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Onchira Wongsiri via Shutterstock

滿懷熱情、帶著新點子去提案,卻被澆冷水?

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「公司鼓勵創新,隨時有新想法、新提案,歡迎來敲我的門。我會和你們一起討論出成就專案的方法,這是我對所有員工的承諾。」聽到老闆再次這樣說,Cindy 暗自思索上次與主管提及創建「數位醫療團隊」的對話。

當時,主管對 Cindy 的提案非常感興趣,但是他認為目前的資源和資訊都不足,所以建議 Cindy 把提案推進到看得到執行成果的階段,才能進一步說服公司擴建團隊。

盤點組織現狀與資源,找出新專案的最大阻力

不少工作者都曾遇過這樣的狀況:公司和主管口口聲聲鼓勵創新,可是當你真的提出新的想法,又會遇到難以證明成效或資源不足的阻礙。Cindy 要怎麼做,才能讓更多人願意投入,促使提案成型?

想要說服公司做沒做過的事,就要先站在公司的立場思考。Cindy 任職的公司有點像是管理顧問和市調公司的混合體,協助顧客蒐集數據、分析市場情報。因此,公司的組織架構是以「產業別」劃分,往下再細分職位,如專案經理、業務推廣、分析人員與資料蒐集等。

Cindy 觀察到,公司只要談妥一個案子,業務單位就會把內容轉交給負責的專案經理,全權負責調度工作、記錄存檔。

基本上,各專案之間完全沒有交集。但是,根據她過去 5 年主要負責醫療與通訊專案的經驗,她發現這兩種產業的需求,很多時候都有互補關係。

舉例來說,近年來各家醫院都在推廣數位化,但是各醫院之間的系統卻未必相容,造成患者在轉院或更換主治醫師時,可能得再接受一項或多項同樣的檢查;或是必須一再向不同的醫護人員告知個人健康資訊。因此,Cindy 希望能夠結合「醫療」與「資訊」這兩個領域,創造一個「數位醫療」的分析模組。

然而,根據公司既有的組織架構,與「數位醫療」相關的專案,多半會分派給醫療團隊執行。而且,由於醫療團隊的思維難免偏向醫療專業,所以自然就會採取習慣的模式推廣業務。

放眼公司裡,像 Cindy 這樣同時擁有醫療與通訊產業知識的員工並不多,所以 Cindy 的當務之急,就是解決團隊成員都局限在既定產業、欠缺跨領域思維的問題。

解決客戶的需求與痛點,是新提案最好的通行證

為了讓公司內更多人擁有跨領域的思維,她決定從公司的龐大資料庫著手,運用數據分析,為新專案說個好故事,爭取同事的支持:

1. 分析資料庫,建立定價模組

她蒐集了過去與醫療、通訊相關的所有專案資訊,分析專案的金額、類型、應對客戶的內部單位等,從中尋找、歸納共通點,建構數位醫療專案的資訊分析模組,並制定各個模組的可能價格,可針對不同客戶訂製不同的銷售模組。

2. 蒐集客戶需求,找到行銷痛點

在分析曾經服務過的醫療與通訊業客戶之後,Cindy 發現,客戶為了追求營收與利潤成長,許多都會跨領域轉做「數位醫療」,而且基本上也會遇到跟 Cindy 公司相同的難題:既有的經營模式很難一夕變革,內部又缺乏跨領域思維與人才,導致策略布局難以落實。

3. 以顧客觀點說服內部同仁

當 Cindy 發現醫療與通訊客戶也有相同困境時,她就知道自己可以動員公司其他成員,一同創建「數位醫療」團隊了。畢竟業務同事的職責就是協助客戶解決問題,如果客戶和公司碰到一樣的難題,是不是只要構思出一套解決辦法,就可以同時解決兩者的問題了?

於是,Cindy 將自己說服主管的說詞,轉化成業務推廣同事可以向通訊與醫療產業溝通的話術,獲得業務單位的廣大回響。Cindy 也要求業務團隊將客戶的回饋一字不漏地回傳給她,作為新的佐證資料。

4. 根據新數據,擬訂推行計畫

因為獲得了業務主管的支持,Cindy 得以蒐集到所有最新資訊,進一步釐清、掌握了每個推動數位醫療轉型客戶的困難和需求,最後歸納出 3 個方案上呈主管。

  1. 針對客戶回饋,補足數據模組的細節,提高新專案的銷售潛力;

  2. 集結客戶端的所有難題,計算克服瓶頸的成本,將模擬數據轉交主管,讓他知道未來可能會面對哪些問題、需要哪些資源,作為判斷依據;

  3. 規畫客戶的轉型時程表,製作「轉型成熟度」評估量表,讓客戶知道自己處於轉型的哪個階段,以及在各個階段有哪些應該要做、應該要避免的事情。

最終,這套量表成為業務推廣單位在推行數位醫療專案時最有力的工具。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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