在忙碌的行程中安排緩衝時間，核心在於「主動管理」而非被動應對。根據《經理人》整理的經驗，你可以透過以下三個步驟來落實：
1. 建立「緩衝塊」的預留機制
不要將行事曆塞得滿滿的，建議將一週的工作時間切分為多個「時間塊」，並刻意預留 2 個「緩衝塊」。這如同防波堤一般，當突發狀況打斷既定行程時，這些緩衝時段能讓你追回進度，降低焦慮感。許多成功人士的經驗顯示，將這些緩衝時間安排在週三與週五下午，是每週兩次追回進度的絕佳時機。[4]
2. 重新定義行事曆的優先權
很多人工作老是延遲，是因為沒有把「例行性工作」或「需要長時間完成的任務」排入行事曆，導致誤以為自己有空，進而答應了不必要的會議。你需要將每一項工作都排入時間表，當你發現時間已經滿了，就應該勇敢地拒絕新加入的會議或任務。此外，若你是主管，可以效法部分管理者的做法，請助理將每週特定的下午時段空下來，作為留給自己的「緩衝時間」，這段時間預設為「已有安排」，除非有重大必要，否則不輕易挪作他用。[3]
