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部門之間如何有效率合作?3 種不同的組織活化思維,破除公司裡的「穀倉效應」

2019-10-17 06:46:00
Managertoday
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什麼是最好的組織?能夠用最少的資源、創造最大的產值就是最棒的組織!當公司規模化之後,組織卻往往不是以這樣的原則在設置,最常見的就是根據人員的專業與屬性來分設各個組織,而這樣的組織就形成兩個特質:

分工嚴謹 vs. 靈活彈性,哪一種組織管理策略最有效?

Alex 看到人資部門寄出的公司最新組織公告,雖然已經聽到傳聞很久了,但心裡還是有點遺憾與疑問!因為半年前才剛成立並由新聘主管帶領的部門,還來不及有太多的合作,就因為主管的去職而解散重組了。

當時公司高層力排眾議而聘用新主管時,Alex也曾建議是否將這個新事業先建構在原本的組織下,讓新主管了解既有的組織文化,同時也與公司同仁有相互合作及磨合的機會。最終因為要加速推動新業務的成長,及新任主管要求帶領獨立的部門,所以公司決定成立一個新單位,並且從其他部門徵調部分人員,再配合一部分新聘同仁而成立新部門。

但沒有想到的是多位由其他部門調到新單位的同仁,因為不適應新主管的管理風格而紛紛要求歸建原單位,因此這個多數是新進人員的部門,在工作推動上遭遇到很大的挑戰與困難,最後落得主管去職而部門解散的下場。

部門是互補的團隊還是無形的溝通藩籬?

很多中小企業的老闆在創業初期,沒有能力雇用太多的員工,所以一個人同時要扮演好幾種不同的功能與角色,因此,對老闆而言:什麼是最好的組織?能夠用最少的資源、創造最大的產值就是最棒的組織!

但是當公司規模化之後,組織卻往往不是以這樣的原則在設置,最常見的就是根據人員的專業與屬性來分設各個組織,而這樣的組織就形成兩個特質:
1. 每一個部門多數是由「同質性」的成員組合而成,單一組織缺乏全面的思維。
2. 人員不再「多工」,雖然每一個人都很專業但卻缺乏跨域的意願與勇氣。

因此,組織分工越來越專業與複雜,溝通卻也越來越困難,形成各部門間各據一方,難以合作的「穀倉效應」!這也是為什麼許多公司會獨立於舊組織之外,設立新的單位來發展新事業的常見原因。而這樣的策略卻必須面對是否能夠找到對的人,以及能否打破組織溝通障礙的挑戰。

面對挑戰,哪一種組織策略足以因應?

每一個企業的組織型態都有其產業需求和專業分工,但可以預見的共同趨勢則是:市場的變化速度將會越來越快!十倍速的時代已經不足以形容未來的改變,瞬息萬變的不只是市場,包括技術的進步、社會環境的變遷、員工價值觀的改變等等。

因此,組織必須隨著各種可能的變化而不斷的進行調整,無論是擔任組織變革與領導的經營管理團隊,或是各個不同專業的主管都要有足夠的跨界思維與廣泛的專業知識,而組織的型態也要能夠越簡單、越能多工整合,才越能夠因應如此快速多變的未來。

三種不同的組織活化思維

許多成功的非傳統企業(如網路、電商、OTT)及新創公司不斷打破舊的組織管理原則,但並非所有的企業都適合將辦公室變成遊戲空間,或是讓所有的員工可以行動辦公或是在家工作。

要因應快速的變化,新的思維是不可或缺的,下列三種不同的組織活化思維可供大家做為參考:

1.「服務導向+任務導向」的組織:

因應客戶不同的服務需求,靈活運用組織中的各種不同的人才,組合成因應不同任務的團隊。例如:為了要新投入大數據分析的市場,可以由產品管理、行銷、數據分析、軟體開發、業務人員等組合成一個end to end的團隊負責,以減少跨部門的溝通障礙及提升協作的效能。

2. 「內部派遣」的協作型組織:

配合業務此消彼長或是技術的變革,既有的組織可以由「內部服務型態」轉變為「外部支援型態」。例如:因雲端技術的成熟與興起,公司的IT部門將許多系統移上雲端服務,而既有的IT人力不再有龐大的硬體系統需要維護管理,這些人力就可以轉變成為支援業務單位的銷售支援(Presales team)或是專案支援的單位,避免因為既有組織而延宕公司進步,又可以活化組織及提升人才多工的發揮。

3.「社群化」的組織變革:

除了讓公司的組織成員能夠「多工」與「協作」以外,企業不可忽視的是外部環境的變革,因此、公司內部的管理氛圍不應該持續維持著每個部門「壁壘分明」的文化,應該鼓勵跨部門間的溝通與合作,也可以參考網路社群的機制,讓所有的員工在公司內有許多公、私交流的平台,以形成企業開放創新的機制、並且創造部門合作的機會。

簡單而言,無論哪一種組織機制與策略,化繁為簡、鼓勵合作、權責連貫、追求效益,必然是每個企業都應該追求的目標。