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學習當個好主管!擋下無效會議和繁瑣流程,讓員工專心工作

2025-08-14 整理‧撰文 劉揚銘
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真人實事改編的影集《諾曼第大空降》(Band of Brothers)有一段經典劇情:1945年2月,納粹敗北邊緣,美軍營長溫特斯(Dick Winters)率領部隊駐紮在萊茵河畔,他接獲長官命令,要組織一個巡邏隊渡河,活抓一名德國俘虜回來偵訊。

溫特斯精心籌畫,驚險完成任務。想不到,隔天長官竟又要求部隊再抓一個俘虜回來。

溫特斯於是召集昨夜15名隊員,交代大家當晚躲在地下室:「我會在報告裡寫,我們和昨晚相同時間出發,但一無所獲,只炸掉一棟房子。」溫特斯勇於拒絕高層的愚蠢命令,為他贏得部屬的感激與愛戴。

延伸閱讀:換了位子卻不換「腦袋」,團隊可能更容易解散?專家:新官上任先換 3 種思維

好老闆會保護部屬,幫他們擋掉公司的繁文縟節、高層的介入干擾、顧客的羞辱騷擾,讓員工專心工作。部屬有好表現時,向公司爭取資源;當部屬犯錯時,為他們擋子彈。因此,史丹佛大學管理科學教授羅伯‧蘇頓(Robert Sutton)在《好老闆,壞老闆》提醒主管千萬別犯的3種陷阱:

  1. 向部屬尋求太多意見與協助,會讓他們難以做好份內的事。主管的任務有很大一部分是不干涉員工,「就像你播完種後,不會每周都挖出來看它長得如何。」

  2. 當員工可以把一件工作做好,並不表示他就應該幫忙管理。耶魯大學曾經研究,當醫院要求新生兒加護病房的護士參與人才招募、績效考核、決定薪資等工作時,反而導致嬰兒死亡率提高!

  3. 當老闆要求員工投入心力、幫忙決策,但其實最初就知道員工毫無影響力,這會完全抹滅部屬對你的信任。某些主管想表現開明、善良的形象,或試圖以這種方式說服部屬接受公司政策;然而,當員工知道自己提出的意見完全被忽略時,只會感到憤怒。

若想快速培養團隊忠誠度,主管可以在部屬犯錯時挺身掩護,由自己扛下責任。你要用行動證明員工擁有一些「安全空間」來學習、冒險、培養對工作的判斷力。

如果你也想一步步養成這樣的領導力,推薦參考《經理人》推出的「成為傑出主管的第一課」線上課及《新手主管實戰練習範本》模板,從實用任務與關鍵心法,幫助主管建立能為部屬擋風遮雨的底氣。

祕技1. 減少會議,讓部屬專心工作

某些老闆開會常遲到,甚至等大家都到了再臨時取消會議;要不然就是拖延會議,讓下屬趕不上其他會議或是延誤了下班後和親友的聚會。如果你想傷害部屬,這絕對是最好的方法。

試著想像,如果每次召開會議就要給員工100元,你可能會開始三思「這個會是否真的需要開?」開會是最耗時費神的工作,總是準時開會、準時結束的老闆,就能減少部屬的心裡負擔,排除干擾、讓他們專心工作,因此,如果你能提早結束會議,就不要撐到原訂時間。

最有效率的主管,通常只在開會時說3句話:「是」「否」「我現在無法回答,請提出更多資料」展現對部屬時間的尊重。

祕技2. 改掉無效率例行工作,減輕部屬負擔

幫部屬擋掉煩人、累贅的組織慣例,也是幫助他們的好方法,積極的老闆不會對例行制度照單全收,而會重新設計《好老闆,壞老闆》中,捷藍航空高階主管華納西米(Bonny Warner-Simi)曾經改革公司的績效評估流程,把過去要花兩小時才能填完的表格,重新設計成20分鐘就能完成,不但沒有遺漏重要資訊,也減輕所有成員的負擔。

好老闆會持續想辦法,找出拖慢速度的傳統或程序,試著用旁觀者的角度來看,組織裡有哪些存在已久,卻沒人知道它們究竟有弊還是有利的慣例;或問問部屬,我該怎麼做才能幫你減少每天遇到的麻煩。記得拿破崙的箴言:「任何指揮官如果覺得計畫有瑕疵還去執行,就是錯的。」

延伸閱讀:分身乏術的主管,怎麼帶好團隊?20 年領導力教練:把 3 個認知放在心上

祕技3. 善用「技巧性不適任」,拒絕雜事

《彼得原理》提出的「技巧性不適任」(creative incompetence),是每個主管用來抗拒高層不必要的要求所必備的招式,意指「對某些和目前工作無關的事情,刻意展現自己不在行,讓高層不把責任交給你」的技巧。雖然使用不當時會有破壞性,但偶爾並謹慎使用是合乎道德、且有助益的。

好主管會把自己和部屬的精力集中在最重要的事情上,盡量忽略最不重要的執行要求。若你的團隊總是額外負責公司派對規畫(因為別人都不願意做或總是搞砸)、經常接待連老闆都不想見面的訪客時,或許是該採用「技巧性不適任」的時候了。若團隊面臨某些非做不可、但不重要的工作流程時,也可以告訴部屬「迅速交差了事」。

圖片來源/DuckBrown via Flickr, CC Licensed

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

掌握了工作期限與進度追蹤的技巧,但回到辦公室,你是否依然陷入「自己做比較快」的救火泥淖?

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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