Managertoday 經理人

顛覆科層制度,理解新、舊組織型態的差異,轉型才有可能成功

2020-07-08 00:16:40
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2018-08/img-1534743074-66767@900.jpg
除了必須分辨新、舊型態的特徵,以及最主要的改變,還要理解組織為什麼改變,和改變帶來的管理意涵,組織轉型才有可能成功。

最典型的「舊組織型態」模型,非社會學大師馬克斯.韋伯(Max Weber)所提出的「科層制度」莫屬,它有 6 大特徵:

  1. 專業分工:指清楚的職務及部門分工。

  2. 層級結構:職位高低代表權威、權限的多寡。

  3. 人事選用程序:人事選用是建立在工作勝任程度之上,通常透過考試、培訓、再教育來達成。

  4. 嚴格的規則與規章:個人工作行為是由嚴格且有正式書面記載的規則與規章所引導。

  5. 非個人化的關係:生產工具、設備及特權屬於職位,而非屬於該位置的個人。另一層含意則是,理想的經理人有著理性而非個人化的特質,沒有熱情或偏私。

  6. 有職涯規畫的聘雇:組織人員有職銜、固定薪資。薪資是隨職位、年資而決定的,與個人的表現與績效無關。

從中你會發現,當代組織多少都具有科層體制的特徵,而它的特徵也衍生出不少管理問題,最普遍的,就是造就了一堆沒有效率的官僚組織與科層人員。

英國管理學家西里爾.帕金森(Cyril Parkinson)在 60 年前所提出的「帕金森定律」(Parkinson's Law)指出,科層組織存在一種膨脹法則,因為主管總希望增加下屬數目而非對手數目,以及長官會為部屬創造工作,直到工時被填滿為止,最後造成冗員充斥、工作總要拖到最後期限才能完成的「人浮於事」現象。同時,在舊式組織中也充斥著缺乏溝通、協調,及工作誘因的問題。(延伸閱讀:現代組織的「壞榜樣」?科層體制為何長盛不衰,從社會心理學角度來解答

新型組織 5 特徵,改變「人浮於事」現象

歷經 1960、70 年代的實踐及修正,舊型組織逐漸演化,並產生新的 5 種特徵。

1. 網絡化

由於新的通訊和資訊科技大幅增加人際間、組織間連結的可能性,加上為了回應顧客需求、環境的改變,及對創新的需要,企業必須要網絡化。

在組織中,網絡化指的是組織中個人之間、單位之間相互關係的加強,並強調團隊是工作活動的基本單位。經理人會運用來自組織中不同部門的人,將其整合成跨功能團隊,並創造跨部門和跨功能的資訊分享和合作。

在組織「間」,網絡化指的是與利益關係者(像顧客群、社區群體、政府機構、工會)建立聯盟關係來共同合作,以及和供應商及其他公司建立密切的網絡關係。

2. 扁平化

由於組織需快速回應市場,因此需要減少複雜層級結構所導致的延誤。而資訊科技的進步則可以減輕對中階經理層級的需要,使組織更快地做出調整。另外,組織在面對競爭加劇、低成長和缺乏資源等壓力之際,必須降低人事成本和改善生產力及績效,因此組織必須在結構上予以精簡,這就是所謂的扁平化。

當今的企業通常以「組織再造」「組織變革」為名,裁撤組織層級、部門、單位,及裁減人員。其中有些扁平化的措施會伴隨著工作流程再造,資產重整,但是大部分只是淪為「組織裁員」「組織瘦身」而已。這是當今組織世界最普遍的變化趨勢之一。

3. 彈性化

面對加劇的市場競爭壓力、逐漸多樣化的勞工及市場需求,以及逐漸複雜和不可預測的外部環境,當今的企業被要求要更彈性地回應員工、顧客和其他利益關係者的需要,同時他們必須發展新系統以鼓勵創新和創造力,這就是所謂的彈性化。彈性化的層面很多:

  • 從組織型態來看,是採用「彈性企業」的結構型態,將內部人力區分為核心人力、邊陲人力、外部人力 3 個部分,並採行不同的管理政策及差別待遇。

  • 從雇主面來看,是人力調度及運用的彈性化。

  • 從雇員面來看,則是工作與家庭、生活間,安排的彈性化。

4. 多樣化

由於勞動力逐漸多樣化、社會有更多對創新和創造力的需求,以及必須和不同的顧客、不同系統及文化的組織進行接觸及連結,新組織必須適應多元化觀點、多種人、多種制度,及各式各樣的政策。(延伸閱讀:你公司男主管多,還女主管多?研究:管理階層長這樣,企業獲利高 21%

因此,新組織模式必須提供員工不同的職業生涯(包括正職工作、部分工時、定期工作、電傳勞動、SOHO),員工則可依其興趣、需要、家庭情況做生涯選擇。新組織模式也可能呈現不同的結構型態(策略聯盟、加盟店、連鎖店、購併、外包),以因應外在的多樣性。

5. 全球化(或稱國際化)

由於國際運輸和溝通成本大幅降低,因此拉近了已開發與新開發工業國家距離,也提高了技術移轉的可能性,以及市場與文化的「全球化」,使得更多組織可以到主要市場或科技中心建立網絡,以提高組織效能。

愈來愈多的組織跨越地域界線,藉由設立分公司、辦公室或工廠,以拓展其領域。也有公司和國外的客戶及供應商建立國際化的連結,藉由出口或建立策略聯盟來擴張其市場,並找尋低成本來源,以降低成本。

唯有理解組織為什麼改變,以及改變背後的管理意涵,組織轉型才有可能成功。