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沒人敢在會議發言、說實話?致主管:比起生氣,先照照鏡子、想想3件事

2024-12-06 醫學博士 艾黛拉.蘭德瑞, 瑞莎.盧伊斯
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急診室護理師特別容易受到暴力的威脅,病患的言語和身體攻擊造成了不安全的工作環境。長久以來都說「這只是工作的一部分」,這種心態只會讓情況加深情緒負擔。

有一次,一名喝醉酒的病人來到急診室,口齒不清,大聲說著他胸口疼痛。他立刻被帶到診間進行評估。心電圖技術人員和護理師進去不久之後,護理師來找我,要求我趕快過去,因為他拒絕接受護理。

當我走進房間時,他正試圖起身下床。

我:先生,我是盧伊斯醫生,請你躺回病床上,我們需要做一次心電圖檢查,安排你裝上監測器。

他:醫生,我想離開。

我:先生,你有沒有感覺到胸痛?

他:有啊。

我:那我們暫時還不能讓你離開。你喝醉了,我們需要為你的胸痛進行心電圖檢查和其他測試。

在對話的同時,護理師在他手臂套上血壓袖帶,並將脈搏血氧檢測儀夾在他的手指上。 患者用另一隻手揮舞著,試圖抓住護理師將她拉向自己,好像要擁抱她。

他(對護理師說):親愛的,妳叫什麼名字?

我:先生,請不要碰她,也不要叫她親愛的。她的名字不是親愛的,請用她要求的名字稱呼她。

病人終於配合,讓我們能繼續進行評估。在診間外,技術人員、護理師和我分享這次的經驗,我們彼此表達關懷,「妳還好吧?」「還好,妳呢?」「嗯,我也還好。」團隊真的有必要相互照應。

給主管的反思:讓同事有「心理安全感」,生產力與創意都會提高

心理安全感是個人和團隊成功的關鍵, 被定義為「一種信念,相信自己不會因為提出想法、問題、擔憂,或犯錯時而受到懲罰或羞辱,而且在團隊中感到安全,能夠勇於嘗試」。

延伸閱讀:大砍 1.2 萬人,倖存的員工作何感想?Google 大裁員後,員工籲重建「心理安全感」

在心理安全環境下工作,同仁的生產力和創新能力高出 5 倍。不良的職場文化比薪資更能準確地預測員工流動率,準確度高出十倍。 缺乏心理安全感的環境令人感到緊張、同仁會退縮、溝通不良、士氣受打擊,工作也可能會陷入停滯。

難以達成的 3 個關鍵原因:

  1. 要找出能夠為你和團隊創造心理安全感的具體改變並不容易
  2. 你認為創造心理安全感是組織的責任,而不是你個人的責任
  3. 你感受到威脅和不安,因此不敢提出能確保心理安全的要求

反思3件事、提升團隊心理安全感,產力就能有效提升

1. 描述個人對心理安全感的看法

思考一下讓你感到安心的人或地方,想想他們提供了什麼,也許是讓你覺得可以放心地表達疑慮、提出未成熟的想法或基本問題。

首先,回想你真正感到受保護的時刻,然後將這種環境與之前或目前感到不安全的環境進行比較,反思其中的差異。

2. 為自己和他人創造安全感

雖然你可能不是團隊的負責人,但還是可以培養同仁的安全感,事實上,要為團隊提供自己所渴望的那種安全感。

安全感意味著讓人在會議中感到自在,可以自由地溝通。安全感意味著支持那些感到不舒服、被忽視、感到羞辱或受到威脅的團隊同仁。

創造安全感代表直接表明:「我擔心我們剛才忽視了他們的建議,我們可以再回頭仔細聽聽嗎?」這樣會讓別人知道,你尊重每個人,希望有積極的工作環境。

延伸閱讀:為什麼你的團隊氣氛和諧,員工卻不敢提意見?提升績效,主管該排除這 4 種問題

3. 關注他人

告訴別人他們做得好的地方,要經常公開地給予讚揚,這麼做除了時間之外並不需要任何成本,又能幫助每個人感覺受到認可。請注意不要總是讚美同一個人,應該讓更多人受到鼓勵。

與團隊成員建立安全感的五種簡單方法.jpg
商業周刊_提供

(本文摘自《原子技巧》,商業周刊出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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