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職業倦怠教會我的管理課:如果有天成為主管,可以這樣防止員工內耗

2024-10-18 朴奎河
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我也曾遭遇過職業倦怠。即便參加很多會議而成為專家,我消耗的能量也變得越來越多。為了說服各小組,必須擁有眾多知識和情報,而且若想提出具邏輯性的主張,還要培養思考能力。越是學習、了解,我的待辦清單就越長,目標也越高。

陷入職業倦怠,讓我有機會重新檢視自己

尤其在和擁有卓越能力的主管一起工作後,我總會被他嘮叨。開會時,我擔心自己的發言或想法會和他有所不同,所以只能看人臉色。這也讓我更加鬱悶,擔心是否還能將知識和情報,積極分享給其他部門和供應商。

主管經常在會議上打斷我的話,或是按照自身想法和方法執行,我的自信和自尊心越來越受挫。最終,陷入了什麼都不想做的倦怠症狀中。我突然不想去公司,孤獨的矽谷生活漸漸變得淒涼。

延伸閱讀:工作讓你心累嗎?耶魯教授揭露,提高幸福感、降低倦怠感的祕密武器

但是,我不能就此放棄。越是如此,我越努力想找回初衷。我經常想起自己是歷經多大的艱難才來到美國,以及在這個過程中,產生了哪些想法、下定了什麼樣的決心……我告訴自己:「不能踏上回頭路,無論如何都要克服。」然後,冷靜的檢視自身。

結果我發現,這一切的根本原因是我沒有主管專業。如果解決了這個問題,我相信職業倦怠也會迎刃而解。從那一刻起,我盡全力督促自己更加積極的接受主管的工作和思考方式。 我試圖效法他制定框架和提案的邏輯,並在和其他部門開會之前,先進行事前評估,且與他分享自己的看法。

職業倦怠的可能原因:對無知的恐懼

某天,我和提供驅動顯示器所需的背光產品的供應商開會。我們一同討論正在量產過程中的下個月貨量,然而供應商提出的計畫,對比貨物量損失的原因卻不甚明確。

我藉由主管的思考框架分析問題的歸因,還以新角度詢問對方沒想到的事。不知不覺中,我變得非常井井有條,如同我主管引導會議那樣,我甚至覺得自己做得比他更好。

延伸閱讀:對工作毫無熱情、新鮮感該怎麼辦?陷入倦怠期,先替自己按下「暫停鍵」

「凱文,剛才你在會議上提出的方案非常好。」會議結束後,我終於從主管口中聽到正面回饋,先前的擔憂似乎也完全消失。

此次經驗雖然苦澀卻也成為良藥,並為我上了一課── 對無知的恐懼會導致職業倦怠,而這也成為我職業生涯的一部分。 同時,以此作為反面教材,我領悟到如果日後成為主管,為了防止員工們產生職業倦怠,得事先做些什麼。

當組員與我的看法不一致時,我會尊重意見的多樣性,並將其想法視為資產,為了讓他們可以有自信的執行專案,我決定不介入會議,而是個別指導。因為專案的主角不是主管,而是團隊中的成員。

(本文出自《從蘋果到特斯拉,我學會駕馭人生》,大是文化)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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