我到現在還記得小學時班上的那位班長。當時，幾乎所有老師都會選擇功課最好的同學擔任班長，但我們班的班長卻不一樣---他成績並非頂尖，但卻是大家公認最認真、負責任的人。當時我們常被老師指派諸如拿聯絡簿到辦公室、分發習作本、登記借教具…等小任務，然而，大多數同學都在完成任務之後就會出去玩或坐回座位，總是等到老師問「簿子送了沒？」才回答已經送到了。
直到有一次老師在班會上問我們，「你們猜老師為什麼指派XX當班長？因為，只有他每一次搬完簿子，會特別來告訴我『簿子已經送到了』或者『因為某老師不在，所以請鄰座老師轉告』等結果。」我才恍然大悟， 原來要讓委託你的人覺得安心、放心，用高效率完成任務固然重要，但要是少了「回報」這個環節，反而會讓人誤會「這孩子怎麼事情沒做好，還跑去外面玩？」！
班長的故事我一直銘記在心，甚至於我在後來20多年的形象管理教學經驗中，所接觸到各行各業的成功人士身上，都能時時看到那位班長的影子。因為，他們都有一個共通點： 願意多花一點心思，讓主管/客戶「安心」，進而「放心」將重要案子交付給你，進而彼此「交心」，完全贏得信賴！ 而我也發現，其實只要用對方法，要達到這樣的成果真的不難，以下就是能有效贏得主管/客戶安心的幾種方法：
即時回報
當接獲任務時，職場工作者的反應大多可分為兩種。第一種，是會埋頭奮鬥，壓在deadline上交出成品；第二種，則是做到一個階段就向上回報，就算遇到困難或需要支援，也會隨時讓主管知道狀況。
乍看之下， 第一種人似乎比較獨立可靠，然而，真正能得到主管信賴、委以重任的，其實是第二種人！ 因為讓主管隨時掌握當下的進度（不管是好的還是壞的），能讓他更容易下決策並做必要的及時修正。相較之下，當第一種人一味地跟主管說「沒問題，我一定會在時間內完成」，主管反而容易開始擔心：要是時間到了，成果不如預期怎麼辦？他會不會遇到困難隱而不報，因而惡化成更大的問題？
此外，「回報」還有一個關鍵重點： 你要在主管/客戶問你之前就主動回報，而不是等他問了之後才告知！ 因為，如果等到對方來問，就表示已超過他等待的極限了。
比方說，主管今天下午要上台簡報，你早在前一天就已製作好資料，他遲遲等不到你回覆而擔心了一個早上，直到中午終於忍不住問你，你這才表示已製作完成。然而，這個早上主管消耗在擔憂上的心力，其實就是平白浪費的！而你在他心中也留下了「愛拖延」的壞印象。相反地，如果你在製作完資料時就即時回報，他就不需將這件事掛在心上，而可以騰出心思去做其他的事，甚至有餘裕針對資料做潤飾修改；而你也能留下「做事迅速俐落、有效率」的好印象。
因此，如果你不喜歡被催促、被追進度，或不想讓人有「做事拖延」的誤會，請務必在工作進行到一個段落時向上回報，讓主管能隨時掌握狀況。這麼做不僅能顯示你的專業，也讓他人更信任你。
善用cc、群組來「資訊同步」
然而，如果只做到「向上回報」而忽略了「平行溝通」﹐有時會發生這樣的情況：明明已經完成自己份內的工作，主管也了解且批准了，卻在會議上被同個team的同事質疑「因為不知道你XX事情完成了沒，因此我們也無法繼續OO進度！」
遇到這種情形，不僅造成了工作效率延宕，更容易挑起同事之間的紛爭，對團隊士氣與效能有害而無益。
而諸如此類「資訊不同步」的問題是很容易解決的， 你可以善用e-mail的CC（副本）功能，如此團隊成員就能即時掌握彼此的工作狀況，就算有人出差休假而未即時參與，也能往前翻閱紀錄而跟上進度。 特別要提醒的是，即便團隊平日習慣使用即時通訊軟體（如Line）為溝通平台，針對重要的報告或工作進度，還是建議使用e-mail。一來即時通訊聊天室的記錄有保存期限；二來e-mail還是帶有一種更正式沉穩的感受，也有助於讓你的形象更專業可靠。
簡潔精準的報告內容
你也許會擔心，要是一天到晚敲主管的門或傳e-mail給客戶，會不會被人覺得很煩？
其實，只要你的報告簡潔有重點，大多人不但不會反感，反而會感激你的細膩專業。要讓報告短而有力，只需涵蓋以下3個項目：
- 預定完成進度
- 目前完成進度
- 需要支援的地方
並且，可用「列點」法來陳述更一目了然， 建議一個項目不要超過3點 ，方便迅速閱讀。這樣的簡潔回報只要持續做，就算當下並未收到回應（因為主管大多都很忙），但卻能日積月累出細心負責、值得信賴的好印象。
最後要鼓勵你，這些溝通技巧其實不只能用在職場上，讓主管/客戶對你安心放心；更能運用在人際關係上，特別是和家人與親密伴侶的溝通中！只要用對方法，不僅免除許多損耗心力的來往過程，也有助於直接達到高品質的溝通效果，讓事情更順利、感情更親密。祝福各位朋友將它落實在每一天的工作與生活中，善用高品質溝通，讓所有你重視的人，都對你安心、放心、更交心！
（作者為Perfect Image形象管理學院總監，Facebook粉絲專頁）
