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人的經驗也可以「開放原始碼」?知識不用怕別人學, 愈「開源」愈共好

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近來的AI當紅炸子雞 DeepSeek,大氣「開源 (Open-Source)」讓AI技術透明,所有開發者(包括競爭者),都可免費使用它的原始碼,甚至拿去改造、組裝、融入到自己開發的程式裡,用較低的成本投入 AI,DeepSeek 堪稱AI科技革命家。

我想起 20 多歲時,曾自學整理多國會計制度的差異,某天,一個專業刊物邀稿,我就把研究成果,洋洋灑灑寫了一大篇,還配上化繁為簡的表格。不料,當老闆看到刊物時,把我臭罵一頓,「妳怎麼笨到把賺錢的知識免費大放送!」當時的我,對於指責,半信半疑,之後也還一樣「笨」,知無不言。

坦誠交流、彼此學習,往往能找到解方

與我較投緣的同業夥伴,三不五時會匯整一些問題,有時隻身,有時帶著他的團隊,與我約個較長時段的聚會,我們交叉討論如何面對困境,更甚至於還有番外篇,他們執行過程中衍生的爭議,也求助於我,我好似做媒人包生子、好人做到底,每每收到他們的感謝,我滿心歡喜。

企業裡的困境,確實複雜,有歷史的包袱,動輒得咎,方方面面要顧到,為了不要繼續在困境裡糾結,建議啟動專案,透過來自相關部門的成員,提出各自考量因素,坦誠分享判斷背後的邏輯,彼此學習,相互包容,引導每個成員站在最高角度,「向上看齊」,才有機會共同研擬出解決方案。

延伸閱讀:成大事的人,都懂得麻煩別人!「刻意求助」原來是一種軟實力?

記得當時某後勤主管來求救,他們正在導入新的ERP系統,而這是霸道 CEO 的朋友大力推薦的,導了一年多,付了不少錢,但卻收到系統公司發出正式的書函,警示此系統可能導入失敗,後勤主管不知所措,我安慰她「穩住」,我透過種子團隊理解新系統和舊系統間的差異,逐一釐清卡關到底是系統?還是人?的問題,整理原因後,大夥兒的共識是,「此套裝軟體的系統,根本沒法支應這公司的特殊需求」,其實大家心中都承認「當時因為盲從,所以根本沒有人認真評估此系統是否適任」,接著,後勤主管處理解約事宜,霸道 CEO 只能默許。

我們的判斷或方案,是集結經驗暨分析後,才研擬產出的,如同詢問 OpenAI 的 ChatGPT,它也是經過一連串的邏輯思考,才告訴我們答案。差別是,我們願意將判斷及方案的過程,分享給別人,讓別人去複製、改造、組裝而產出新的洞見,類似於 DeepSeek 的大氣開源,而 OpenAI 卻是一個封閉式的大宅門,它的思考過程彷彿是黑箱作業。

分享經驗提拔後輩,不用怕別人學

如果說 OpenAI 自私,似乎不公平,畢竟它是營利事業,不僅要活下去,還要追逐利潤。所以,還是要有點兒公益家、革命家的奉獻性格,方能成就大氣開源,回到我們這些凡夫俗子,如果有能力,大氣開源來引導人才輩出,促進產業優化,成就共好,算是功德一件。

活在職場裡,我算是有問必答型的,同仁或同業通常都能從我這兒得到能夠具體落地執行的答案。提拔或教育部屬時,我的信念是,當你懷疑你下的判斷可能不正確或不完美時,可以私底下先來找我,讓我理解前因後果後給出判斷,同時分享判斷背後的見解,我也會提供從我的角度聽到、看到、想到的事實或數據,讓後輩聽完消化後,產出最終的判斷。如果他最終採納了我的判斷,我也不會告訴別人是我教的,我會裝作什麼都不知道。

延伸閱讀:不是每個老鳥都適合帶新人!這 4 種情境,職場前輩教菜鳥只會愈搞愈糟

通常劇情的發展是,另一個部門或管理層的同仁或主管拿著他的判斷來找我會簽,眼睛掃描一下,我便回覆「同意,無其他補充意見」。當這樣的場景上演多次,他不升官也難。

肚子裡的知識,被別人學光光,傻嗎?至少現在的我,不覺得傻,因為台上一分鐘,台下十年功,其實你能夠分享出去的知識,只是你肚子裡的一小部分,換個角度,就算耗費一些心力,大氣開源,如果可以促成共好的事發生,何樂不為。

日前,看到當時罵我的老闆出現在媒體上,他現在投身公益,協助新創,作為年輕小伙子們的創業導師,倘若現在的他回到過去,他一定會表揚我開源分享專業知識給刊物的讀者。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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