訂了業績目標卻總是跳票?業務主管要懂的管理法,不再讓少數人拖累團隊


Allen 帶領一個由7個業務組成的團隊,負責公司北部地區大型客戶。依照老闆的要求,每年的業績總目標必須分配到每季、每月的執行計畫,並且要在每季開始之前,就提出下一季的業績達成預估(Rolling Forecast),而業務部門的副總會在每個月召開一次月會,對前一個月的業績實際達成與預估準確率進行檢討。

為了督促團隊達成業績目標,Allen 每週都召開業績review會議,並且花了很多時間,確認每位業務都不斷更新業績預估數字。但快到月底時,還是需要一直追問訂單和發票是否準時開出來,而且總是會有人的業績沒達到目標,害得整個團隊預估準確率總是跳票,Allen 只好增加檢討會議,並且用盡各種辦法想要改善,搞得大家人仰馬翻,甚至有些業務不堪其擾,想要轉到其他業務部門。

用「漏斗型商機預估管理」,做好目標管理

做好精準的目標管理,是優秀的業務主管必備的能力。要避免上述的困境,可以透過「漏斗型商機預估」模式來管理。

製圖 / 吳瑄庭

所有業務的模式都有一個不變的定律:必須做了眾多商機接觸後,才會有某個比例轉變成真正的交易,我們稱之為「成交率」(Hit Rate)。業務必須設法增加「商機接觸」的數量,就像是透過「漏斗」將物品裝置進入容器的感覺,這種擴大商機接觸再逐步收斂的模式,稱為漏斗型商機預估管理(Funnel Forecast Management)。

一般來說,銷售的流程中會有的歷程包括:接觸、提案、報價、修訂、再報價、下訂單、出貨、驗收、開立發票、請款…。這一整個過程所需要的時間週期,再搭配「成交率」的統計,就是一套比較精準的業績預估模式。

「漏斗型商機預估管理」公式:
A:商機接觸,B:提案完成,C:完成報價,D:接到訂單

A($X 0.1)+B($X 0.3)+C($X0.5)+D($ X 1)=所有預估收益

製圖 / 吳瑄庭

上圖是業務人員管理表單的例子,這個計算公式是B2B業務常用的標準,應該也適用於大多數的產業。以我的經驗來說,月初時能「接到訂單」的預估必須超過60%,到了月中就必須超過70%,才算是比較有希望達標的預估。

使用漏斗做業績預估,最重要的工作就是要確實做好 「銷售日誌」 (call report)的紀錄,並且清楚訂出每個階段的定義,以及可納入計算的預估收益。如此一來,就可以清楚又即時地了解哪一位業務的「商機接觸」數量需要加強、業績的推動卡關在哪個階段,並且適時提供他需要的協助。

使用「漏斗型商機預估管理」的 4 個步驟

製圖 / 吳瑄庭

使用「漏斗型商機預估管理模型」來管理業績目標,需要做到這四個步驟:

1.開源:商機接觸量夠大,才能確保目標的達成率

漏斗的開口夠大,才能確保經過逐步收斂的過程後,還能有達標的把握。業務主管除了要瞭解同仁商機接觸的「量」足夠之外,也要掌握同仁在初步的接觸後,是否持續有具體的進度。

2.截流:虛增浮報的進度須即時剔除,以免誤判及浪費資源

有些業務為了不被主管盯上,會把成交率不大的商機也放進漏斗中,或是將剛接觸的商機往下一個階段推進。這些不確實的進度會造成預估失準,也會浪費主管的資源,來進行相關的review與跟進。

當某些業務的進度總是在前三個階段比例偏高時,主管必須個別檢視每筆進度紀錄,以確定他的商機接觸與推進夠確實,若發現有記載不實或浮報的現象,就應該立即剔除,並督促同仁加速開發更多商機,或是掌握機會推動客戶下單。

3.跟進:找出關鍵重案投入支援

業務主管應該在檢視同仁進度的同時,從眾多商機接觸中找出成交機率高或貢獻值較大的機會,提供協助支援同仁積極跟進,以加速這些商機成為真正的營收。

如何能夠判斷哪些是成交機率高,或是貢獻值大的商機呢?貢獻值當然是以成交金額或是否具有策略性的意義為準;而成交率就必須根據同仁的商機描述來判斷,包括:客戶關係、專案的急迫、競爭對手的優劣勢比較、客戶是否已編列預算等等情況,進行綜合的評估,但更重要的是同仁本身的紀錄(誠實度與客戶掌握度)。能越精準地挑出應該跟進的商機,團隊的目標達成率就會越高。

4.落實:確實執行三個基本步驟

業務主管想提高達標的機率,一定要落實前面提到的三個步驟:開源數量要充足、銷售日誌要確實;截流review不手軟+掌握客情要即時;親自跟進重要商機+積極支援追訂單。

要徹底解決業績預估不精準的問題,絕非一個主管或是少數 Top Sales 多做一點業績來補差額就可以克服,透過一套良好而且可以持續推動的模式來運作,將不只是讓業績預估變得準確,更能幫助團隊的業績成長甚至超越目標。

延伸閱讀 /

  1. 苦尋超級業務,不如好好培養新人!3 個做法讓菜鳥業務快速上手,發揮戰力
  2. 接手新團隊,上任後該先做什麼?2 個關鍵行為,讓空降主管快速獲得團隊信任

郭憲誌

遠傳電信企業暨國際事業群副總經理

2004年加入遠傳電信集團,一路歷任新世紀資通 (Sparq) 行銷部門協理、遠傳電信(FET) 資深業務協理、業務副總經理;Marketing、B2C & B2B業務團隊領導經歷豐富,擅於通路、業務管理與目標管理。

延伸閱讀