討論「專案為何這麼難管」、「專案經理為什麼這麼難做」之前，我們先來了解一下什麼叫做「專案」？

很多人對「專案」有認知上的誤解，認為所謂的專案，就是非日常具有重複性質的工作或作業，但是這樣的定義，其實無法顯示出專案的特性。我個人認為「專案」就是： 在有限的時間內，透過一群人共同合作，創造出獨特的產品、服務或成果，來解決重要的問題，或者做到使命必達。

從上述定義來看，可以看到管理專案很困難的痛點。

痛點 1：有限的時間

企業以「獲利」為主，企業要賺錢，才有辦法養活員工，所以對企業而言，利潤最為重要。因此，企業成立專案，大多是要解決重要且急迫的問題，要嘛就是想辦法提高營業額，要不然就是降低成本。

由於專案通常「誕生」在公司的利潤出狀況、營業額無法成長，或者是庫存或成本降不下來的時候。請各位想一想，當老闆想用「專案」的方式來解決上述問題時，你覺得 老闆給的專案期限是長是短？他真的希望負責執行專案的專 案經理做到期滿嗎？

當然不是，「有限的時間」其實在老闆的心裡面就叫做「越快越好」！

當現有產品賣得不好，營業額開始出現危機，你覺得老闆會期待你的新產品研發專案多久能完成？當然最好是馬上就把新產品變出來，尤其現在環境變化得太厲害，客戶需求變得更頻繁的壓力下，老闆對專案成果的等待會更加地沒耐心。

所以，當老闆跟你說專案最多做六個月，而你真的搞了六個月才做出來，對老闆來說，這個專案經理雖不算「失職」，卻也談不上「稱職」，更遑論「優秀」或「高效」了。所以擔任企業的專案經理往往是一個非常高壓的工作，這也是為什麼很多人當了專案經理，做沒幾年就受不了的主因，當然也有很多人根本是想盡辦法來逃避當專案經理。

痛點 2：透過一群人共同合作

一般企業組織都是以「部門」型態運作，例如採購部門、生產部門、研發部門、業務部門等等。但公司內卻很少會有「專案部門」，那是因為專案具有臨時性，常常是突然成立的，所以專案團隊也並非一個穩定的組織。

通常，當專案成立之後，專案團隊成員會是各部門派人來支援的臨時性組織，也就是說，專案經理要管理的是來支援的各部門同仁。如果經理人連自己部門的同仁都管不好，為了做專案還要去管不熟的其他部門同仁，那可真是雪上加霜，苦不堪言。

另一方面，不同部門之間因為功能性不同，做事的思維模式與習慣也會很不一樣。 例如會計部門的同仁總想省錢，以利公司降低成本；業務部門的同仁總想花錢，以便讓公司擴大營收。光這兩個部門都來支援，專案經費該如何妥善運用的討論，可能就已經吵翻天了。

請記得，專案時程是有限的，當專案經理花太多時間處理跨部門的溝通協調問題，執行專案的時間就會縮短。何況很多大公司的專案還是跨國合作，跨國合作之間又存在著文化與環境差異的問題。比方說，專案團隊裡有外國人，光是專案會議要在早上開，還是在晚上開？就得傷腦筋協調。

此外，「共同合作」就像是夥伴關係、一起打拚的感覺。

任何一位團隊成員的工作出問題，或是不太會做時，夥伴們理應主動協助他克服難關，不會讓任何一位團隊成員孤軍奮戰；而且專案時間有限，為了不浪費時間在「卡關」上，彼此共同合作是非常必要的。

但是在實際執行時，每一個人手頭上都負責了其他的工作，經手的可能也不只有一項專案，所以就算是部門內專案，都不見得每一位同仁會相互協助了，更何況是具有跨部門性質的大型專案，彼此共同合作的難度肯定更高。

痛點 3：解決重要的問題，或使命必達

由於專案的目的往往是要解決公司「重要」且「迫切」的問題，而且通常都跟「利潤」有關。所以擔任專案經理之前，你要有所認知：專案一旦能搞定，你將成為公司的救世主；同樣地，一旦搞砸了，你也將成為公司的罪人。 這種不是進天堂、就是入地獄的結果，導致擔任專案經理需要很強的抗壓力。

此外，「使命必達」的真正含意，很可能是老闆希望你所管理的專案完成速度更快、成本降得更低、成果品質更高。這種又要馬兒好，又要馬兒不吃草的情況，就是專案經理的真實處境，這也是為什麼很多人對擔任專案經理避之唯恐不及的主因。

（本文摘自《一頁紙做兩倍事，高效專案工作法》，天下雜誌出版）