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顛覆科層制度,理解新、舊組織型態的差異,轉型才有可能成功

柯志哲
2020-03-05
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最典型的「舊組織型態」模型,非社會學大師馬克斯.韋伯(Max Weber)所提出的「科層制度」莫屬,它有 6 大特徵:

  1. 專業分工:指清楚的職務及部門分工。

  2. 層級結構:職位高低代表權威、權限的多寡。

  3. 人事選用程序:人事選用是建立在工作勝任程度之上,通常透過考試、培訓、再教育來達成。

  4. 嚴格的規則與規章:個人工作行為是由嚴格且有正式書面記載的規則與規章所引導。

  5. 非個人化的關係:生產工具、設備及特權屬於職位,而非屬於該位置的個人。另一層含意則是,理想的經理人有著理性而非個人化的特質,沒有熱情或偏私。

  6. 有職涯規畫的聘雇:組織人員有職銜、固定薪資。薪資是隨職位、年資而決定的,與個人的表現與績效無關。

從中你會發現,當代組織多少都具有科層體制的特徵,而它的特徵也衍生出不少管理問題,最普遍的,就是造就了一堆沒有效率的官僚組織與科層人員。

英國管理學家西里爾.帕金森(Cyril Parkinson)在 60 年前所提出的「帕金森定律」(Parkinson's Law)指出,科層組織存在一種膨脹法則,因為主管總希望增加下屬數目而非對手數目,以及長官會為部屬創造工作,直到工時被填滿為止,最後造成冗員充斥、工作總要拖到最後期限才能完成的「人浮於事」現象。同時,在舊式組織中也充斥著缺乏溝通、協調,及工作誘因的問題。(延伸閱讀:現代組織的「壞榜樣」?科層體制為何長盛不衰,從社會心理學角度來解答

新型組織 5 特徵,改變「人浮於事」現象

歷經 1960、70 年代的實踐及修正,舊型組織逐漸演化,並產生新的 5 種特徵。

1. 網絡化

由於新的通訊和資訊科技大幅增加人際間、組織間連結的可能性,加上為了回應顧客需求、環境的改變,及對創新的需要,企業必須要網絡化。

在組織中,網絡化指的是組織中個人之間、單位之間相互關係的加強,並強調團隊是工作活動的基本單位。經理人會運用來自組織中不同部門的人,將其整合成跨功能團隊,並創造跨部門和跨功能的資訊分享和合作。

在組織「間」,網絡化指的是與利益關係者(像顧客群、社區群體、政府機構、工會)建立聯盟關係來共同合作,以及和供應商及其他公司建立密切的網絡關係。

2. 扁平化

由於組織需快速回應市場,因此需要減少複雜層級結構所導致的延誤。而資訊科技的進步則可以減輕對中階經理層級的需要,使組織更快地做出調整。另外,組織在面對競爭加劇、低成長和缺乏資源等壓力之際,必須降低人事成本和改善生產力及績效,因此組織必須在結構上予以精簡,這就是所謂的扁平化。

當今的企業通常以「組織再造」「組織變革」為名,裁撤組織層級、部門、單位,及裁減人員。其中有些扁平化的措施會伴隨著工作流程再造,資產重整,但是大部分只是淪為「組織裁員」「組織瘦身」而已。這是當今組織世界最普遍的變化趨勢之一。

3. 彈性化

面對加劇的市場競爭壓力、逐漸多樣化的勞工及市場需求,以及逐漸複雜和不可預測的外部環境,當今的企業被要求要更彈性地回應員工、顧客和其他利益關係者的需要,同時他們必須發展新系統以鼓勵創新和創造力,這就是所謂的彈性化。彈性化的層面很多:

  • 從組織型態來看,是採用「彈性企業」的結構型態,將內部人力區分為核心人力、邊陲人力、外部人力 3 個部分,並採行不同的管理政策及差別待遇。

  • 從雇主面來看,是人力調度及運用的彈性化。

  • 從雇員面來看,則是工作與家庭、生活間,安排的彈性化。

4. 多樣化

由於勞動力逐漸多樣化、社會有更多對創新和創造力的需求,以及必須和不同的顧客、不同系統及文化的組織進行接觸及連結,新組織必須適應多元化觀點、多種人、多種制度,及各式各樣的政策。(延伸閱讀:你公司男主管多,還女主管多?研究:管理階層長這樣,企業獲利高 21%

因此,新組織模式必須提供員工不同的職業生涯(包括正職工作、部分工時、定期工作、電傳勞動、SOHO),員工則可依其興趣、需要、家庭情況做生涯選擇。新組織模式也可能呈現不同的結構型態(策略聯盟、加盟店、連鎖店、購併、外包),以因應外在的多樣性。

5. 全球化(或稱國際化)

由於國際運輸和溝通成本大幅降低,因此拉近了已開發與新開發工業國家距離,也提高了技術移轉的可能性,以及市場與文化的「全球化」,使得更多組織可以到主要市場或科技中心建立網絡,以提高組織效能。

愈來愈多的組織跨越地域界線,藉由設立分公司、辦公室或工廠,以拓展其領域。也有公司和國外的客戶及供應商建立國際化的連結,藉由出口或建立策略聯盟來擴張其市場,並找尋低成本來源,以降低成本。

唯有理解組織為什麼改變,以及改變背後的管理意涵,組織轉型才有可能成功。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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