有句話說「安排占８成，工作占２成」，意思是「進度安排」，也就是「計畫」在工作中非常重要。這裡所說的「進度安排」指的是在開始工作之前，先規畫好工作進行的順序，而這時需要的就是行程的可視化。

舉個容易理解的例子，你在前往陌生場所時，會事先確認路線吧？這麼一來，就能在抵達目的地的路上避免迷路。

工作也一樣，開始工作之前，先花點時間確認今天要以什麼樣的步驟（路線）進行， 做好充分準備，就能以距離最短的路徑前進而避免折返，工作就可以更快結束。

大人也要製作時間表

你在出社會後，有沒有製作過時間表呢？「會議與討論的行程我都記在手帳上以免忘記，但我從來沒有做過時間表。話說回來，什麼是時間表啊？」這麼想的人應該也很多吧？

不過，只記錄會議與討論這種與他人的約定，無法有效地利用時間。時間表有兩個重要的效果，那就是「截止日期效應」和「棘手的作業也能開始進行」。

那麼，接下來就簡單說明這兩個效果吧！

截止日期效應

所謂的截止日期效應指的是，截止時間已經確定，所以能夠集中精神想辦法在這段時間內完成任務的效果。

「還有 15 分鐘就要出門了，但出門前必須完成並交出這份文件。」你是否也曾遇到過這樣的狀況呢？

這種情況下，你會比平時更加專注，即使平常需要 30 分鐘才能完成的工作，也能在 15 分鐘內完成。

製作時間表就是為每項任務設定開始和結束的時間。如此一來，就能集中精神在短時間內完成工作。

棘手的作業也能著手進行

請回想一下學生時代。國語、數學、英語、歷史…… 各式各樣的科目，我們都會均衡地學習吧？為什麼能夠做到這點呢？ 原因就是存在著時間表（課表）。

如果沒有時間表，或許就會出現「我喜歡數學，但不擅長歷史，所以只學數學」的學生吧？如此一來，喜歡的科目會不斷進步，但棘手的科目或不想學的科目則會原地踏步。

工作也是類似的道理。假設有個人喜歡使用 PowerPoint 製作簡報資料，但不擅長進行計算，這個人接到的任務也不會只有製作簡報資料，還是可能有必須計算的作業。

「不擅長的工作可以交給其他人，所以沒問題！」就算是這樣，還是會有像計算經費或交通費等，雖然棘手但無論如何都必須自己處理的事情。

然而，人們對於棘手的事情往往裹足不前，總是忍不住拖延，結果就是經費的核銷遲遲無法完成。

為了避免這種情況，應該製作時間表來鎖定自己的行動，半強迫地將自己置身於必須完成工作的狀態。如此一來，任何工作都能夠順利進行。

接下來，我們將介紹製作時間表的具體方法，以前從未製作過時間表的人，或許還無法掌握每項作業所需的時間。

此外，也可能無法回想起一些在無意識中進行的活動。舉例來說：

☉ 從早上起床到出門需要多少時間？
☉ 通勤時間大多在做什麼？
☉ 午休時需要幾分鐘吃飯？吃完飯後在做什麼？
☉ 寫會議記錄需要多少時間？

為了掌握這些重複作業所需的時間，建議將從早上起床到晚上睡覺的這段期間內的所有行動，都以「幾點到幾點，做什麼」的方式記錄下來，最少記錄 3 天，最好能記錄一周。

將今日的任務可視化

在製作時間表之前，首先請重新將今天必須完成的事項和想要做的事情寫下來進行可視化。

「明明已經有任務清單了，還要重寫一遍真麻煩‧‧‧‧‧‧」有些人或許會這麼想，但這麼做能夠以重新確認的角度回顧任務清單，從中選出今天該做的事情。

接著請在任務清單上記下所需的時間，並統計總共是多久。如果大約是 6 小時，那麼很可能不需要加班就能完成。

但如果超過 10 小時，就確定得加班了。這時就需要重新檢視任務，壓縮所需時間，以確保能在上班時間內完成任務。

如果每天的上班時間是 8 小時，就請將一天處理的任務量控制在 6 小時左右。請考慮到有工作插隊、進展不如預期等狀況，保留預備的時間。

如果寫出的任務超過 6 個小時，可以將其依照優先順序分類，例如「必做的 A 級任務」、「完成 A 級任務後再進行的B級任務」以及「有時間才做的 C 級任務」等。

這麼一來，當安排的工作提前完成時，就不需要思考「接下來該做什麼？」可以立刻處理下一項任務。

此外，請不要讓所有時間都被即將截止的工作填滿。即便是目前不緊急的工作，如果一再拖延，也會變成緊急工作。為了避免發生這種情況，務必將不緊急但重要的工作也納入行程當中。

（本文摘自《職場必修！高效可視化工作術》，今周刊出版）