在撰寫商務英文郵件時，稱呼語是建立第一印象的關鍵。根據《經理人》整理的分析，許多台灣職場人士習慣使用的「Dears」或「Dear all」其實並不符合英語母語人士的書寫習慣，甚至可能顯得不夠專業或過於隨意。若要精準拉近距離且不失禮，建議採取以下策略：
針對不同情境的稱呼策略
- 明確對象，展現尊重：最安全且專業的做法是直接使用對方的姓名，例如「Dear [Name],」。如果對方是初次接觸，使用「Dear Mr./Ms. [Last Name]」最為正式且保險，能展現你對收件者的重視。[3][4]
- 建立連結，降低距離感：若雙方已經有過互動，或是企業文化較為開放，使用「Hi [Name],」是目前國際商務溝通中最常見且得體的選擇。它比 Dear 更具親和力，同時保持了適度的專業感，能有效拉近與外國客戶的距離。[1][5]
- 避免模糊的群體稱呼：當需要發信給多位收件者時，應盡量避免使用「Dear all」這種模糊的寫法。若無法一一列出姓名，可以考慮使用「Hi everyone,」或「Dear team,」，這類稱呼在團隊溝通中更為自然，也比「Dears」更符合英語語法邏輯。[3][6]
避開常見的地雷與過時用法
除了稱呼語，也要注意避免使用過於老氣或不合時宜的開場。例如，有些過時的商務用語會讓郵件看起來像模板套用，缺乏人與人之間的溫度。在選擇稱呼時，核心原則是「對方的稱謂應與你們之間的關係對等」，若不確定對方的職位或稱謂，先透過 LinkedIn 或公司官網確認對方的正式頭銜，會是展現專業細節的最好方式。[2][7]
