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Flickr / @MIKI Yoshihito

不懂「辦公室政治」的人才,反而更珍貴?日本星巴克、麥當勞、Tully's 的啟示

商社男
2025-05-16
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說到跨部門合作,或是來了新主管,大家是不是常聽到類似「他沒做過這個,他不懂啦?」這種質疑的聲音?尤其是在服務相關產業,這種特別看重「現場感」的行業,好像沒從基層(所謂的「本業」)一路做上來,就少了點「正統性」。這種想法,反映出大家對專業經驗的高度重視,但也可能潛藏著對既有權威的維護、對變革的抗拒,或是不同專業背景之間溝通理解的落差。

不過,老是過度強調「本業經驗」,會不會反而忽略了其他更關鍵的管理能力?如何打破這個迷思,讓跨界合作或空降主管能跟既有成員合作,在愈來愈多元的市場,實為企業急需正視的議題。在日本市場,還真的看到愈來愈多服務產業,聘請來自不同產業的空降 CEO,解決企業的課題以及困境。

為什麼不懂「辦公室政治」的人才,可能更容易解決問題?

為什麼在某些情境下,公司內部一路培養上來的人才,反而要花更多能量才能帶領公司突破困境呢?或許可以從幾個內部人才可能遇到的「難關」來看:

1. 可能被「自己人」的包袱綁住

在同一個環境待久了,難免有人情世故、派系關係,或是對過去成功模式的依賴。這時要推動大刀闊斧、甚至可能得罪人的改革,內部上來的人往往顧慮重重,很難真正下手,也容易陷入「以前這樣做都沒問題」的盲點。

2. 缺乏「下一階段」需要的特定技能或經驗

當公司面臨轉型或新挑戰時,需要的關鍵能力(比如徹底的數位轉型、複雜的國際併購、或是應對新技術情勢的策略格局)可能剛好是內部人才庫裡相對缺乏的。內部人才,大部分是基於過去的例行業務需求所培養出來的,較少有接觸非例行業務的機會,相關技能自然較難養成。

3. 陷入「既有框架」難大改變

長期在同一個體系內,思考模式容易受限於慣性,形成所謂的「文化慣性」或「固定框架」。對於改善既有流程或是要開創顛覆性創新,內部人才可能會因為太熟悉現狀而難有重大突破,或者需要更長的時間來調整。

從日本星巴克、麥當勞、Tully's Coffee,看跨界經理人的優勢

正是因為內部人才可能有這些潛在的限制,讓愈來愈多日本企業願意將目光投向外部。這種「跨界經理人」在日本還愈來愈多,且在知名企業中,不乏表現卓越的「跨界經理人」,下面舉幾個例子:

1. 松田公太(Tully's Coffee Japan 創辦人)

松田公太原本是個銀行員,待過當時日本著名的三和銀行(後為三菱 UFJ 銀行的一部分),在銀行的勤務時期,主要負責的是企業融資等業務,可以說是標準的金融銀行員。

後來在美國西雅圖出差時,第一次喝到 Tully's 咖啡,深受震撼,覺得「就是這個了!」的松田公太,毅然決然離開安穩的銀行工作,自己把品牌引進日本,從零開始打造,從 1998 年設立 Tully's Coffee Japan 開始,到 2001 年股票上市,也創下當時日本餐飲產業最快上市紀錄的經營者,之後更促成日本飲料大廠伊藤園的出資收購。

Tully's Coffee
日本的Tully's Coffee門店。

2. 岩田松雄(Starbucks Coffee Japan 前 CEO)

岩田松雄更是「跨界達人」的代表,他大學畢業後先進了日產汽車(Nissan),從生產現場、業務銷售到財務都歷練過,後來還去美國念了 MBA。

回國後,岩田松雄先去了外資顧問公司(Gemini Consulting)磨練策略思維,再到日本可口可樂的關係企業擔任常務執行役員,之後又接手當時虧損的遊戲公司 Atlus,成功讓公司轉虧為盈。

岩田松雄而後又到日本 THE BODY SHOP 當社長,在任期間營業額成長兩倍。一路走來,不斷在汽車、顧問、飲料、遊戲、零售這些截然不同的產業證明自己的經營能力,最後又才來到日本星巴克。

3. 日色保(McDonald's Holdings Japan 前 CEO)

日色保是大型跨國醫療保健與消費品,日本嬌生(Johnson & Johnson)集團的老將,大學畢業後就進入日本嬌生,一路從基層做到日本分公司及集團旗下其他公司的社長、代表取締役等高階職位,深度歷練了複雜組織的管理、品牌經營和營運之道。

日色保後來轉戰日本麥當勞擔任 CEO,也帶領日本麥當勞在 2023 年創下有史以來做高的 7,777 億日圓營業額,既有店也創下連續 33 季營業額增加的日本麥當勞多項紀錄。

