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為什麼溝通會失敗?比起「對事不對人」,更要同理你的溝通對象、與人為善

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無論在大小企業上班,所有的工作,皆是合力完成,大到併購交易,參與的同仁涉及業務、法務、財會等,小到員工報銷,至少有財會要執行付錢(匯款)。雖然,企業有各式的制度流程,規定誰該在什麼時候做什麼事,一棒接一棒。如果大夥兒都照著流程走,理應萬事順利,但仍不免發生例外,總有事情緊急到法務必須今天要用印合約,或是財會必須今天下午 3:30 前付款,如果法務或財會沒能配合,就會強扣個「對公司不利」的帽子。如果三不五時發生這樣的特殊案件,就算最後一棒有多麼高超的修養,不抱怨也難。

為什麼總是我要配合別人的無理?積怨久了,最終傷害了團隊合作的意願。如果關鍵的「始作俑者」,可以好好跟法務或財會溝通特殊案件的原因,如交易進行中有太多無法預期的卡關,即解釋這是不得已。再如因為無心忘記導致快要錯過截止日期,也要解釋這是不小心,而非故意,我想同仁們會體諒大家都是為了公司好或是人難免犯錯,有時還真能營造出「在同一條船上」將心比心的氛圍。

延伸閱讀:董事長辦公室的花費應該由誰來支付?「使用者付費」原則的再思考!

預設對方為公司好,打下良好溝通基礎

與人溝通時,如果心裡預設對方就是懶散、擺譜、自私自利、不願配合改變原有的工作習慣等,那麼面對沒法溝通的人,自己的臉色也不會多好看,肯定讓人感覺到敵意。

反之,如果自我催眠對方為了公司可以奮不顧身、勞資雙贏的事對方一定積極配合等,口氣肯定好上許多。我們都不是演員,沒法人前人後兩樣臉,所以,惡言相向或刻意客套都不是最好方式,反而是打從心底的認同,「相由心生」對方一定感受得到。

我相信人性本善,習慣想著別人的好,面對霸氣的人,我會想著他的專業,面對獨裁的人,我會想著他的果斷,面對浪漫的人,我會想著他的才氣,面對無能的人,我也會想著他的努力,當我放大別人的優點時,哪怕只是聊天,也會自然順暢。

別人幫過的忙,一定要大力宣揚

除了放大別人的優點外,還要主動宣揚別人的成功事績。特別是在團隊合作卡關時,提出解套方案的人,日後,我都會刻意順口提到解套人的智慧,目的就是累積善緣,久而久之,這些解套人多會進階成為我溝通專案的樁腳。

這個刻意宣揚,在部門內也很管用,怎麼說呢?部門內總會有些老闆交待的緊急任務,多需要同仁加班完成,但是,年輕的世代多追求生活和工作平衡,願意為企業拚命的,畢竟極少數,但老闆交代的任務,我一個人兩隻手也做不來。所以,只要有同仁願意幫一點忙,我絕不搶功,反而刻意大肆宣揚,營造出的氛圍,就是讓我們的老闆相信同仁主動積極願意為公司賣力,有助於同仁在主管心目中的考評。久而久之,下次出現額外工作時,至少有叫得動的人。

我常去料理別人溝通碰壁的事,運氣好的,一次扭轉搞定,運氣差點,耗上情感時間,也多能成功收尾。但是,收到的回饋常常是「因為妳位高權重,別人才會買單」之類的聲音。在我看來,從初踏入職場,從月薪不到 3 萬元的底層做起,一路走來,難搞的人,輩分位階比我有高有低,溝通時,就算對方故意擺譜給我難堪,存心給我穿小鞋,挖個洞給我跳,我總能催眠自己:「是我誤解了,他真的沒那麼壞。」當我心存善念,臉色必定和善,對方也感覺得到,我們的共識就在不遠處。

延伸閱讀:被職場霸凌只能忍氣吞聲?6 個方法,勇敢向職場霸凌說不!

和自己不對盤的人,更要找機會伸出援手

熟識我的人,都知道我有本仇人錄,專門記錄對我不友善、和我不對盤的人,也包括溝通過程中難搞的人。仇人錄的目的,不是要報仇,而是時時提醒我,在發現他(她)需要協助的時候,我要主動積極伸出援手,爭取改善關係的機會。

久而久之,大多的仇人都成了朋友兼樁腳。舉個例子,我初任職前公司時,在大會議桌上眾人面前,當場拍桌子給我難堪的前同事,日前我們還相約在信義區喝咖啡聊八卦。

企業裡常需要改變舊規章或推行新事務,溝通顯得格外重要,溝通得好,諸事順利,溝通的不好,萬事窒礙難行。有時甚至於同一件事,甲怎麼去溝通都沒法達到目標,乙去溝通就沒問題,差別在於溝通技巧。雖說「對事不對人」,但千萬別忘記,我們還是要對著人談事阿!

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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