資料視覺化的第八堂課 - 流程圖表與工作時刻表的傳達與協作


第一次接觸、認識或僅是聽聞Visio應用程式的人們,大多數的印象應該就是繪製流程圖表的工具無誤了!而流程圖表的製作也的確是使用甚至採購Visio軟體的主要因素之一。殊不知,光是在流程圖的製作上,Visio便提供了近十種足敷各行各業各領域靈活運用的流程圖範本,若是再搭配專案排程裡的時刻表圖形,將可以讓流程圖表內的任務掌控與視覺化任務資訊更加凸顯與務實。

ISO標準的流程圖表範本

不論是模型組態管理與需求分析的「IDEF0」,還是電信系統與網路物件導向領域的「SDL圖表」,或是專職於建立資訊流程、商業程序自動化及活用於會計、管理、人力資源工作等領域的「工作流程圖表」,甚至在商務流程與模型中不可或缺的「商業流程示意圖」,都是Visio流程圖表範本的成員。而使用率最高且各行各業都適用的「基本流程圖」、「交互功能流程圖」範本(意即跨部門流程圖)若佐以匯入的外部資料,以及資料圖形(Data Grapgic)的表達(例如:紅藍綠燈、圖示、色彩的設計),將讓流程圖表更易於解讀、更是視覺化的溝通利器。

Visio環境裡提供多種用途與功能的流程圖表範本,讓使用者可以依據不同需求與目的而選用。
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嵌入資料的流程圖表與時程表

圖只是圖,能佐以有效資料的圖才具備解讀與視覺化的震撼。以專案管理的角度來看,流程圖表裡的每一個圖形,不論是程序、決策還是文件,都是一項工作或任務,而既是工作任務就必定有相關的工作(任務)名稱、起訖日期時間、成本、期間、資源、…等資訊,只要透過資料匯入與連結的操作,就可以輕鬆的將這些資料嵌入Visio圖形之中,並根據不同的目的與需求,以文字或圖示或顏色深淺的方式表現出來。當嵌入的資料有所異動時,也將即時更新呈現的格式與效果,讓流程圖表所呈現的是活生生的資訊,而不是死板板的文字或數字。

在跨部門流程圖的繪製上,”已完成”、”進行中”、”尚未進行”的工作任務,皆可以不同的色彩表示,每一個流程圖形裡的內嵌資訊可以來自後台的資料庫、ERP系統、前端的Excel檔案或任何資料庫與資料表形式的實際資料來源,讓流程圖表的資訊能即時呈現最新的狀態。
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此外,透過排程類裡的時刻表範本,也可以為流程圖表裡的每一項工作、程序之起訖時程,繪製各個相關的時刻表圖表,以解讀任務時程的安排、進度與里程碑。在圖表的串聯上,可以善用超連結的設定,讓使用者在點按流程圖形時便可切換到相對應的時刻表作品。

時刻表的繪製可以一眼望盡工作的時程階段、進度與里程碑。
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輸出與展示的選擇

誰說簡報的工具一定非得使用簡報軟體不可,非得製作一張張的投影片來播放才行!其實,將流程圖表裡的圖形超連結至各個相關的時程圖表後,可以將整份Visio繪圖作品儲存成一頁頁網頁型態的輸出格式,爾後,到演講會場、報告場合,只要使用瀏覽器便可以展示流程圖表,而勿需透Visio應用程式開啟,當然也不需要PowerPoint程式展示。

儲存成網頁格式的流程圖表可以藉由瀏覽器開啟並展示。
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在設定超連結的狀態下,點按網頁上流程圖表裡的任務或工作圖形,便可以迅速連結到相關的時程表,展示相關的排程與進度。

除了點按超連結圖形可以迅速切換到相關聯的頁面外,瀏覽器視窗左側也提供有超連結清單窗格,如同目錄般讓演講者可以迅速連結到所要展示的頁面。
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協同作業的流程圖表

在資訊爆炸的時代,即便是難度不高的流程圖表,也經常需要集思廣益的綜合專案成員意見,一同協同作業的完成最理想的作品。此時,您可以透過雲端硬碟來存放Visio繪圖檔案,並將該檔案分享給指定的成員,提供他們不同的編輯權限,有效率的互動與合作以完成共同認可的完美作品。

透過將Visio繪圖作品檔案存放One Drive雲端硬碟,可邀請相關專案成員一起協同作業完成繪圖作品的討論和編輯。
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網站的發布與跨平台的分享

如果將Visio的繪圖作品發佈到Office 365、SharePoint網站、則擁有權限的使用者與專案成員,不論是使用手機、平板、筆記型電腦等行動裝置或是傳統的桌上型電腦;不論是使用iOS、Windows或是Android等不同平台的系統,都可以輕鬆導覽、協作所發佈的Visio繪圖作品。

發佈到SharePoint網站的Visio流程圖表可以展現Visio作品的外觀面貌外,也可以看得到內嵌在圖形裡各項有意義的欄位資訊。
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透過Visio Online即可跨平台、跨裝置的導覽、閱讀流程圖表、時刻表。
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軟體程式的功能愈來愈強大、操作介面也愈來愈親和,而資訊傳播的距離已無遠弗屆、傳遞的速度愈來愈超越光速,此時,我們更要在意的反而是分享的管道、傳播的方式與協作的能力。Visio雖然只是前端使用者的應用程式,但已經可以進行網頁、PDF、向量圖片檔案、…等多元化的輸出,若是搭配SharePoint網站的發佈及協作、存放能力,將更能達到圖像即時更新、資訊跨越媒介傳播的需求。


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Data Man 的資料視覺化筆記

2015 年 6 月剛踏入資料視覺化的領域一無所知,靠 Google 搜尋來的知識,埋頭鑽研各種技術,包括一開始令人頭大的R語言。所幸九個月來做出一些成績,諸如台北捷運所得地圖、小碧潭捷運站分析、2016 大選圖表等,獲得不錯的迴響,讓我發現有許多人對資料視覺化感到興趣。

因此決定創立「Data Man 的資料視覺化筆記」專頁,透過不定時分享我的資料視覺化經驗、國內外優秀視覺化作品,以及資料視覺化技術文章,希望能幫助更多人掌握資料這個威力日漸強大的資源。更多 Data Man 的資料視覺化筆記

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