岩田松雄的啟示:跨界而來,更有機會破框思考

以上例子中,岩田松雄的例子最具代表性。

岩田松雄 2009 年空降時,星巴克日本業績已經在下滑,岩田松雄接手前,日本星巴克既有店的來客數自 2007 財政年度起便逐年衰退,更不幸的是,隨後又遭遇 2008 年 9 月的雷曼兄弟事件,重創全球經濟,日本消費零售產業自然無法倖免,這使得原本已面臨經營低潮的日本星巴克雪上加霜。

但岩田松雄逆向挑戰當時日本餐飲業「翻桌率至上」的邏輯,反向推出了現在看起來理所當然的免費 Wi-Fi、增加單人座位以及電源插座。

延伸閱讀:星巴克執行長宣布門市會有更多的插座!新 CEO 還推出哪些政策救業績?

當時很多人看不懂,覺得「這樣客人久坐不走,生意還能做嗎?」但岩田松雄覺得星巴克的使命是「提供滋潤與活力」,讓人舒服待著就是價值。而且他看到星巴克有 4 成是外帶客,跟純內用的店不一樣,就算有人坐久一點,影響也有限。

日本星巴克前執行長岩田松雄
日本星巴克前執行長岩田松雄。

這種跳脫既有業界「潛規則」,從「使命」本質去思考如何延伸到實務操作的做法,正是「跨界經理人」的優勢。 若換作土生土長的原生員工,或許也能成功轉型,但在「翻桌率」議題上,可能需要花費更多時間消化此原生觀念,經營變革的時間成本相較於外部人士,絕對會大不同。

為什麼這些「跨界經理人」能在看似專業門檻很高的服務業存活,甚至做出成績?這正好呼應了內部人才可能遇到的「難關」。

解決內部人才的難關,跨界經理人的 3 大優勢

1. 更好看全局!經營判斷多為同一套思維

其實高階管理的學問,到頭來很多是相通的。這不是說日常瑣事,而是指那些做重大經營判斷時真正需要的全面性共同技能,像是對財務、行銷、人事組織管理的了解,甚至包含經營判斷時的基本原則掌握。

而日本企業的歷史都相對久,大家可能習慣在自己的專業領域裡一路垂直往上爬,做到部門主管,但過程中不一定有機會全面接觸到經營管理的所有面向。

原生人員在解決專有領域問題應該都能有一定的水準,但要俯瞰整場的技能或許還待建立。因此,當一位已在其他領域「內建」這些跨領域知識與經驗的外部經理人出現時,自然能更快掌握全局。

更關鍵的是,有經驗的經營者,就算碰到自己沒那麼熟的領域,也懂得如何問對問題、抓出重點、適時尋求外部資源協助,最後做出相對正確的判斷。這種跨越專業、直指核心的判斷能力,正好能補上內部可能因垂直晉升,而缺乏的廣泛視角或「下一階段」的技能。

2. 管理沒偶包!跨界經理人能大刀闊斧

這些「跨界經理人」通常沒有太多內部的人情包袱,他們要擔心的應該只有對高層是否能夠在期間內繳出亮眼的成績單。他們不是公司或產業裡「自己人」一路爬上來的,看事情比較客觀,比較不會被「以前都這樣」的想法框住,也比較沒有人際的問題。

所以更敢挑戰現狀,到一些內部人無法前進的領域、或改變理所當然的「為什麼?」。這種客觀性,讓他們在推動一些比較困難、甚至會得罪人的改革時,往往更有空間。這正好能突破內部人才可能被「自己人」包袱綁住的限制。

3. 組織流動大!日企獵才轉變任務導向

這也跟日本整個大環境的改變有關。過去那種「終身雇用」、「年功序列」的社會文化,也開始在解體中。日本上班族跳槽轉職也愈來愈普遍,整個社會的人才流動性變高了。企業也開始看重「這個職位需要什麼能力」來找人。近期日本企業開始導入所謂「職務型」雇用,招聘時既有能力的比重增加,入職後再培訓的比重減少。

在此趨勢推動下,就業市場上就出現了「職業經營者」的群體,他們靠著跨產業的經驗和能力,被不同公司請去解決特定問題、達成特定目標。這種「任務導向」的高階人才,正是「跨界經理人」興起的主要原因之一。

日本服務業開始接受外部領導者,整體來看,是個值得注意的正面趨勢。這顯示企業用人愈來愈看重實質能力,而不是只看你是不是「科班出身」。對服務業這樣在過去,注重現場經驗的產業來說,引進不同領域的經驗和思維,肯定能帶來一些新刺激和改變的動力。當然,空降之後能不能接地氣、跟團隊好好合作,也是「跨界經理人」的挑戰之一。

總體而言,使人才庫更加開放多元,對產業的未來發展應是利大於弊。未來幾年,應會有更多精彩的跨界合作故事,為服務業帶來更多新的火花。

(本文授權刊登、編輯自 商社男的外食迷宮

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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