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設定目標的本事,決定你的職涯高度!何謂「有影響力」的目標?

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從目標內容,可看出主管和員工有沒有想法、有沒有擔當和企圖心,但我們要如何在目標內容中展現這些特質?

沒有數據可追蹤的時候,該怎麼衡量結果?

一般設定目標最基本的要求就是符合「SMART 原則」,該原則的其中一項便是「結果能被衡量」,但這一項也經常困住非業務導向、沒有具體數字成果可追蹤的部門員工。

我們不妨這麼思考:這目標的受眾(利益關係人)是誰?他們在乎什麼?

延伸閱讀:員工設定好 OKR 目標後,下一步呢?組織沒跟著調整,就只是白忙一場

例如,產品部門的目標是研發新產品、新功能,而使用者關心的是:何時可以用到?有什麼新功能?所以要衡量的結果應該是上市時間和有幾項新功能。又例如,技術部門原訂的目標是「報修時間從 3 小時減至 1 小時」,而客戶在意的是:何時來修?要修幾次?能修好嗎?所以比起減少報修時間,客戶滿意度是否提升才是要衡量的結果。

但嚴格來說,SMART 原則只是目標「軀殼」,我們還需要重視目標的「靈魂」,亦即「目標完成的影響」。因為說不出影響力的目標,都是在浪費公司資源。簡單說,就是要衡量的結果會帶來什麼影響?這必須拉高視角來分析。

試想你和大老闆開會時,他會更在意流程細節、如何分析解決問題,還是帶來多少營收、減少多少成本?所以工作者(包括專業經理人)能否在職涯上更上一層樓的關鍵,在於能否說出目標達成後,對於公司營收和淨利的影響!

同意這點後,問題來了:提不出數字!

這裡談的數字是「估算」,基礎來自於公司系統裡的過去資料,或是同業市場的 benchmark(基準),它是個參考數字。別擔心,有管理 sense、講理的老闆,不會要你負責兌現數字,因為這不是單一部門或你個人能決定的。

延伸閱讀:KPI 是什麼?跟 OKR 差在哪?範例與圖解:兩大績效管理制度優缺點

所以應該要怎麼寫目標呢?我們舉個例子說明:

假設技術部門的目標是「減少報修次數與時間,增加客戶滿意度」。我們要能估算:客戶滿意度增加多少?增加1%的滿意度,能留住多少客戶?而一個客戶對營收的平均貢獻是多少?

而減少報修次數與時間,勢必會增加公司人事成本,那公司得多花成本完成這個目標?相對地,能對營收和淨利貢獻多少?這是老闆關切的。

重點整理:

要培養團隊能說出目標完成的影響,需要以下條件:
1. 目標制定者從大老闆的角度看事情
2. 目標制定者有搜集和分析資料的能力
3. 目標制定者要能說出目標沒做之前,營收、淨利多少?做了,預估又是多少?(沒數據、資料庫,那就從現在建立。推估數字雖然要靠數據分析,但確實也講求對市場、產業的想像和推理力!)

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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