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頂尖業務自我鍛鍊的方法是「寫報告」!11個要點,訓練你成為談大生意的人才

2019-11-12 18:59:31
Managertoday
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業務工作傳統上被認為是適合外向的人的工作,許多外向的業務人員甚至不喜歡寫報告,認為寫報告這種文書工作,無助於自己接到訂單,這真的是對業務工作的一大誤會! 業務人員在社交場合可以嘻嘻哈哈的與所有人打成

業務工作傳統上被認為是適合外向的人的工作,許多外向的業務人員甚至不喜歡寫報告,認為寫報告這種文書工作,無助於自己接到訂單,這真的是對業務工作的一大誤會!

業務人員在社交場合可以嘻嘻哈哈的與所有人打成一片,可以哭、可以笑、可以鬧,可是他們的腦袋永遠保持清醒,永遠盤算著如何做好自己的生意;事實上,許多做大生意的人,退出社交場合後,也可以耐得住煩,細心檢討內部工作。他們讀報告,他們也寫報告。

前英特爾總裁安迪.葛洛夫(Andy Grove)就是自己會寫報告的人,他認為寫報告是一種自律的行為,寫報告可以檢討問題,還有檢討專案的進度。寫報告,是為了幫助你自己把工作做好,幫助你做出正確的決定,它的重要性遠超過你的團隊成員有沒有認真讀這些報告。

許多大的機構團體沒有辦法把要傳遞的訊息,一一傳達給每個人,報告就是最重要傳遞訊息的工具。磨練好自己寫報告的能力,與做好生意並不衝突,我們來談談「提升你的報告水準」應注意的事項:

1. 決定你要寫的是哪一種報告

你要寫的是哪一種報告,決定了你報告的內容。舉例來講:每週的週工作報告就不同於市場分析的報告。對週報告來講,你需要把資料蒐集在一起,可能得精煉出有價值的內容。但是市場分析報告,你要做的不只是蒐集訊息,你還得分析市場的走向、機會和問題在哪裡。

不同報告,有不同的取向,也有不同的規格。知道了自己要寫哪一種報告,你才能知道自己的內容應該包括哪些元素。

2. 決定你的報告目標

一旦你決定了報告的目標和讀者,就把你的目的放在所有段落的第一段,其他的段落是為了支持和說明你的的目的,你的讀者就能有效率地知道這份報告的目的。

3. 一個段落談一個主題

在一個段落裏,不要給你的讀者太多東西,把內容適切細分了,讀者才容易消化你的內容。在商業報告裏,把你要談的事情切成一小件一小件來談,讓不同專業領域的讀者也可以了解。

4. 不要犯致命的錯誤

如果你要做預測,一定要確定方向是對的。不要發生預測營業額是成長的,實際營業額卻下滑的致命錯誤,這種錯誤在任何狀況下都應該避免。

當你的邏輯正確時,預測有些偏差是可以容忍,也可以預期的。例如你預測成長10%,但是實際成長只有9%,這樣的誤差會被認為在合理範圍內。可是,如果你預測生意是成長的,但是結果卻是下滑的,這就很糟糕。如果不是有不可預期的事件出現,例如地震讓生產停滯了,這就是不可原諒的錯誤。

5. 要有充分的證據

一份好的報告應該要有證據支持,不要只是做一個宣稱或計畫,卻沒有證據支持你的說法。從你的證據,去顯示你的結果,不要先有結論,然後找證據支持你的說法。如果你讓證據引導你,報告自己就會講話,讀者會很自然的知道你想說的結論。

如果你的結論符合某人說過的理論,那很好;如果不符合理論也沒關係。只要你的證據支持你,不要擔心與專家不同,也不要擔心與大眾意見不一樣。

6. 考慮達成目標的侷限

侷限,就是阻礙你達到目標的因素。例如,你的計畫說年營業額要達到十億台幣,但是主要零件缺貨可能會影響到你的目標。把這件事考慮進報告中,你才能提供合理、務實的目標。

寫報告的時候,你一定要把侷限因素計算進來,在報告中這是一個重要的提醒。將侷限條件放在你的報告中,顯示你完全了解你將會面對的挑戰,這會讓人認為你提供的是一份專業的報告。

7. 哪些人、哪個部門會被你的報告影響(是好的影響,還是壞的影響?)

你在製作報告前,需要事先了解整件事情的原委,更要了解哪些人或是哪個部門會被你的報告影響。特別是你的報告提到其他的部門時,需要特別小心。你的報告只要把事情講清楚就可以,不需要在字裡行間直接批評一個人或一個部門。不去冒犯人,是寫報告的藝術。

8. 保護你自己

寫報告要避免傷害其他人,同時也要知道如何保護自己,務必要假設這份報告會被轉寄給其他人。我們不知道收信的人會怎麼想,他的利益又在哪裡?如果被轉寄了,報告可能被送給任何人,造成無法修補的傷害。所以,你必須確認報告中講的都是事實,也要確定你可以回答每個對報告內容質疑的問題。

但有時只是提供真實的狀況是不夠的。有的時候,你的報告內容是真實的狀況,卻可能令某些人難堪或者不舒服。這時候你需要把報告的語氣放軟,或者繞個彎講話,表達了實際狀況,又不傷害人。(史記裡很多關於漢高祖劉邦不光彩的事,都被放在以別人為主角的敘述裡。)

9. 避免使用專有名詞

寫報告要避免使用專有名詞,當你使用專有名詞時,就好像在教導你的主管,而不是在向他做報告。所以你需要用一般人能懂的話來寫,或者使用你的主管能懂的話來寫。

使用正確的標點符號、格式和正確的拼字。如果報告中的標點符號、格式或者拼字是錯的,會使報告內容看起來很糟糕,也讓你的讀者分心。

10. 不要期望老闆照你報告做決策

一份報告就是一份報告,不要認為你寫了一份偉大的報告,就可以讓你的老闆照你的意思去做決定。通常,寫一份報告,真正得到好處是你,而不見得是你的老闆。

老闆有老闆的壓力,也許他看到了你沒看到的事實,所以即使你的老闆沒有對你的報告做出任何回饋,你不需要覺得難過。真正重要的是,在準備這份報告的過程裡,可以幫助你瞭解狀況,可以幫助你把工作做得更好,而不是你的老闆是否得到好處。

11. 送出報告前再檢查一次

送出你的報告之前,你需要認真檢查你的報告,以確定你可以提供一份正確的報告。如果你提供了一份好報告,你的主管也會想,你的工作態度可以負責其他更重要的工作,而得到升遷的機會。

可是,如果你沒有檢查你的錯誤,等於你提供了一份散漫的報告,這份報告也會更暴露你的缺點給你的主管。即使是小的錯誤,都會反映你的缺點。舉例來講,如果你在你的報告的第一行就打錯字,你的主管也許會想,「為什麼你沒有發現這個錯誤?」,你的主管當然知道這只是筆誤,但是他會懷疑你的能力,會認為你不能夠嚴肅的看待你的工作。

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