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Hamza Butt via flickr

從自己改變開始

何飛鵬
2017-08-23
作者 何飛鵬
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一個部門主管跟我抱怨,他們團隊成員缺乏幹練的工作者,許多事都要他自己親力親為,才能完成。

一個工作者談到他們主管,態度蠻橫,完全不體諒團體的辛苦,只會用高壓手段要求部屬,團隊做得再多,都得不到他的認同。  

另一位主管抱怨後勤部門,一切按規定辦事,不知道變通,讓他們辛苦爭取回來的生意,無法順利完成,只能看著生意溜走。

我也常聽到公司中的成員抱怨公司老闆,策略不明,讓他們無所適從,經常做白工,老是在原地打轉。

似乎組織中的每一個人,都有道不盡的為難;每一個層級、每一個職位,都會遇到不合理的對待,都會遇到不講理的人,也會遭遇不稱職的團隊成員,更會碰到不夠英明的老闆、主管,所以每一個組織中都充滿了抱怨!

每一次我聽到抱怨,再仔細聽完所有的劇情,我發覺大多數的抱怨是組織中必然存在的現象。例如一個不錯的主管,難免也有脾氣,只看到他的壞脾氣,當然一無是處;新進員工當然不稱職,不給他時間學習歷練,自然不能成事。  

後勤支援部門當然會有工作準則,違反規則的事,當然不能接受,不能因此就認定他們僵化不知變通。

因此大多數的抱怨,是因為抱怨者期待過高,只從自己的角度出發,不能心平氣和的理解組織的常態。

然而組織中確實也會存在著不合理的人、事、物,當我們遇到這些不合理的人、事、物時,又該如何自處呢?

沒有人會坐視組織中不合理的人、事、物的存在,我們一定會嘗試去溝通、去改變。問題是這些不合理的現象可能在組織中存在已久,也曾經早已有人嘗試去改變,但卻仍然繼續存在,這代表著這些現象一定具有其無法改變的理由,我們的努力,可能也只是盡人事而已。

當我們遇到這些不可能改變的不合理時,我們又該如何自處呢?  

我的方法是改變自己。改變自己的態度,改變自己看事情的方法,先接受這些不合理事物的存在,然後再找到對應的方法,與之共存。

不合理事物之所以長期存在,必然已成為環境的一部分,既然是環境,環境就不易改變。人通常無法改變環境,只能想辦法適應環境,要適應環境,最重要的事就是改變自己。

在接受不合理的事物存在的事實之後,我們接著就要改變自己的工作方法,我們要針對不合理的事物,設計出一套有效的對應方式。  

如果不合理的對象是人,我們要找到溝通方法;如果不合理的對象是事,我們要調整出適應的方法;如果不合理的對象是制度,我們要找到在制度下的生存方式。  

環境不會改變,不合理也不會變合理,一切從改變自己開始吧!

延伸閱讀/

職場最重要的一堂課:「換位思考」,用別人的眼睛看世界

成功者最重要的心法:用同理心了解對方,不急著快速解決問題

(本文出自何飛鵬部落格,原文請點此)

成功 Success > 數位工具
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逐字稿直接丟進去!免費下載「會議紀錄整理師」AI 工作流,ChatGPT、Claude 都能用

韋惟珊
2026-09-30
韋惟珊
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在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。

逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。

但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。

「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。

AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。

下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。

Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。

ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。

完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。

同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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