Managertoday 經理人

一張圖!Intel創辦人葛洛夫教你,如何召開有效的會議

2019-11-19 00:51:24
Managertoday
https://3.bp.blogspot.com/-MAWJoo9YL38/VbcnpvLRf9I/AAAAAAABGe8/KtOMWnJqWFY/s1280/%25E6%259C%2583%25E8%25AD%25B0_%25E8%2591%259B%25E6%25B4%259B%25E5%25A4%25AB%25E7%25B5%25A6%25E7%25B6%2593%25E7%2590%2586%25E4%25BA%25BA%25E7%259A%2584%25E7%25AC%25AC%25E4%25
在網路上搜尋有關「會議」的名言時,偶然讀到美國經濟學家約翰‧高伯瑞(John Kenneth Galbraith)的一句話:「當你什麼事都不想做的時候,開會就變得絕對必要。」這句話諷刺意味十足,擺明在

在網路上搜尋有關「會議」的名言時,偶然讀到美國經濟學家約翰‧高伯瑞(John Kenneth Galbraith)的一句話:「當你什麼事都不想做的時候,開會就變得絕對必要。」這句話諷刺意味十足,擺明在說開會的時候,你什麼事也做不了。

不過,在會議現場裡更真實的場景是,你除了不能做正事之外,其實還可以做很多別的事:放空、塗鴉、上網看Facebook、用手機找人聊天……,或者更糟糕的是,打呼。英特爾(Intel)創辦人安迪‧葛洛夫(Andy Grove)在《葛洛夫給經理人的第一課》裡,有一張有趣的圖表,以上司和部屬在會議中的主動與被動,將會議劃分成4種類型,其中被動的上司與被動的部屬合力演出的會議現場,就是「打呼」;而最理想的開會狀態──「講到重點」,則是由被動的上司與主動的部屬所構成。

圖說明

葛洛夫認為,會議的討論應該讓部屬負責,上司則在會議中擔任協調者的角色:控制會議進度、化解爭端,並且確保會議不要離題,讓部屬能多發表意見,講到重點。

碰到開到快睡著的會議,人人自然都可以理直氣壯地除之而後快。不過,無論你是主管或部屬,也無論你骨子裡多麼討厭開會,你八成都曾「主動地」發起一場會議,為的可能是了解進度、制定決策、集思廣益、尋求共識或布達命令。所以,儘管開會被貼上了許多負面標籤,但人們真正憎恨或懼怕的,並不是開會本身,而是開會的目的不明、過程冗長陳悶、結果言之無物。反過來說,如果開會講到了重點或解決了你的難題,你說不定還會感謝開了這麼一場會。

開會很像是一趟旅程,如果行前毫無規畫,美景當前又意興闌珊,便註定要空手而回。就像Uniqlo社長柳井正說過的,「如果只要兩、三個人討論個15分鐘就能解決的事,他寧可在辦公區旁的小會議桌上討論就好」──你可以決定有沒有必要開會、怎麼開會;還有,柳井正也說過,「會議上都不發言的人,可以不用進來開會」──如果你開會前沒準備、開會時又思想懶惰,那開會就會真的很無聊!


召開有效率的會議,你可以參考以下文章:

工具篇

有效溝通篇

企業篇