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全天下人都會犯的錯!別讚美完別人後,就立刻批評人。千.萬.不.要!

2015-05-16 作者 亨瑞克.費克塞斯(Henrik Fexeus)
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別用完全錯誤的讚美方式

在影響力遊戲中,能和讚美別人一樣有效的方法,我還真想不出多少。我的意思,不是想辦法拍馬屁拍到對方肯為你做事,比如說:「拜託,這件事可以交給你做嗎?你在這方面比我厲害多了……」這招數已經老掉牙了。

讚美、恭維有正確的方法,也有完全錯誤的方式。奇怪的是,幾乎所有人都是用錯誤的方式在讚美別人,但其實大家只是不懂要怎麼讚美才真正有效。

讚美不要與批評參半

首先:別讚美完別人之後,就立刻批評別人。千.萬.不.要!

要讚美就不要扯到別的事。我們彷彿有什麼心理障礙似的,無法在稱讚別人事情做得很好的同時又不提出批評。

「你那本書寫得很好,可是我不喜歡第四章。」
「這場辦公室派對你們辦得真棒,只是酒可以再多買一些。」

我跟你保證,不管你即將指出哪一項缺點,對方老早就知道了。這種情況甚至演變成許多人在聽到讚美時還會半信半疑,因為他們已經學會自動期待讚美之後就是批評。(這種情況類似《影響力遊戲》書中單元2-3討論的「可是」一詞的誤用,不過兩者有個重要差異:在含有「可是」的句子中,讚美只是一開始的客套話,後面那句批評才是重點。可是在這裡的情況是,讚美本身是你想表達的重點,只是不知道為什麼你在讚美完之後又補上批評。)

諷刺的是,忍住批評,反而會讓你看起來更有實力。如果你坦白、誠懇地說:

「嘿,你們辦的那場派對真棒,」或「你的新歌真好聽,」說完就把嘴閉上,你就交到了一輩子的朋友。

以具體的事例來表達讚美之意,效果更好

既然大家都不習慣聽到真心誠意的讚美,因此你必須一清二楚地表明:你說的每句話都是肺腑之言。有個方式能讓你的讚美更誠懇,也就是避免流於空泛。聽到有人說「我昨天晚上過得很開心」或「你看起來很不錯」,確實會讓人感到開心,卻不會造成特別深刻的效果。

所以你反而要試著具體說出你的想法:

哇,你把這裡裝潢成海盜主題風,真是太厲害了,而且也讓派對更有氣氛。」或者:「你穿那件衣服真好看,如果我可以決定,我會要你天天穿這件。」這種讚美不但有憑有據,同時也教了他一些事。他原本不確定是否有人會真的在乎他為了做這些海盜布置付出多少心血,可是現在他很確定自己做對了。他可能原本不知道這件衣服這麼適合他,不過他現在知道了。

讚美也是幫助別人改善弱點的一個很棒方式,而且不但從頭到尾都不必告訴對方他哪裡不夠好,也不必給他任何負面評價。以下舉的例子,類似書中單元2-4在討論「可是」一詞用法的情況。

假設你的老闆對你說以下這些話:「好啦,整體來說,我認為你這份新報告寫得真的很不錯,可是有些部分我覺得有點不清楚,不大容易看懂。」如前所述,你的老闆同時給了你讚美和批評,但你真正會記得哪一部分?你不會記得老闆在批評你之前讚美你的話,只會記得他不滿意的是這份報告的某些部分。寫下一篇報告時,你絕對會努力寫得更清楚,可是引發你這麼做的動機是負面批評;你這麼做,是想消除老闆的不悅。

比較看看,如果你的老闆說的是以下這些話:

「整體來說,我認為你這份新報告寫得真的很不錯,我最喜歡的是探討員工問題這部分,寫得非常清楚,很容易懂。你把事情說明得這麼清楚,真的能幫助我了解你們究竟需要哪些資源,才能持續良好的表現。」

在這個例子當中,你聽到了什麼?你聽到這是一份很不錯的報告,以及老闆特別滿意其中某些部分。可想而知,下次寫報告時,你會盡力寫得更清楚,讓報告的其他內容都和這次探討員工的部分一樣清楚。

換句話說,這個效果和前述例子一樣,只是有個重要差異:這次的動機是正向的。你會努力讓老闆更滿意你的表現。我認為第二種正向的心態能讓你寫出一份更好的報告,也有助於營造更好的工作環境。

因此,當別人表現得很不錯且還有進步空間時,你就應該讚美他們。提高別人對自己能力的期望,讓他們努力達成有進展的結果,而不是為了避免負面批評。幫助他們朝著做有趣的事的方向前進,而不只是避免做無趣的事。

你甚至可以讓人往全新的方向成長,方法是讚美別人可能完全不知道自己所擁有的能力。

現在再把讚美的方式稍微歸納一下:

不要批評別人,而是要誠實、真誠地說他們有多好,這麼做不但能改善他們的自我形象,也能讓他們喜歡你,願意聽你說。同時,讚美時指出明確的事項,也能改變他人的負面行為,幫助他們以你要的方式進步。這一切都能在沒有任何人覺得自己被批評或感到難過的情況下做到。

老派的掌權者—例如地方議員、宗教領袖,以及高中時那位刻薄的數學老師—比較喜歡走旁門左道,採用近似心理勒索的那種操縱方式,但你可以選擇走在陽光燦爛的大道上,並且獲得同樣的結果。多數人都是在讚美完別人後,又補上一句批評,因而前功盡棄。這很可能是一種不加思索、出於習慣的說話方式,其實並無惡意。話雖如此,但這麼做的人還是讓自己喪失了影響他人行為的好機會。

延伸閱讀/

  1. 從現在起,永遠不要說這4句話!否則你會在職場、家庭永久失去影響力
  2. 不著痕跡的影響力!4個方法,讓別人照你說的做

(本文出自圓神書活網,原文請按此

圖片來源/ kris krüg flickr, CC licensed

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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