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小細節也願意花心思,才能被委以重任!職場常見的3種情境,成功者做的跟你不同

2019-11-18 21:40:49
Managertoday
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願意多花一點心思,讓主管/客戶「安心」,進而「放心」將重要案子交付給你,進而彼此「交心」,完全贏得信賴!

我到現在還記得小學時班上的那位班長。當時,幾乎所有老師都會選擇功課最好的同學擔任班長,但我們班的班長卻不一樣---他成績並非頂尖,但卻是大家公認最認真、負責任的人。當時我們常被老師指派諸如拿聯絡簿到辦公室、分發習作本、登記借教具…等小任務,然而,大多數同學都在完成任務之後就會出去玩或坐回座位,總是等到老師問「簿子送了沒?」才回答已經送到了。

直到有一次老師在班會上問我們,「你們猜老師為什麼指派XX當班長?因為,只有他每一次搬完簿子,會特別來告訴我『簿子已經送到了』或者『因為某老師不在,所以請鄰座老師轉告』等結果。」我才恍然大悟, 原來要讓委託你的人覺得安心、放心,用高效率完成任務固然重要,但要是少了「回報」這個環節,反而會讓人誤會「這孩子怎麼事情沒做好,還跑去外面玩?」!

班長的故事我一直銘記在心,甚至於我在後來20多年的形象管理教學經驗中,所接觸到各行各業的成功人士身上,都能時時看到那位班長的影子。因為,他們都有一個共通點: 願意多花一點心思,讓主管/客戶「安心」,進而「放心」將重要案子交付給你,進而彼此「交心」,完全贏得信賴! 而我也發現,其實只要用對方法,要達到這樣的成果真的不難,以下就是能有效贏得主管/客戶安心的幾種方法:

即時回報

當接獲任務時,職場工作者的反應大多可分為兩種。第一種,是會埋頭奮鬥,壓在deadline上交出成品;第二種,則是做到一個階段就向上回報,就算遇到困難或需要支援,也會隨時讓主管知道狀況。

乍看之下, 第一種人似乎比較獨立可靠,然而,真正能得到主管信賴、委以重任的,其實是第二種人! 因為讓主管隨時掌握當下的進度(不管是好的還是壞的),能讓他更容易下決策並做必要的及時修正。相較之下,當第一種人一味地跟主管說「沒問題,我一定會在時間內完成」,主管反而容易開始擔心:要是時間到了,成果不如預期怎麼辦?他會不會遇到困難隱而不報,因而惡化成更大的問題?

此外,「回報」還有一個關鍵重點: 你要在主管/客戶問你之前就主動回報,而不是等他問了之後才告知! 因為,如果等到對方來問,就表示已超過他等待的極限了。

比方說,主管今天下午要上台簡報,你早在前一天就已製作好資料,他遲遲等不到你回覆而擔心了一個早上,直到中午終於忍不住問你,你這才表示已製作完成。然而,這個早上主管消耗在擔憂上的心力,其實就是平白浪費的!而你在他心中也留下了「愛拖延」的壞印象。相反地,如果你在製作完資料時就即時回報,他就不需將這件事掛在心上,而可以騰出心思去做其他的事,甚至有餘裕針對資料做潤飾修改;而你也能留下「做事迅速俐落、有效率」的好印象。

因此,如果你不喜歡被催促、被追進度,或不想讓人有「做事拖延」的誤會,請務必在工作進行到一個段落時向上回報,讓主管能隨時掌握狀況。這麼做不僅能顯示你的專業,也讓他人更信任你。

善用cc、群組來「資訊同步」

然而,如果只做到「向上回報」而忽略了「平行溝通」﹐有時會發生這樣的情況:明明已經完成自己份內的工作,主管也了解且批准了,卻在會議上被同個team的同事質疑「因為不知道你XX事情完成了沒,因此我們也無法繼續OO進度!」

遇到這種情形,不僅造成了工作效率延宕,更容易挑起同事之間的紛爭,對團隊士氣與效能有害而無益。

而諸如此類「資訊不同步」的問題是很容易解決的, 你可以善用e-mail的CC(副本)功能,如此團隊成員就能即時掌握彼此的工作狀況,就算有人出差休假而未即時參與,也能往前翻閱紀錄而跟上進度。 特別要提醒的是,即便團隊平日習慣使用即時通訊軟體(如Line)為溝通平台,針對重要的報告或工作進度,還是建議使用e-mail。一來即時通訊聊天室的記錄有保存期限;二來e-mail還是帶有一種更正式沉穩的感受,也有助於讓你的形象更專業可靠。

簡潔精準的報告內容

你也許會擔心,要是一天到晚敲主管的門或傳e-mail給客戶,會不會被人覺得很煩?

其實,只要你的報告簡潔有重點,大多人不但不會反感,反而會感激你的細膩專業。要讓報告短而有力,只需涵蓋以下3個項目:

  1. 預定完成進度
  2. 目前完成進度
  3. 需要支援的地方

並且,可用「列點」法來陳述更一目了然, 建議一個項目不要超過3點 ,方便迅速閱讀。這樣的簡潔回報只要持續做,就算當下並未收到回應(因為主管大多都很忙),但卻能日積月累出細心負責、值得信賴的好印象。

最後要鼓勵你,這些溝通技巧其實不只能用在職場上,讓主管/客戶對你安心放心;更能運用在人際關係上,特別是和家人與親密伴侶的溝通中!只要用對方法,不僅免除許多損耗心力的來往過程,也有助於直接達到高品質的溝通效果,讓事情更順利、感情更親密。祝福各位朋友將它落實在每一天的工作與生活中,善用高品質溝通,讓所有你重視的人,都對你安心、放心、更交心!

(作者為Perfect Image形象管理學院總監Facebook粉絲專頁

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