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為部屬鋪路,他不會感激、只會認為自己鋪更平!領導者的修煉:別插手團隊的選擇

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「針對目前這個問題,我想選方案 A,因為…」
「這個方案不好,還是用方案 B 就好,相信我這樣的效果最好。」

「我想選這幾個做志願,因為…」
「這幾個志願沒前途了,要選另外幾個才行,相信我,我是為了你好。」

有沒有感覺以上兩個對話,似曾相似?

同時身為一個母親及一位主管,我漸漸發現培育和管理下屬,和教養孩子之間有許多共通性,成為一個更好的主管時,也能幫我成為一個更好的母親。

延伸閱讀:當了「水牛型工作者」,問題就大了!事情你做、責任你擔,功勞卻沒你的份

在前份工作時,我必須一一與團隊成員討論他們給大客戶的季度報告,每個小組會針對 top 5 的大客戶,分別整理這個季度的表現、改進空間及未來計畫。雖然我不是一線與客戶溝通的業務,但身為主管,我可以分享該客戶許多過往表現、競品、跨行業跨國家的數據,協助團隊做分析。

其中一組說道:「這個季度的表現在 XXX 的表現不佳,原因是因為 OOO,所以我們建議下個季度採取 YYY 策略。」

我查看了幾個數據報告後反問:「你確定原因是 OOO 而不是 WWW?YYY策略不是最佳解,還是走 KKK 策略比較好。」

這位銷售同學看著我、若有所思,與他一起搭配的數據優化師開口:「可是會影響WWW的變因很多,如果單純說我們的表現不好是因為 WWW,可能會流失掉這個客戶。」

我又翻了幾個數據,並堅持以我建議的策略修改報表,當時的想法是:我比他們更有洞察和經驗,這也是為什麼由我來審閱他們的報告。

客戶採取了我的建議,一個季度後效果看起來不錯,似乎是我的建議起了作用。但我的強硬態度讓這個小組感受到的是「想法不被尊重」,優化師甚至跑去跟其他團隊說:「Tifi 沒有嘗試走我的策略,怎麼知道不會成功?說不定我們的策略,反而會帶來更大的收益。」

這件事之後,我反覆思考自己到底做得對不對。確實,我並沒有給他們嘗試的機會,也沒有給予他們應有的尊重。

我擔心他們會出錯、影響業績、進而影響他們拿到的獎金,乾脆以自己的經驗強加在他們身上。這何嘗不像老一輩的父母一樣:告訴你這麼做,是為了你好,讓你少走冤枉路」,但是, 他們真的需要我的意見嗎?

在這之後,我愈來愈少主動提出建議,轉而耐心聆聽成員的想法,即使心中不是相當贊同時,也改以問句表達我的考量,例如:「這個方案在 XXX 的問題上,你有什麼準備?」「這個方法在另一個角度看起來,你覺得解法是什麼?」當我在提問時,也給了團隊新的思考方向,即使後來結果不那麼理想,至少那是他們自己想的、自己嘗試過的。

同理,我也以這種方式教育我的孩子,只要不是太過危險,都可以嘗試,而不是一直跟在他後面拚命說 no。是的,他會撞傷自己、他會跌倒、他一定做的沒有大人做得好,但就像傑夫.貝佐斯(Jeff Bezos)說的:「寧願孩子只有九根手指頭,也要他習得自理能力。」

尊重孩子或是下屬的嘗試,雖然他們可能不完美,卻能從嘗試中學習成長。 永遠為他們鋪路,他們往往會望向另外一邊的泥濘,想像自己鋪得路,會更平

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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