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從巨大延票、博客來解雇阿姨談決策!企業想便宜行事,付出代價更高昂

張裕昌
2022-12-28
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巨大因為一封跟供應商延後票期的信函外流,在台灣媒體炸了鍋。不僅同業上下游之間冷眼以對、各家分析師繃緊神經翻看財報細節,更成為國安會議討論的議題之一。

另一樁商業話題是耶誕假期間,清潔阿姨要被博客來解雇的事件。阿姨的弱勢形象,與大企業不近情理的作為,成為所有人議論紛紛的重點。雖然該企業明快地做出相關處置,但對品牌的傷害已經造成,主管機關勞動部更前往勞檢,認定博客來違反 3 條勞基法規定,將開罰最低 6 萬元、最高 300 萬元,企業形象瞬間崩至谷底。

在討論這兩個事件時,我不再複述其他人提出的高見,而是聚焦在人性,討論這兩個事件為何會發生,以及其中經理人的決策誤差。

從人性思考決策過程:大品牌習慣高姿態,欠缺同理

簡單說,當自行車品牌的決策者發出這樣一封外部溝通信時,背後深層的含意是「品牌認為自己獨大」,所有合作夥伴都必須以他們為中心來運轉。因此當外在環境影響到營運發展時,自然會要求合作夥伴配合。

根據後續幾家媒體跟進採訪取得的回應,自行車品牌表示,「在溝通上有點粗糙,是內部管理問題,應該有些流程,例如事先溝通、面對面或打電話,而不是一封信。」這代表企業上從決策者、下到對外溝通部門,在信件發出前可能從沒想過會引來外界這麼大的震盪,是品牌經營最讓人感到擔心的事。

延伸閱讀:身陷輿論風暴,趕緊發千字聲明稿澄清?專家:這反而是「悲劇的開始」

而網路書店的決策相對來說更單純,主事者就是做了一個欠缺思考、也最不合宜的決策,如此而已。只是沒想到這個決策的後果會站上新聞版面,引爆閱聽眾與社群的怒火。

面對利害關係人,溝通要先情理、萬不得已才談法

這兩個事件的複雜程度和事發背景都不同,但一言以蔽之,決策過程都是標準的「便宜行事」,決策者以自身想法「走捷徑」,做出最不麻煩、但卻容易引起爭議的決定。

從傳播的角度來看,經理人無論是面對多元複雜或是單一利益關係人,溝通都必須站在對等、透明的角度,先情再理,非到萬不得已,不該把法搬出來當開頭。當今企業公關部門或公共事務處在處理利益關係人溝通時,不能是一套話術打天下,而是必須針對不同利益關係人,做出符合該利益關係人「最大利益」的表述,才能獲得最好的結果。

試著重新再來過一次,當自行車品牌做出延票通知前,如果可以更細緻地先跟每家廠商詳細說明大環境的改變、公司承受的壓力,以及想要做出調整的方式,詢問利害關係人對這件事情的看法並進行深度討論,最後再發出這封通知函,即使最後合作廠商方可能仍須接受延期45天票期的決定,也不會是像今天導致輿論炸裂的景象。

再回到網路書店辭退清潔阿姨前,如果可以好好說明公司想法、感謝阿姨過去的付出,並在結束合作關係時,提出合理的配套措施,品牌聲譽也不至於遭到如此重創。

事實是兩個品牌都無法再來一次,但慘痛的經驗的確值得其他企業認真思考,最短的決策捷徑,有可能是讓企業平白無故通往地獄最快的列車。決策者及公關部門千萬不可不三思而後行(言)。

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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