略」這些字，結果反而耗費更多注意力。

更重要的是，當我們開始分心、喪失注意力，就更難專心回到原本的任務上。加州大學爾灣分校資訊科學家葛洛莉雅．馬克（Gloria Mark）說，工作者被打斷一件事情後，平均要花23分鐘，才能完全回到工作岡位上。

這些背景知識，對高效寫作者非常關鍵。羅傑斯指出，讀者接收一段訊息時，會經歷「我要不要對它投入心力」、「我要不要對它有所回應或反應」這2階段，寫作者至少要得到這2個肯定，才能開始與讀者溝通，使對方掌握你想傳達的資訊。

少即是多、避免冗詞贅字，並減少對讀者的要求

羅傑斯說，高效寫作的原則是「少即是多」，也就是訊息、用字遣詞愈短愈好。他與研究團隊寄出2種版本的email給美國7002位教育委員，請對方完成線上調查。第一版有127個英文字，第二版只有49個字，結果精簡版的回覆率是4.8%，冗長版只有2.7%。

在這樣的原則下，可以延伸出的寫作技巧是，少用一點字。舉例來說，「為了……的目的」，可以省略成「為了」；「問了……的問題」，可以簡化成「問」；「詳盡說明」，精簡成「詳述」。其次，是寫作的概念要少一點。假設你寫一段100字的內容，裡面提到了5個人、6件事情，讀者會感到資訊混亂，找不到重點。

第三，要減少文章的「請求」，這也是最難做到的一點，「訊息的請求量太大，可能使讀者更不容易察覺，哪些才是關鍵資訊。」羅傑斯強調。

他指出，有一研究團隊告訴1500人，氣候變遷將帶來嚴重危害，並提供2個版本的行動建議。第一版有一張列表，給出20項建議，如隨手關燈、降低用水量等；另一個版本則僅提供簡單的建議（1項、5項、10項）。結果顯示，後者使讀者平均多採納2項行動。

降低文章的閱讀難度，要平鋪直敘、直接對話

第二原則是「易讀至上」。人們可能都有共同經驗，跟律師打交道時，明明看的是中文，卻很難看懂文字的意思。一個有趣例子是，2017年，英國有2.2萬人在不知情下，註冊免費Wi-Fi時，同意做1000小時的社區服務，因為他們沒有理解合約附帶的艱澀條款。

易讀的關鍵，並不只是減少文字量，畢竟「你也可以用生僻的文字，組成一些短句。」羅傑斯說，但生僻字無法促進理解，重點是多使用常見的詞語。有研究團隊分析X（X Corp，前身為Twitter）上的數十萬則文章，使用平凡文字的訊息，獲得轉推的比例，比艱深用字的訊息高出75%。

接著，採取平鋪直敘的句子，並使用短句，這麼做可以迅速抓住讀者注意力。

總結來說，任何需要大量注意力的事物，都很傷神，高效寫作的原則並不是強化寫作技巧，而是善用人類的行為模式，「這能使工作者精簡很多時間，辦公室的意見調查、向客戶報告、安排餐敘，都能派上用場。」羅傑斯說。